Zeit im Griff: Die bewährtesten Zeitmanagement-Methoden

Zeitmanagement befasst sich mit der Gestaltung und Nutzung der (Arbeits-)Zeit, die zur Bearbeitung von Aufgaben zur Verfügung steht. Gutes Zeitmanagement bedeutet demnach, dass möglichst produktiv und effektiv gearbeitet wird, meist mithilfe diverser Zeitmanagement-Methoden.

Eine Metastudie aus dem Jahr 2021 nahm über 150 Studien unter die Lupe, die sich alle mit dem Thema Zeitmanagement befassten. Diese Erhebung brachte unter anderem ans Licht, dass gutes Zeitmanagement einen positiven Einfluss auf Wohlbefinden und Leistung ausübt. 

Effizient, aber Ressourcen schonend – beides zusammen charakterisiert den idealen Arbeitsalltag. Und dieser gelingt, wenn die zur Verfügung stehende Zeit geschickt genutzt wird. Die systematische Integration von Zeitmanagement-Methoden in den beruflichen Kontext bringt von daher umfangreiche Vorteile mit sich:

• Produktivität vorantreiben: Aufgaben werden schneller erledigt oder delegiert, was dem Fortschritt übergeordneter Projekte zugutekommt. 

• Motivation befeuern: Das Gefühl, etwas erledigt zu haben, spornt an. Durch ein verbessertes Zeitmanagement werden Motivationsmomente maximiert, was die Produktivität wiederum verstärkt.

• Stress, Überarbeitung und Burnout vorbeugen: Das Gefühl von Überforderung wird durch ein erhöhtes Wohlbefinden abgelöst, wenn man mehr Arbeit in der gleichen Zeit erledigt. Letztendlich ist dies ein wichtiger Beitrag zur psychischen Gesundheit.

Doch kann man das eigene Zeitmanagement verbessern, ohne gleich ein Seminar besuchen zu müssen?

Als Team produktiv zusammenarbeiten

Das eigene Zeitmanagement ist meistens davon geprägt, ob andere Team-Mitglieder ihren Teil der Arbeit pünktlich beitragen. Mit dieser Checkliste klappt die Kollaboration auf jeden Fall. 

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Zeitmanagement geht zu einem gewissen Grad mit Selbstmanagement einher – allerdings nicht ausschließlich. Denn: Bei vielen Aufgaben ist man auf die Zusammenarbeit mit anderen Team-Mitgliedern angewiesen.

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Dennoch kann man die persönlichen Zeitmanagement-Fähigkeiten mit einigen wenigen Maßnahmen spürbar optimieren:

1. Routinen etablieren: Zwar hält jeder Tag seine eigenen Überraschungen bereit. Doch ein großer Teil des Arbeitsalltags besteht aus wiederkehrenden Aufgaben, wie etwa dem Beantworten von E-Mails oder dem Reviewing von Projektfortschritten. Routinen verleihen der Arbeit Struktur – und die Kraft der Gewohnheit sorgt dafür, dass auch repetitive Aufgaben nicht vergessen werden. 

2. Störquellen ausschalten: Für Phasen konzentrierten Arbeitens ist es unerlässlich, störende Einflüsse gering zu halten. Darunter fallen neben einer geräuschintensiven Arbeitsumgebung auch eingehende Anrufe und Nachrichten. Daher lohnt es sich, das Smartphone, E-Mail-Programm und andere Kommunikationstools in dieser Zeit stumm zu schalten. Auch ein „Bitte nicht stören“-Status verschafft Abhilfe.

3. Multitasking vermeiden: Mehreren Studien zufolge ist Multitasking ein Produktivitätskiller. Der schnelle Wechsel zwischen verschiedenen Aktivitäten stellt eine richtige kognitive Strapaze dar, die an der eigenen Konzentrationsfähigkeit zehrt. Besser ist es also, Aufgaben nach Möglichkeit sukzessive abzuarbeiten.

4. Nein sagen: Oft ist es schwerer als gedacht, Zusatzaufgaben abzulehnen, etwa wenn diese von einer Führungskraft delegiert werden. Angesichts einer vollen To-do-Liste kann es allerdings angebracht sein, weniger wichtige Zusatzaufgaben zurückzuweisen. Ein höfliches „Nein“ ist dann kein Zeichen von Arbeitsverweigerung, sondern zeugt von souveränem Zeitmanagement.

So lernen Führungskräfte, die Leistung ihrer Mitarbeiter:innen zu steuern. 

Um die Zeitplanung weiter und systematisch zu verbessern, hat sich in der Arbeitswelt eine kaum überschaubare Anzahl von Zeitmanagement-Methoden etabliert. 

Viele Methoden für effektives Zeitmanagement besitzen ihre Daseinsberechtigung. Nichtsdestotrotz kommt es auf den individuellen Arbeitstyp bzw. -kontext an, wie gut die jeweilige Technik anwendbar ist. Welche Zeitmanagement-Methoden eine wirkliche Hilfe darstellen, ermittelt man deshalb am besten durch Ausprobieren in der Praxis.

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Überträgt man das Konzept auf eine To-do-Liste, funktioniert sie auch als Zeitmanagement-Methode: A-Aufgaben kommt eine hohe Wichtigkeit zu, B-Aufgaben sind durchschnittlich wichtig und C-Aufgaben bilden die eher unwichtige Kategorie. Gerade bei Letzteren bietet es sich an, sie zu delegieren oder gar zu streichen. 

Auf diesem Weg wird kostbare Zeit für die Bearbeitung von A-Aufgaben gewonnen, denen der Großteil der verfügbaren Zeit zukommen sollte. Die verbleibende Arbeitszeit steht für die B-Aufgaben zur Verfügung, die man entweder selbst bearbeiten oder ebenfalls weiterreichen kann.

Die ABC-Analyse kann als vorbereitende Maßnahme angewendet werden, um das eigene Arbeitspensum zu sichten und zu sortieren. Zur eigentlichen Bearbeitung der Aufgaben empfiehlt es sich, im Anschluss auf weitere Zeitmanagement-Methoden zurückzugreifen. 

Diese simple Zeitmanagement-Methode strebt nach einem ausgeglichenen Verhältnis zwischen Arbeits- und Pausenzeit. Bis auf eine Stoppuhr benötigt man keinerlei Hilfsmittel, um die Produktivität bei der Arbeit zu steigern. 

Lesetipp: Das sind die klassischen Vorzüge der Pomodoro-Technik!

Die Eat-the-Frog-Technik ist die Versinnbildlichung eines Spruchs, den der Schriftsteller Mark Twain einst äußerte: Wenn man einen Frosch essen muss, sollte man dies am besten gleich morgens und zuallererst angehen. 

Übertragen auf den Arbeitsalltag bedeutet dies, schwere oder komplexe Aufgaben zu priorisieren und sich als erste vorzunehmen. Den verbleibenden Arbeitstag kann man anschließend den Tätigkeiten niedrigerer Wichtigkeit widmen.

Da man mit dem Prinzip von „Eat the Frog“ keine umfassende Zeitplanung realisieren kann, sollte das idealerweise mit weiteren Zeitmanagement-Methoden kombiniert werden.

Bei Kanban handelt es sich um eine agile Methode aus dem Bereich des Projektmanagements – sie kann jedoch auch als Zeitmanagement-Methode verstanden werden. Mit dieser Technik erleichtert man Arbeitsabläufe, indem man Teilaufgaben entsprechend ihrem Fortschritt klassifiziert:

• „zu erledigen“/„to do“: neu hinzugekommene Aufgaben

• „in Arbeit“: begonnene, nicht abgeschlossene Aufgaben

• „erledigt“: abgeschlossene Aufgaben

Üblicherweise realisiert man die Kanban-Methode mittels einer dreigeteilten Pinnwand. Auf dieser werden Aufgaben in Form von Post-it-Zetteln angeordnet. Dadurch gelingt es, ein aus Teilaufgaben bestehendes Projekt übersichtlich für mehrere Teammitglieder darzustellen und Fortschritte für alle nachvollziehbar zu machen. 

Kanban, Six Sigma oder die Wasserfall-Methode: Verschaffen Sie sich einen Überblick über einige der effektivsten Projektmanagement-Methoden!

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Mithilfe der Eisenhower-Methode werden Aufgaben entsprechend ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit gegliedert. Aus den dadurch entstehenden Kategorien lassen sich Handlungsansätze ableiten, um die anfallenden Tätigkeiten möglichst effektiv auszuführen.

Erfahren Sie mehr über die Zeitmanagement-Methode nach Eisenhower. 

Eine strukturierte Tagesplanung ist ganz im Sinne eines gelungenen Zeitmanagements. Und genau an diesen Aspekt knüpft die ALPEN-Methode an. Die einzelnen Buchstaben repräsentieren dabei die Schritte, die für die Planung entscheidend sind:

• Aufgaben definieren: Welche To-dos und Termine stehen an? 

• Länge der Aufgaben einschätzen: Ist das anstehende Aufgabenpensum an einem Tag schaffbar?

• Pufferzeiten einplanen: Zusätzliche Zeit für unvorhersehbare Zusatzaufgaben sollte stets einkalkuliert werden.

• Entscheidungen treffen: Welche Aufgaben haben Priorität? Insbesondere wenn die aufgestellte To-do-Liste umfangreich und die geschätzten Zeiten beträchtlich sind, muss sortiert werden. 

• Nachkontrolle machen: War die Planung der vergangenen Arbeitstage realistisch? Sind unerledigte Aufgaben übrig geblieben?

Idealerweise bildet diese Zeitmanagement-Methode die letzte Handlung vor dem Feierabend, sodass man den folgenden Arbeitstag bereits mit einem groben Plan im Hinterkopf beginnen kann. 

Mit diesen zwei ähnlichen Strategien reserviert man sich vor Beginn der Arbeit eine gewisse Zeit für die Bearbeitung einer anfallenden Aufgabe – anstatt etwa nur eine To-do-Liste zu verfassen. 

Beim Timeblocking wird ein Eintrag im eigenen Kalender angelegt, um sich ausschließlich mit der Bearbeitung einer Aufgabe zu beschäftigen. Beispiel: Recherche von Kooperationspartner:innen für Projekt XY am Dienstag von 10:30 bis 11:30 Uhr. 

Timeboxing stellt eine vergleichsweise restriktivere Form des Zeitmanagements dar: Hier wird zusätzlich definiert, dass die Aufgabe innerhalb der festgelegten Zeit vollständig abgeschlossen werden soll. Dadurch setzt man sich selbst ein Zeitfenster mit dem Ziel, unter einem gewissen Druck produktiver zu sein.

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Mithilfe der folgenden Zeitmanagement-Regeln lässt sich die Arbeitszeit in vorab festgelegte Abschnitte untergliedern: 

Ähnlich wie die Pomodoro-Technik ist die 60-60-30-Methode eine Variante, um den eigenen Arbeitsrhythmus zu gestalten. Mit dieser wird ein harmonisches Verhältnis von Arbeits- und Pausenzeiten angestrebt. Der Ablauf eines 60-60-30-Blocks ist wie folgt:

1. 50 Minuten konzentrierte Arbeit

2. 10 Minuten Pause

3. 60 Minuten konzentrierte Arbeit

4. 30 Minuten Pause

Bei dieser Einteilung wird berücksichtigt, dass jeder Mensch nur ein begrenztes Maß an Konzentrationsfähigkeit besitzt. Um die Zeitvorgaben einzuhalten, empfiehlt sich die Nutzung eines Timers. So läuft man weniger Gefahr, die Pausen versehentlich zu überspringen, worunter sowohl die Aufmerksamkeit als auch die Produktivität leiden würde.

Mit der 60-60-30-Technik lassen sich beispielsweise ein oder zwei konzentrationsintensive Aufgabenblöcke pro Arbeitstag bewältigen, um die restliche Arbeitszeit für weniger fordernde Tätigkeiten zu verwenden.

Zeitmanagement geht oftmals mit der Priorisierung von Aufgaben einher. Hier setzt die 40-30-20-10-Regel an, indem sie Anhaltspunkte für den Zeitaufwand unterschiedlich wichtiger Aufgaben gibt. 

40 Prozent der Arbeitszeit werden für die wichtigsten bzw. am höchsten priorisierten Aufgaben aufgewendet. Somit bleiben 30 bzw. 20 Prozent der Arbeitszeit für die Aufgaben mittlerer sowie niedriger Priorität. Die restlichen 10 Prozent der Arbeitszeit stehen für spontane Zusatzaufgaben zur Verfügung.

Diese Prozentangaben sind nicht in Stein gemeißelt, sondern verdeutlichen vor allem das Grundprinzip. Möglicherweise ist je nach Aufgabenspektrum eine Variation der Regel vorteilhafter, z. B. nach dem Schema 60-20-10-10.

Mit der simplen 72-Stunden-Faustregel setzt man sich eine persönliche Deadline von 72 Stunden, innerhalb derer jede (Teil-)Aufgabe abgeschlossen werden muss. Bekommt ein:e Arbeitnehmer:in beispielsweise am Montagmorgen einen Zwischenbericht zur Überprüfung, endet die 72-Stunden-Frist am Donnerstagmorgen.

Eine Voraussetzung für den Erfolg der 72-Stunden-Regel ist, dass man bei der Bearbeitung der Aufgaben unabhängig agieren kann, ohne etwa auf die Mitarbeit von Kolleg:innen angewiesen zu sein. 

Die 72-Stunden-Regel ist zudem eine wirkungsvolle Maßnahme, um Prokrastination und Perfektionismus entgegenzuwirken. Es bedarf allerdings einiger (Selbst-)Disziplin, um das Prinzip konsequent in das eigene Zeitmanagement zu integrieren.

Die auch als Pareto-Prinzip bekannte 80/20-Regel besagt, dass meist etwa 20 Prozent der Arbeit bzw. Arbeitszeit für 80 Prozent des Ergebnisses verantwortlich sind. Die restlichen 20 Prozent bis zur Fertigstellung benötigen demnach 80 Prozent der gesamten Bemühungen. 

Ein konkretes Beispiel kann etwa wie folgt aussehen: Das Verfassen eines Berichts mitsamt der wichtigsten Informationen nimmt 2 Stunden in Anspruch. 8 weitere Stunden Arbeitszeit sind nötig, um zusätzliche Zahlen und Quellen zu recherchieren, Details zu prüfen und an Formulierungen zu feilen.

Dass sich der Großteil einer Aufgabe vergleichsweise schnell erledigen lässt, klingt zunächst motivierend. Dieser Fakt sollte jedoch nicht über die Notwendigkeit der verbleibenden Anstrengungen hinwegtäuschen. Die 80/20-Regel gibt allerdings einen wertvollen Anhaltspunkt für den verbleibenden Zeitaufwand bereits begonnener Teilaufgaben. 

Aufgrund der Einfachheit vieler Zeitmanagement-Methoden benötigt man oft nur wenige Hilfsmittel, um sie erfolgreich im Arbeitsalltag umzusetzen. Zu den bewährtesten Mitteln gehören folgende Tools, die sich sowohl analog als auch digital nutzen lassen: 

• Aufzeichnung: Listen, Post-its und Co. – ihre Bedeutung wird – vor allem im digitalen Zeitalter – leicht unterschätzt. Dabei stellen diese althergebrachten Hilfsmittel unverzichtbare Tools für viele Zeitmanagement-Methoden dar. Ihr großes Plus liegt schlicht und ergreifend in der Einfachheit der Anwendung.

• Visualisierung: Ohne eine differenzierte Form der Darstellung mangelt es mitunter an Struktur. Visualisierung ist ein zentraler Bestandteil von agilen Methoden, wie etwa dem Kanban-System. Auch Techniken wie die Eisenhower-Matrix oder die ABC-Analyse werden dadurch übersichtlicher.

• Projektmanagement-Tools: Professionelle Software ermöglicht es beispielsweise, Projektfortschritte zu verfolgen, Arbeitsabläufe zu koordinieren und Deadlines im Blick zu behalten. Insbesondere bei komplexen Projekten mit vielen Beteiligten sollte man ein Zeitmanagement auf übergreifender Ebene anstreben.

Durch ihr stetiges Voranschreiten ist (Arbeits-)Zeit eine der wenigen Konstanten im Berufsalltag. Wie effektiv man die vorhandene Zeit jedoch einteilt und nutzt, dafür besteht Handlungsspielraum. Die effektive Nutzung von Arbeitszeit kann trainiert werden, um aus der vorhandenen Arbeitskraft die größtmögliche Produktivität zu schöpfen. Die Grundlage dafür ist das Bewusstsein, wie viel Arbeitszeit für welche Tätigkeiten beansprucht wird. 

Neben der ABC-Analyse und dem Eisenhower-Prinzip gehören z. B. die Pomodoro-Technik (Wechsel zwischen konzentriertem Arbeiten und Pausen) und die ALPEN-Methode (Aufgaben definieren, Länge einschätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen, Nachkontrolle) zu den bekanntesten Zeitmanagement-Methoden. Unter den Bezeichnungen „Eat the Frog“(große, wichtige Aufgaben zuerst erledigen) oder Kanban (Aufgaben-Einteilung in „zu erledigen“, „in Arbeit“ und „erledigt“) sind weitere, vergleichsweise simple Zeitmanagement-Methoden bekannt.

Die ABC-Analyse ist eine Zeitmanagement-Methode, bei der Aufgaben entsprechend ihrer Wichtigkeit kategorisiert werden. A-Aufgaben stellen wichtige, B-Aufgaben durchschnittlich wichtige und C-Aufgaben vergleichsweise unwichtige Aufgaben dar. Nach dieser Einteilung gilt es etwa, A-Aufgaben die meiste Zeit zu widmen und C-Aufgaben möglichst zu delegieren.

Anhand der Eisenhower-Matrix kann man Aufgaben entsprechend ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit einteilen, was eine Ausgangsbasis für das eigene Zeitmanagement bildet. Dem Eisenhower-Prinzip zufolge gibt es wichtige, dringliche A-Aufgaben sowie wichtige, nicht-dringliche B-Aufgaben, die man sofort erledigen bzw. einplanen sollte. Delegierbar bzw. eliminierbar sind hingegen die unwichtigen, dringenden C-Aufgaben sowie die unwichtigen, nicht dringenden D-Aufgaben.