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SYZYGY GROUP

Produktivitätsbooster ganzheitliche Personal-Software

Industrie: Beratung, Marketing

Über das Unternehmen: Die SYZYGY GROUP ist einer der führenden Beratungs- und Umsetzungspartner für Digital Experiences. Seit 1995 unterstützt die SYZYGY GROUP ihre Kund:innen als Full-Service-Agentur in den Bereichen Marketing, Vertrieb und digitalen Produkten. Seit 1995 unterstützt die SYZYGY GROUP seine Kund:innen als Full-Service-Agentur in den Bereichen Marketing, Vertrieb und digitalen Produkten. Die Unternehmensgruppe mit Hauptsitz in Bad Homburg bietet mit ihren Tochtergesellschaften ein jeweils spezifisches Leistungsportfolio, denkt und handelt dabei ganzheitlich.

SYZYGY
Nina P.
Nina P.

People & Culture Generalist

SYZYGY
Aljona H. und Verena W.
Aljona H. und Verena W.

Payroll Manager und People & Culture Generalist

Die Zeit vor Personio

Das Unternehmen SYZYGY GROUP besteht aus der „SYZYGY AG“ als Muttergesellschaft und sechs eigenständigen Tochtergesellschaften. Die SYZYGY AG übernimmt Beratungsfunktionen für ihre Firmentöchter und unterstützt diese in den Bereichen IT Operations, Finance, Controlling, Legal & Compliance, Datenschutz, Informationssicherheit sowie im Bereich People & Culture. Seit Anfang 2022 nutzt die Unternehmensgruppe Personio. Das ganzheitliche Personal-Tool löste diverse Vorgängerlösungen ab. Nina P., People and Culture Generalist bei der SYZYGY AG, erinnert sich: „Wir sind vor einigen Jahren mit einem anderen Personal-Tool in die voll digitalisierte Personalarbeit eingestiegen.“ Diese amerikanische Software war zwar einfach in der Bedienung, jedoch relativ unflexibel. „Mit dem heutigen Wissen würde ich da nicht von einem Personal-Tool sprechen, sondern eher von einer Datenbank für Personaldaten. Komplexe, automatisierte Personal-Prozesse waren innerhalb des Tools nicht abbildbar.“

Generell mangelte es im People & Culture Bereich an automatisierten Workflows. „Wir haben früher manuell mit Excel gearbeitet, hier mal ein Häkchen bei ‚Onboarding‘, da eins bei ‚Elternzeit‘ gesetzt. Mehr ging nicht. Und beim Onboarding gingen die Personalfragebögen per Brief an die neuen Mitarbeitenden raus“, erzählt Nina augenzwinkernd. Auch beim Thema Lohn lief vieles manuell ab. „Neue Mitarbeitende haben wir händisch eingepflegt und sie mussten sich ihre Gehaltszettel – nachdem wir den Postversand durch eine digitale Lösung ersetzt hatten - aus einer separaten Software herunterladen“, ergänzt Ninas Kollegin Aljona H., Payroll Manager. Vor allem aber das Recruiting in den deutschen Tochterfirmen war „ein echter Painpoint“, so Nina, „jedes Unternehmen kommunizierte nur via Mail mit seinen Kandidat:innen. Wir mussten jeden Schritt händisch und komplett über Mail erledigen. Das Recruiting sollte, nein, musste deshalb einfacher, effizienter und produktiver werden. Für Alle.“

Implementierung und Datensicherheit

Die zentralen Anforderungen an ein neues Personal-Tool waren damit von Beginn an klar: automatisierte Prozesse, hohe Datensicherheit, absolute Transparenz, hochgradige Effizienz, individuelle Anpassbarkeit und gesteigerte Produktivität. Bei allen Punkten konnte Personio von Beginn an liefern.

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Bei Personio habe ich immer das Gefühl: Das Tool lebt! – Nina P.

„Im Rahmen der Implementierung 2022 haben wir von unserem persönlichen Personio-Ansprechpartner tiefe Einblicke in das Tool erhalten und konnten selbst definieren, in welche Richtung wir unsere Prozesse entwickeln möchten“, erinnert sich Verena W., People and Culture Generalist. Innerhalb weniger Monate war der Umstieg zu Personio geschafft. „Und dank Rechte- und Rollenkonzept können wir unseren Kolleg:innen in den selbstständig agierenden deutschen Tochterfirmen einen sauber definierten Datenzugriff gewährleisten.“ ergänzt Verena.

“Im Recruiting sind wir heute mit Personio deutlich produktiver.”

Produktivitätssteigerung dank automatisierter Prozesse

„Heute genießen wir den engen Austausch mit unserem persönlichen Customer Success Manager bei Personio. Wir können viel mitgestalten, liefern Feedback und sehen häufig zeitnah das Ergebnis. Das ist für uns besonders wichtig, weil wir in einer komplexen Matrixorganisation agieren“, freuen sich Verena und Nina über den Fortschritt für die alltägliche Arbeit.

Warum ist gerade ein ganzheitliches Personal-Tool für die SYZYGY GROUP so wichtig? „Viele Unternehmen nehmen sich im Rahmen der digitalen Transformation die administrativen Bereiche eher spät vor. Wir spüren aber jeden Tag, welchen Impact wir seit nunmehr fast zwei Jahren mit Personio erzeugen, und zwar überall, in der SYZYGY AG, bei den Personal-Kolleg:innen in den Tochterfirmen und auch bei den Mitarbeitenden“, erläutert Verena. Als besonders wichtig schätzt sie ein, dass sowohl Geschäftsführung als auch die HR-Manager der Tochterunternehmen die digitale Personal-Transformation voll unterstützt haben. Wie sehr sich die Personalarbeit mit Personio zum Besseren verändert hat, zeigt ein Blick auf die aktuelle Produktivität des People & Culture Teams. Hier nehmen Nina, Verena und Aljona seit der Einführung des Tools eine deutliche Steigerung wahr. Beim Recruiting, das vollständig über Personio abgewickelt wird, sieht das Recruiting-Team sogar eine deutlich merkbare Effizienzsteigerung als vor Personio.

Woran lassen sich diese Erfolge konkret festmachen? „Routineaufgaben wie das Verschicken von Absagen übernimmt das Tool. Das hat die Effizienz des Recruiting-Teams enorm gesteigert. Eng damit verknüpft ist auch der Onboarding Prozess, wenn alle Infos aus dem Bewerbungsprozess per Klick einfach in die digitale Personalakte überführt werden“, sagt Nina. Das gesamte Recruiting ist heute übersichtlicher, effizienter, weniger fehleranfällig und die Zusammenarbeit zwischen den Teams läuft reibungslos. Besonders zeitsparend: Alle Prozesse und die gesamte Kommunikation werden direkt in und aus Personio heraus abgewickelt. „Recruiting-Mails gibt es so gut wie keine mehr. Das gilt auch für das Thema Lohn-Dokumente. Wir sparen uns dadurch sehr viel Zeit und Nerven“, so Aljona.

Endlich mehr Zeit für strategische Personal-Arbeit

Was geschieht mit der gewonnenen Zeit? „Ich kann mich jetzt viel intensiver, bewusster und wertschätzender den Mitarbeitenden sowie den strategischen Aufgaben und Projekten widmen“, erläutert Nina. „Wir gehen in internen Workshops meist große Personal-Projekte an, die langfristig wirken, die wir nun regelmäßig integrieren. Das hat der Einsatz von Personio vermehrt ermöglicht.“

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Beim Thema Lohn sparen wir uns viel Zeit und Nerven. – Aljona H.

Auch bei Performance und Development hat sich für die SYZYGY GROUP die Produktivität gesteigert. Vor Personio wurde hierfür keine vergleichbare Software eingesetzt. Alles lief über Word-Dokumente, die ausgefüllt, ausgedruckt, eingescannt und verschickt wurden. Momentan kommt das Modul primär für Jahresentwicklungs- und Probezeitgespräche zum Einsatz.

„Jahresentwicklungs- und Probezeitgespräche sind für uns sehr wichtig. Vor Personio hatten wir keine einheitliche digitale Plattform“, berichtet Nina. „Da das Performance und Development-Modul direkt in Personio integriert ist, läuft auch hier jetzt alles digital und überwiegend automatisiert ab. Für alle Beteiligten ist der Prozess angenehmer in der Umsetzung geworden. Wir haben jetzt alles im Blick.“

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