Zwischenzeugnis: Muster, Anspruch + Formulierungen

Das Zwischenzeugnis ist eine besondere Art des Arbeitszeugnisses. Mitarbeiter*innen können es entweder vor der Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder während eines laufenden Arbeitsverhältnisses beantragen. Es enthält die Beurteilung von Leistung und Verhalten der Mitarbeiter*in und muss – da es als Urkunde gilt – schriftlich, also in Papierform, ausgestellt werden.

Merke: Sprachlich wird ein Zwischenzeugnis immer in der Zeitform Präsens abgefasst. Es enthält außerdem kein Enddatum des Beschäftigungsverhältnisses.

Im Gegensatz zum Zwischenzeugnis wird das Endzeugnis erst nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses angefertigt und dann dem Antragstellenden übermittelt.

Arbeitnehmer*innen haben bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses das Recht auf Zeugniserteilung – gemeint ist damit allerdings ein Abschlusszeugnis. Festgelegt ist dieses Recht in § 109 der Gewerbeordnung.

Ein Recht auf ein qualifiziertes Zwischenzeugnis gibt es hingegen nicht. Das Unternehmen kann sich weigern, ein Zwischenzeugnis zu erstellen. Der Grund dafür: 80 Prozent der Anfragenden benötigen das Zwischenzeugnis für eine neue Bewerbung – ein Hintergrund, der vielen Unternehmen verständlicherweise nicht unbedingt gefällt.

Ausnahmen: Tarifverträge formulieren oft Ansprüche für Arbeitnehmer*innen auf Ausstellung eines Zwischenzeugnisses. Dafür muss die Antragsteller*in dann allerdings „triftige Gründe" vorlegen. Fällt der Arbeitsvertrag also unter den Geltungsbereich eines Tarifvertrages, stehen die Chancen auf ein Zwischenzeugnis gut. Das gleiche gilt, wenn im individuellen Arbeitsvertrag das Recht auf ein Zwischenzeugnis geregelt ist.

Aber auch nicht tarifgebundene Arbeitnehmer*innen haben vergleichbare Chancen auf ein Zwischenzeugnis: Die Rechtsprechung hat aus einer arbeitsvertraglichen Nebenpflicht des beschäftigenden Unternehmens einen Anspruch auf das Zwischenzeugnis abgeleitet. Auch hier müssen die bereits erwähnten „triftigen Gründe“ beim Beantragen eines Zwischenzeugnisses angeführt werden – ein Grund, der „bei verständiger Betrachtung“ den Wunsch nach einem Zwischenzeugnis rechtfertigt. (Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 21.9.1993 – 6 AZR 171/92)

Ein bereits seit langem bestehendes Arbeitsverhältnis Wenn Mitarbeiter*innen über mehrere Jahre, teils gar Jahrzehnte in einem Unternehmen tätig sind, kommt es zwangsläufig zu Veränderungen – in der Organisationsstruktur, in den Aufgabengebieten. Und die rechtfertigen den Antrag auf ein Zwischenzeugnis.

Der Wechsel des direkten Vorgesetzten Eine neue Führungskraft kann die Leistung und auch das Verhalten der zu beurteilenden Person noch nicht wirklich einschätzen – oder schätzt sie völlig anders als seine Vorgänger*in ein.

Eine Versetzung oder ein interner Stellenwechsel Gleiches gilt bei einer Versetzung etwa an eine andere Betriebsstätte oder der Wechsel in eine andere Abteilung (der in der Regel auch mit einem Vorgesetztenwechsel verbunden ist). Schließlich übernimmt die Arbeitnehmer*in neue Aufgaben oder gar ein neues Tätigkeitsfeld.

Elternzeit und Sabbatical Ein weiterer triftiger Grund für die Erstellung eines Zwischenzeugnisses sind längere Abwesenheiten oder auch wenn das Arbeitsverhältnis ruht – wie bei der Elternzeit oder bei einem Sabbatjahr. Dies ist umso wichtiger, weil sich grundlegende Bedingungen nach der Rückkehr geändert haben können, wie z.B. neue Vorgesetzte oder auch eine Umstrukturierung.

Betriebsübergang oder Fusion In der Regel sind mit Betriebsübergängen oder Fusionen auch Arbeitgeberwechsel verbunden. Im worst case entfallen dadurch sogar doppelt besetzte Arbeitsplätze. Auch in diesem Fall ist ein Zwischenzeugnis auf Wunsch der Betroffenen auszustellen.

Vorlage bei Behörden Sollte eine Arbeitnehmer*in bei Behörden oder vor Gericht ein Zwischenzeugnis vorlegen müssen, hat die Personalabteilung auch diesem Antrag zu entsprechen. In der Regel handelt es sich hierbei um ein einfaches Zwischenzeugnis.

Vorsicht, Falle! Ein ausgestelltes Zwischenzeugnis hat für den Arbeitgeber eine bindende Funktion. Was heißt das? Bei der Erstellung des Abschlusszeugnisses kann nicht ohne Weiteres von der im Zwischenzeugnis formulierten Beurteilung und Bewertung abgewichen werden. Dafür wiederum muss es belegbare und triftige Gründe geben. Auch der im Zwischenzeugnis beschriebene Zeitraum der einzelnen Beschäftigungsbereiche muss übernommen werden.

Nicht vergessen: Ein gutes oder gar sehr gutes Zwischenzeugnis macht es dem Unternehmen nicht unbedingt leichter, eine*n Mitarbeiter*in verhaltensbedingt zu kündigen.

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Beim Zwischenzeugnis unterscheidet man zwischen dem

• einfachen Zwischenzeugnis und dem

• qualifizierten Zwischenzeugnis

Beide Arten des Zwischenzeugnisses unterscheiden sich in Form und Inhalt erheblich voneinander. Gemeinsam sind beiden Dokumenten lediglich folgende verpflichtenden Regularien: die Schriftform, ein Ausstellungsdatum sowie die handschriftliche Unterschrift der beurteilenden Person. Elektronische Unterschriften im Zwischenzeugnis (wie übrigens auch im Arbeitszeugnis) sind damit ausgeschlossen.

Das einfache Zwischenzeugnis ist streng strukturiert und listet lediglich objektive und überprüfbare Fakten zum Arbeitsverhältnis und des/der Arbeitnehmer*in auf. Dies sind:

• Beschreibung der Tätigkeitsbereiche (Art und zeitliche Dauer bzw. Abfolge)

• Informationen, ob (aber nicht wie!) die zugewiesenen Aufgaben erfüllt wurden

• eventuell zusätzlich erledigte Aufgaben

Auf dieser Basis erklärt sich von selbst, dass ein einfaches Zwischenzeugnis eher kurz und knapp gehalten ist und sich die Aussagekraft des Dokuments eher in engen Grenzen hält.

Das qualifizierte Zwischenzeugnis ist ein ausführlicheres und detaillierteres Dokument. Es enthält neben der objektiven Darstellung der einzelnen Tätigkeiten und Verantwortungsbereiche vor allem die subjektive Beurteilung und Bewertung der erzielten Leistungen sowie des Sozialverhaltens der Mitarbeiter*in. Das qualifizierte Zwischenzeugnis unterscheidet sich daher weder der Form noch dem Inhalt nach wesentlich vom klassischen Endzeugnis oder Arbeitszeugnis.

Das Zwischenzeugnis ist ein Textdokument, das einem grundsätzlichen Aufbau folgen sollte. Unsere Mustervorlage Zwischenzeugnis enthält folgende 7 Kernelemente.

1. Die Überschrift Zwischenzeugnis

2. Die Personalien Name, Vorname, Wohnort, Geburtsdatum, Eintritt ins Arbeitsverhältnis

3. Die Stellenbezeichnung mit Tätigkeiten Stellen Sie das Unternehmen kurz und knapp dar, benennen Sie den Stellentitel und beschreiben Sie den Aufgabenbereich.

4. Die Beurteilung von Leistung und Sozialverhalten Beschreiben Sie die fachliche Leistung (Motivation, Einsatzwille, Erfolge, Teamskills etc.) und das Verhalten der Arbeitnehmer*in (zu Kollegen, zu Vorgesetzten, zu Kunden).

5. Die Begründung Benennen Sie den Grund, warum das Zwischenzeugnis ausgestellt wird.

6. Die Schlussformel Bedanken Sie sich für die bisherige Zusammenarbeit und äußern Sie den Wunsch, dass diese fortgesetzt wird.

7. Unterschrift und Datum Erstellen Sie das Zwischenzeugnis auf Firmenpapier und lassen Sie es vom direkten Vorgesetzten handschriftlich unterschreiben. Dessen Name, Position und Vertretungsvollmacht müssen benannt werden.

Download: Vorlage für ein Zwischenzeugnis

Laden Sie die Mustervorlage Zwischenzeugnis hier als einfaches Word-Dokument herunter. Die dort verwendeten Formulierungen liefern Ihnen die Vorlage für ein gutes bis sehr gutes Zwischenzeugnis.

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Die Texte im Zwischenzeugnis müssen keinen Pulitzer-Preis gewinnen. Es genügt, wenn die Formulierungen nachvollziehbar, klar und deutlich sind.

Bei den Bewertungen der Arbeitsleistung und des Sozialverhaltens sollten HRler*innen keine verklausulierten Formulierungen anwenden. In der folgenden Übersicht erhalten Sie links die Floskel zur Beurteilung und rechts die entsprechende Note. Sollte es zu Streitigkeiten über das Zwischenzeugnis kommen, sind Arbeitgeber damit juristisch auf der sicheren Seite.

Der zentrale Abschnitt des Zwischenzeugnisses widmet sich der Beurteilung und Bewertung der erbrachten Arbeitsleistung und des Verhaltens. Auch hierbei verbergen sich hinter den benutzten Floskeln bestimmte Bedeutungen. Anhand der folgenden Beispiele erhalten Sie einen Eindruck von der Macht der Worte.

„Die Mitarbeiterin bemüht sich, den Anforderungen gerecht zu werden.“ Im Klartext: Sie verfehlt ihre Ziele eindeutig.

„Dem Mitarbeiter gelingt es dauerhaft, alle Aufgaben erfolgreich zu delegieren.“ Im Klartext: Er hat seine Aufgaben geschickt auf die Kolleg*innen abgewälzt.

„Er erledigt alle Aufgaben ordnungsgemäß und pflichtbewusst.“ Im Klartext: Der Mitarbeiter wartet auf Anweisungen, die er abarbeitet. Selbst aktiv oder kreativ wird er nicht.

„Mit ihren Vorgesetzten kommt die Mitarbeiterin immer gut zurecht.“ Im Klartext: Konstruktive Ideen und konstruktiven Widerspruch kennt diese Mitläuferin nicht.

„Herr Mustermann ist ein kontaktbereiter und umgänglicher Kollege.“ Im Klartext: Niemand konnte ihn wirklich leiden.

„Frau Musterfrau hat eine erfrischende Art im Umgang mit Kollegen und Vorgesetzten.“ Im Klartext: Die Dame ist eher vorlaut und hat keine Manieren.

Jedes professionelle Zwischenzeugnis hat eine Schlussformel. Und diese ist wichtig, kann sie doch negative Bedeutung tragen.

Beispiel für negative Schlussformel: „Dieses Zwischenzeugnis stellen wir auf Wunsch von Frau Mustermann aus.“ Damit sagen Sie, dass die Mitarbeiterin das Unternehmen verlassen möchte – oder muss.

Beispiel für positive Schlussformel: „Dieses Zwischenzeugnis für Frau Mustermann stellen wir aufgrund eines Wechsels im Vorstand aus.“ Hiermit wird klar, dass ein „triftiger Grund“ für das Ausstellen des Zwischenzeugnisses vorliegt.