1. FC Köln

Doppelpass mit der Personalabteilung

Industrie: Sport

Über das Unternehmen: Der 1. FC Köln ist nicht nur eine sportliche Institution mit mehr als 120.000 Mitgliedern, er ist auch ein wichtiger wirtschaftlicher Faktor im Rheinland. Der Verein treibt Digitalisierungsprozesse voran, sowohl im sportlichen Bereich, als auch bei Kommunikation, Vermarktung und Stadionerlebnis.

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Testimonial: Annette Pautasso
Annette Pautasso

HR-Spezialistin

Das neue HR-System – ein Königstransfer für HR

Spürbar anders. So sieht sich der 1. FC Köln – und das ist er auch. Der FC ist der viertgrößte Fußballverein Deutschlands und für viele weit mehr als nur ein normaler Club. Das gilt auch für die fast 1.000 Mitarbeitenden. Die halten - in der Verwaltung, der IT, im Fanshop, als Trainerin und Trainer, in der Stadiongastronomie - den Sportler:innen den Rücken frei.  Die stetig wachsenden Strukturen erforderten auch im HR-Bereich ein Umdenken. „Die meisten HR-Prozesse liefen parallel in mehreren Insellösungen“, erinnert sich Kathrin Eckes. Die Lösung des Bottlenecks sollte ein ganzheitliches, digitales HR-System sein. Dominic Theißen, Abteilungsleiter IT: „Wir wollten automatisierte und skalierbare Workflows, Schnittstellen zu vorhandenen Systemen wie Teams oder DATEV und Cloudhosting. Vier Software-as-a-Service-Produkte kamen in die Wahl und Personio stellte sich als geeignete Lösung heraus.”

Die Implementierung der Software musste kurzfristig erfolgen. In der Frühphase sollte ein Teil der Belegschaft das System bereits nutzen, bevor es in Gänze implementiert wird. „Wir haben unseren ca. 400 Aushilfskräften aus der Gastronomie und den Shops bereits früh einen Zugang zu Personio ermöglicht, sodass sie ihre Zeiten erfassen konnten. Durch das Rollen & Rechte-Konzept konnten wir zentral festlegen, welche Features einsehbar waren und genutzt werden konnten, während die Implementierung im Hintergrund weiterlief”, erklärt Kathrin. „Es war super, dass wir unseren eigenen Customer Success Manager von Personio hatten. Er stand uns jederzeit zur Verfügung und hat uns bereits bei der Implementierung enorm geholfen.“

Eine Mannschaftsleistung im Recruiting

Seit der Einführung von Personio spielt die Personalarbeit in einer neuen Liga. Das gilt ganz besonders für das so wichtige Recruiting der verschiedenen Zielgruppen: von Aushilfskräften über Werkstudenten, von Praktikanten bis hin zu Fachkräften in der Verwaltung wie bspw. Legal und IT. Der Prozess wurde durch Personio neu strukturiert, das System dient nun als zentrales Tool für alle Stakeholder, beschreibt HR-Spezialistin Annette Pautasso. „Nachdem wir mit dem Fachbereich die Anforderungen und Aufgaben für eine Stelle skizziert haben, schalten wir die Anzeige direkt in Personio frei. Dort läuft der weitere Abstimmungsprozess transparent und komfortabel. Anschließend streuen wir die Anzeige über die Multiposting-Funktion ganz einfach über alle Portale. Das war zuvor zeitintensiv und aufwendig, heute funktioniert es auf Knopfdruck.“

Die anschließende Interviewplanung war früher ein Abstimmungsmarathon über Telefon und E-Mail. Die in Personio neu eingeführte smarte Interviewplanung führte zu deutlicher operativer Arbeitserleichterung. Automatisch werden nun freie Termine der am Interview beteiligten Mitarbeitenden angezeigt und den Kandidat:innen per Mausklick zur Auswahl gestellt. „Der gewählte Termin landet dann, optional mit Videochat-Link, wieder direkt im Kalender der Interviewer:innen“, erklärt Annette. „Aus IT-Sicht sind Features wie dieses besonders charmant, denn durch die Schnittstellen können wir Personio ganz smart in die gesamte Systemlandschaft einbinden“, ergänzt Dominic. 

Auch bei der Stellenausschreibung geht der 1. FC Köln innovative Wege. So werden offene Stellen über Plakate mit QR-Code direkt im Stadion und auch über die clubeigenen Social-Media-Kanäle beworben. „Mit den in Personio generierten Tracking-Links können wir den Ursprung der Bewerbungen verfolgen und dann die erfolgreichsten Kanäle noch gezielter bespielen“, berichtet Annette. „So setzen wir Ressourcen effizient ein.”

120.000
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HR-Lösung

Wo wir früher eine Vielzahl von Dokumenten und E-Mails koordinieren mussten, reicht heute ein Klick in Personio.

Vom Probetraining direkt in die Mannschaft – das neue Onboarding

Wenn Stellen erfolgreich besetzt sind, spielt Personio eine weitere Stärke aus: Aus den Kandidat:innen werden Mitarbeitende – durch automatische Übernahme des Datenprofils. „Die automatische Übernahme der Profile spart Zeit und Ressourcen, bei gleichzeitig geringer Fehleranfälligkeit. Im Onboarding können neue Mitarbeiter:innen ihre Profile dann eigenständig ergänzen. So konnten wir den Onboardingprozess enorm verschlanken“, erläutert Annette. „Vertragsanlagen wie Datenschutz- oder IT-Richtlinien haben wir digital im Onboarding-Modul von Personio hinterlegt, die neuen Mitarbeitenden akzeptieren einfach per Mausklick. Das spart Papier, ist nachhaltig und geht viel schneller.“

Alles, was früher händisch nachgehalten werden musste, wird heute per Klick ausgelöst, weil viele Prozesse in ganzheitlichen Workflows abgebildet werden können. So garantieren automatisiert versandte E-Mails, dass für neue festangestellte Mitarbeitende schon am ersten Arbeitstag zwei Dauerkarten für die Bundesligaspiele der Männermannschaft bereitliegen. „Dank der Toolunterstützung stellen wir sicher, dass nichts vergessen werden kann, die neuen Kolleg:innen sich nicht nur herzlich willkommen fühlen, sondern auch am ersten Tag alle Arbeitsmittel für einen effizienten Start parat sind“, sagt Annette. 

Seit der Einführung der Software im Winter 2021 sieht Dominic nicht nur aus IT-Perspektive, sondern auch als Führungskraft und Nutzer die Vorteile des neuen Systems: „Ich habe schon jetzt einen viel besseren Überblick über die Einsatzzeiten meines Teams.” Auch Nicole Bender, sportliche Leiterin der Frauenmannschaften, profitiert von der neuen HR-Lösung: „Als sportliche Leiterin verantworte ich z.B. die Kaderplanung und das Scouting im Damenbereich. Da ist es wichtig, dass Personalprozesse im Hintergrund reibungslos laufen. Unsere Jugendtrainer:innen geben ihre Arbeitszeiten in Personio ein, die Freigabe liegt dann bei mir. Es ist ein großer Vorteil, dass diese unkompliziert und schnell erledigt ist.”

Wenn auch die Mitspieler passen – der CSM-Manager

CSM Manager Michael steht dem 1. FC Köln als kreativ denkender Mitspieler bereit. „Michael hat uns bereits in der Implementierung begleitet, als wir quasi von heute auf morgen live gehen mussten”, erinnert sich Kathrin. Annette fügt hinzu: „Wenn wir heute neue Funktionen einbauen oder Prozesse aufsetzen, erarbeiten wir das zusammen. Er kennt unsere individuellen Anforderungen und hilft uns, die Personalarbeit gezielt zu optimieren.“ Außerdem sei es von Vorteil, dass Personio den Kontakt zu anderen Unternehmen, sowohl innerhalb der Branche als auch branchenübergreifend, herstellt. So werde der Austausch zu Personalthemen und Erfahrungen mit dem System ermöglicht – ein echter Teamerfolg.

Customer Success Story 1. FC Köln & Personio

Video Case Study 1. FC Köln & Personio

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