Zusatzvereinbarung Arbeitsvertrag: Alle Infos

Ändern sich die im Arbeitsvertrag definierten Umstände zum Beschäftigungsverhältnis, werden diese in der Regel in einer Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag festgehalten. Auch wenn die Schriftform nicht vorgeschrieben ist, sollten Sie als Arbeitgeber sämtliche Zusatzvereinbarungen zum Arbeitsvertrag schriftlich dokumentieren. Hierzu ist auch die Unterschrift des/der Angestellten notwendig. Die beidseitig unterschriebeneZusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag bringt sowohl dem Arbeitgeber als auch dem/der Arbeitnehmer:in Rechtssicherheit.

Zusatzvereinbarungen zum Arbeitsvertrag kommen in vielen verschiedenen Ausführungen vor. Je detaillierter der ursprüngliche Arbeitsvertrag das Beschäftigungsverhältnis definiert hat, desto eher ist bei Veränderungen eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag notwendig.  Arbeitgeber müssen jedoch beachten, dass Arbeitnehmer:innen keinerlei Verpflichtung haben, die Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag zu unterschreiben. Falls Arbeitnehmer:innen die Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag nicht unterschreiben möchten, können sich Arbeitgeber zu einer Kündigungsklage entschließen. Da hierbei eine Kündigung für das alte Arbeitsverhältnis ausgesprochen wird und ungewiss ist, ob der/die Gekündigte den neuen Arbeitsvertrag zu neuen Konditionen annimmt, ist vorab zu prüfen, ob nicht möglicherweise eine einmalige Prämienzahlung im Zuge der Unterzeichnung einer Zusatzvereinbarung die sinnvollere Lösung ist.

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Während es sich bei sehr umfangreichen Veränderungen empfiehlt, einen neuen Arbeitsvertrag abzuschließen, können kleinere Änderungen wie Gehaltserhöhungen ohne großen Aufwand über eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag geregelt werden.

Beim mobilen Arbeiten erbringen Arbeitnehmende ihre Arbeitsleistung ortsunabhängig. Um die Pflichten und Freiheiten der Arbeitnehmer:innen bei mobiler Arbeit zu regeln, sollte eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag getroffen werden, die unter anderem folgende Sachverhalte klärt:

• Wirkungsbeginn der Zusatzvereinbarung

• Ausmaß der mobilen Arbeit – gibt es auch Tage mit Büroarbeit?

• Ausnahmen von der getroffenen Regelung, z. B. bei betrieblichen Veranstaltungen

• Arbeitszeit und deren Erfassung sowie Erreichbarkeit

• Datenschutz und Wahrung der Geschäftsgeheimnisse auch hinsichtlich der Benutzung eines Laptops oder bei Übertragung von Dateien – wird z. B. ein Laptop überlassen, sollte die Zusatzvereinbarung auch die Hardware erfassen

• Kostenerstattung von Aufwendungen, z. B. Fahrtkosten, Strom und Internetzugang

• Beendigungsmöglichkeiten

Arbeitnehmer:innen sind zur Verschwiegenheit verpflichtet, auch wenn es nicht explizit im Arbeitsvertrag erwähnt sein sollte. Arbeitgeber sollten Mitarbeiter:innen mit Zugriff auf besonders sensible Daten – seien es Geschäftsgeheimnisse, Preisinformationen oder Personaldaten – dennoch explizit auf ihre Schweigepflicht hinweisen. Die Schweigepflicht gilt auch dann, wenn Arbeitnehmer:innen das Unternehmen verlassen. 

Gut zu wissen: Die beim Arbeitgeber erworbenen Kenntnisse dürfen Mitarbeiter:innen jedoch weiterhin nutzen – auch im Rahmen einer Tätigkeit bei der Konkurrenz des früheren Arbeitgebers. Um dies zu unterbinden, können Arbeitgeber eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag über ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot abschließen. Dieses darf maximal zwei Jahre andauern, muss schriftlich vereinbart werden und verpflichtet den Arbeitgeber zur Zahlung einer Entschädigung, der sogenannten Karenzentschädigung. 

Auch bei der Übergabe von teurer Hardware wie beispielsweise Laptops oder Werkzeuge an ausgewählte Mitarbeiter:innen sollte eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag getroffen werden. Diese führt im Regelfall neben der Art der Gegenstände deren Zustand sowie die erlaubte Verwendung – rein beruflich oder auch privat – auf. Auch eine Verpflichtung zur Meldung von Schäden oder eine Befristung kann sinnvoll sein. 

Auf Grundlage einer solchen Zusatzvereinbarung können Arbeitgeber im Streitfall übersichtlich belegen, welche Gegenstände Mitarbeitende erhalten haben und wieder zurückgeben müssen.

Stellt der Arbeitgeber dem/der Mitarbeitenden einen Dienstwagen, gilt es, eine Vielzahl von Aspekten zu spezifizieren. Dazu gehören unter anderem:

• die Fahrzeugbeschreibung hinsichtlich Marke, Modell, Kennzeichen, Fahrgestellnummer, Ausstattung, Kilometerstand und Zustand

• der Überlassungszeitraum

• die Überlassung an Dritte – ein genereller Ausschluss oder Ausnahmen z. B. für den/die Ehepartner:in

• die private Nutzung, auch hinsichtlich Urlaubsreisen

• die Schadenshaftung und Versicherung

• die Verpflichtung zu Reparaturen und Wartung sowie deren Kostenübernahme

• das Führen eines Fahrtenbuches

• die Widerrufsmöglichkeiten – z. B. bei Verlust der Fahrerlaubnis oder wegen betrieblicher Gründe

Wollen Arbeitnehmer:innen, dass Fortbildungskosten vom Arbeitgeber getragen werden, können sich diese gegen eine frühzeitige Kündigung schützen, indem sie die Unterzeichnung einer diesbezüglichen Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag zur Voraussetzung machen. 

Diese Zusatzvereinbarung kann unter anderem beinhalten, dass nenMitarbeiter:in sich zur Rückzahlung der Weiterbildungskosten verpflichten, wenn sie bis zu einem bestimmten Datum kündigen oder durch eigenes Verschulden ausscheiden. Voraussetzung hierfür ist, dass die Unternehmensbindung der Dauer der Weiterbildung angemessen ist. Als Faustregel gilt, dass die im Rahmen einer Zusatzvereinbarung festgelegte Bindung an das Unternehmen maximal das Vierfache der Fortbildungsdauer beträgt. Arbeitgeber sollten zudem beachten, dass sich die Rückzahlung der Weiterbildungskosten über die Zeit hinweg anteilig vermindert und eine Zusatzvereinbarung nur gültig ist, wenn die Fortbildung die Arbeitnehmer:innen für zukünftige Gehaltsverhandlungen besser stellt.

Praxisbeispiel: Eine Sekretärin besucht eine sechsmonatige Weiterbildung zur Europasekretärin. Die Kosten der Weiterbildung trägt der Arbeitgeber. Im Gegenzug verpflichtet sich die Angestellte dazu, mindestens zwei weitere Jahre im Unternehmen zu verbleiben. Nach zwölf Monaten entschließt sie sich jedoch dazu, zu kündigen. In diesem Fall hat der Arbeitgeber Anspruch auf die Rückerstattung der Hälfte der Weiterbildungskosten.

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• Private Nutzung des betrieblichen Internetanschlusses: Über Zusatzvereinbarungen kann geregelt werden, ob und inwieweit Arbeitnehmer:innen den betrieblichen Internetanschluss privat nutzen dürfen. Aus Sicherheitsgründen sollten Arbeitgeber zudem das Installieren oder Herunterladen von Fremdsoftware bzw. -dateien ausschließen.

• Reisekosten: Hinsichtlich der Erstattung von Reisekosten bietet es sich an, individuelle Regelungen zu vereinbaren, die den gesetzlichen Rahmen spezifizieren. Bei Angestellten, die sich regelmäßig auf Dienstreise befinden, sollte im Vorfeld beispielsweise geklärt werden, bei welchem Betrag Übernachtungskosten gedeckelt sind und ob die Kosten der 1. Klasse getragen werden. Auch eine schriftliche Regelung hinsichtlich der Verpflegungsmehraufwendungen empfiehlt sich.

• Wechsel der Arbeitsstunden (Arbeitspensum): Soll das Arbeitspensum angepasst werden,  z. B. von Teilzeit auf Vollzeit, ist eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag notwendig. 

• Arbeitszeit: Langfristige Schichtwechsel können über Zusatzvereinbarungen vereinbart werden. Soll beispielsweise ein Nachtportier künftig nur noch am Vormittag an der Rezeption arbeiten, ist eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag über den Wechsel von der Nacht- zur Frühschicht nötig.

• Standortwechsel: Beinhaltet der Arbeitsvertrag keine Versetzungsklausel, muss ein Standortwechsel in der Regel ebenso Eingang in die Zusatzvereinbarungen zum Arbeitsvertrag finden.

• Kündigungsfristen: Sollen die beidseitigen Kündigungsfristen über das gesetzliche Mindestmaß, z. B. zum Erreichen von mehr Planungssicherheit im Rahmen einer Unternehmensexpansion, ausgeweitet werden, so ist ebenfalls eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag abzuschließen.

Die digitale Personalakte von Personio ermöglicht einen detaillierten Überblick über die derzeitigen Vereinbarungen zwischen Ihren Arbeitnehmer:innen und Ihnen.

In Ihrem Unternehmen stehen Gehaltserhöhungen an? Damit Sie die Zusatzvereinbarung nicht für alle Mitarbeiter:innen individuell anfertigen müssen, können Sie ganz einfach von der folgenden Musterzusatzvereinbarung Gebrauch machen.

Zusatzvereinbarung hinsichtlich einer Gehaltserhöhung

Datum des Inkrafttretens der Zusatzvereinbarung: ________________

Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag vom:________________

Arbeitgeber:

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Arbeitnehmer:in:

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Der Bruttolohn beträgt ab dem Inkrafttreten dieser Zusatzvereinbarung __________ Euro pro Stunde.

Die Arbeitszeit beträgt ab dem Inkrafttreten dieser Zusatzvereinbarung _________ Std. pro Monat.

Die übrigen Bedingungen des bereits bestehenden Arbeitsvertrags sowie weiterer Zusatzvereinbarungen bleiben bestehen.

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Ort, DatumOrt, Datum

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Unterschrift Arbeitnehmer:inUnterschrift Arbeitgeber

Ändern sich die Rahmenbedingungen eines bestehenden Arbeitsverhältnisses, können diese Veränderungen anhand von Zusatzvereinbarungen zum Arbeitsvertrag festgehalten werden. Für die Rechtsgültigkeit einer Zusatzvereinbarung müssen beide Parteien – Arbeitgeber und Arbeitnehmer:in – zustimmen.

Werden Facetten des Beschäftigungsverhältnisses durch den Arbeitsvertrag nicht vollständig abgedeckt, können diese im Rahmen von Zusatzvereinbarungen zum Arbeitsvertrag einvernehmlich geregelt werden.

Das Arbeitsrecht gehört zu den Bereichen, die dem Grundsatz der Vertragsfreiheit unterliegen. Die Vereinbarungen zwischen Arbeitnehmer:in und Arbeitgeber dürfen demnach beliebig gewählt werden, sofern sie nicht gegen geltendes Recht verstoßen.

Ein Arbeitsvertrag kann durch sogenannte Zusatzvereinbarungen ergänzt und geändert werden. Allerdings bedarf es dazu sowohl der Zustimmung vom Arbeitgeber als auch der Angestellten.