Diese Schritte unterstützen Sie dabei, die Lohn- und Gehaltsabrechnung einfach durchzuführen:

• Automatisierung nutzen: Verwenden Sie eine zuverlässige Software, die Berechnungen automatisiert, Fehler minimiert und den Prozess beschleunigt.

• Regelmäßige Aktualisierung: Halten Sie alle Mitarbeiterdaten, Gehaltssätze und Steuerinformationen immer aktuell.

• Gesetzliche Vorgaben einhalten: Stellen Sie sicher, dass Ihre Prozesse alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

• Integration mit HR-Systemen: Integrieren Sie Ihre Payroll-Software mit Ihrem HR-System für genaue und konsistente Mitarbeiterdaten.

Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Personios Abrechnungslösung Sie bei all diesen Punkten unterstützen kann.

Für eine korrekte und rechtskonforme Lohn- und Gehaltsabrechnung werden verschiedene Informationen benötigt. Hier sind die wichtigsten im Überblick:

Mitarbeiterdaten:

• Vollständiger Name, Adresse und Sozialversicherungsnummer

• Geburtsdatum und Beschäftigungsbeginn

• Steuerklasse und gegebenenfalls Kinderfreibeträge

• Bankverbindung für die Gehaltsauszahlung

Arbeitsvertragliche Informationen:

• Art des Beschäftigungsverhältnisses (Vollzeit, Teilzeit, Minijob, befristet/unbefristet)

• Arbeitsstunden pro Woche oder Monat

• Vereinbarter Bruttolohn oder -gehalt

• Zuschläge, Boni und andere Vergütungen

Steuer- und Sozialversicherungsdaten:

• Steueridentifikationsnummer

• Informationen zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung

• Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge

Abwesenheits- und Urlaubsdaten:

• Krankmeldungen und Krankheitsdauer

• Urlaubsanträge und -genehmigungen

• Mutterschutz-, Elternzeit- und sonstige Freistellungen

Zusatzleistungen und Abzüge:

• Sachbezüge (z. B. Dienstwagen, Firmenhandy)

• Verpflegungspauschalen, Fahrtkostenzuschüsse

• Pfändungen, Unterhaltszahlungen und sonstige gesetzliche Abzüge

Sonstige erforderliche Dokumente:

• Arbeitszeitnachweise und Überstundenaufstellungen

• Arbeitsverträge und Nachträge bei Vertragsänderungen

• Gehaltsvereinbarungen und Zielvereinbarungen

Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie diese Daten bestmöglich verwalten und für die Lohnabrechnung zusammenführen.

Bei der Lohnabrechnung müssen viele rechtliche Anforderungen beachtet werden. Hier sind die wichtigsten im Überblick:

1. Steuergesetze

• Lohnsteuer: Arbeitgeber sind verpflichtet, die Lohnsteuer für ihre Mitarbeitenden korrekt zu berechnen und an das Finanzamt abzuführen. Das schließt auch die Berücksichtigung der Steuerklasse, Freibeträge und eventuellen Kinderfreibeträge ein.

• Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer: Diese Abgaben müssen ebenfalls korrekt berechnet und abgeführt werden.

2. Sozialversicherungsgesetze

• Beiträge zur Sozialversicherung: Arbeitgeber müssen Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung berechnen und an die entsprechenden Sozialversicherungsträger abführen.

• Meldungen: Arbeitgeber sind verpflichtet, bestimmte Ereignisse wie den Beginn und das Ende eines Beschäftigungsverhältnisses der Sozialversicherung zu melden.

3. Arbeitsrechtliche Vorschriften

• Mindestlohn: Sie müssen den gesetzlichen Mindestlohn einhalten. Dies gilt sowohl für den regulären Stundenlohn als auch für Überstundenvergütungen.

• Arbeitszeitgesetze: Vorgaben zu Höchstarbeitszeiten, Pausenregelungen und Ruhezeiten müssen beachtet werden.

4. Gesetzliche Abzüge

• Pfändungen: Bei bestehenden Pfändungsbeschlüssen müssen entsprechende Beträge vom Gehalt einbehalten und an die Gläubiger abgeführt werden.

• Unterhaltszahlungen: Gerichtliche Unterhaltsverpflichtungen müssen ebenfalls berücksichtigt und abgeführt werden.

5. Betriebliche Regelungen

• Tarifverträge: Wenn ein Tarifvertrag besteht, müssen dessen Bestimmungen in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden, z. B. zu Löhnen, Gehältern, Zuschlägen und Urlaubsgeld.

• Betriebsvereinbarungen: Diese können zusätzliche Regelungen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung enthalten, die Sie beachten sollten.

6. Datenschutz

Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass alle personenbezogenen Daten der Mitarbeitenden gemäß der DSGVO verarbeitet und geschützt werden.

7. Dokumentationspflichten

Aufbewahrungspflichten: Lohnabrechnungen und damit zusammenhängende Unterlagen müssen für eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden, in der Regel sechs bis zehn Jahre.

Wirkt viel, oder? Erfahren Sie hier, wie Sie all das automatisiert und rechtskonform mit einer Software abdecken können.

1. Falsche Steuerklassen, nicht berücksichtigte Freibeträge oder falsche Anwendung von Steuerfreibeträgen führen zu falschen Berechnungen der Lohnsteuer.

2. Inkorrekte Sozialversicherungsbeiträge entstehen durch falsche Berechnung der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherungsbeiträge.

3. Der Mindestlohn wird nicht eingehalten.

4. Die falsche Erfassung und Vergütung von Überstunden führt zu Fehlern bei Überstundenberechnungen.

5. Lohnabrechnungsprozesse sind aufgrund von Änderungen im Arbeitsrecht veraltet und nicht mehr rechtskonform.

6. Falsche Berechnung und Auszahlung von Boni und Prämien.

7. Datenschutzverletzungen entstehen wegen unsachgemäßer Handhabung von sensiblen Mitarbeiterdaten.

In diesem Erklärvideo erfahren Sie, wie Sie diese Fehler vermeiden können.

1. Automatisierung und Effizienzsteigerung

• Automatisierung repetitiver Aufgaben: Payroll-Software übernimmt Routinearbeiten wie die Berechnung von Löhnen, Steuern und Sozialabgaben, was den manuellen Aufwand reduziert und Fehler minimiert.

• Zeiteinsparung: Durch die Automatisierung von Prozessen dauert die Lohnabrechnung viel kürzer, was HR-Teams entlastet.

2. Genauigkeit und Fehlerreduktion

• Automatische Berechnungen: Die Software führt komplexe Berechnungen präzise durch, was menschliche Fehler nahezu ausschließt.

• Echtzeit-Updates: Gesetzliche Änderungen werden automatisch aktualisiert, wodurch die Einhaltung von Vorschriften sichergestellt wird.

3. Compliance und rechtliche Sicherheit

• Aktualisierung von Vorschriften: Payroll-Software wird kontinuierlich aktualisiert, um den neuesten gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen, was die Einhaltung von Vorschriften vereinfacht.

• Dokumentation und Reporting: Die Software erstellt automatisch alle notwendigen Berichte und Dokumentationen, die für rechtliche Prüfungen erforderlich sind.

4. Transparenz und Zugriff

• Zentralisierte Datenverwaltung: Alle relevanten Informationen werden an einem Ort gespeichert und sind jederzeit zugänglich.

• Transparente Prozesse: Mitarbeitende können über Self-Service-Portale ihre Gehaltsabrechnungen und relevante Informationen einsehen, was die Transparenz erhöht.

5. Erweiterte Funktionen und Einblicke

• Berichterstattung und Analysen: Moderne Payroll-Software bietet detaillierte Berichte und Analysen, die wertvolle Einblicke in die Personalkosten und -strukturen ermöglichen.

• Mitarbeiterverwaltung: Neben der Lohnabrechnung bieten viele Systeme auch Funktionen zur Verwaltung von Abwesenheiten, Arbeitszeiten und Leistungen.

Erfahren Sie hier, wie Personios Lohnabrechnungs-Software Ihnen hilft, schnell, präzise und mühelos abzurechnen.