Die Herausforderung
Bereits seit 2015 arbeiten die Steuerkanzlei AIOS Tax und die Nonprofit Organisation ReDI School of Digital Integration in Steuerfragen und bei der Lohnabrechnung eng zusammen. Damals beide noch ohne HR-Software und gemeinsame Schnittstellen. „Wenn man so will, war die ReDI von Anfang an der ‚perfekte Mandant’ für uns“, erinnert sich Sebastian Schulze, Vorstand IT bei AIOS Tax, und erläutert dies: „ReDI ist digital aufgestellt und dazu noch gemeinnützig. Weil wir seit 2009 verstärkt gemeinnützige Organisationen beraten, passte es von Beginn an.“
Vor der Entscheidung beider Geschäftspartner, Personio als HR-Software zu nutzen, „war unser ‚Prozess‘ nicht mehr als ein Hin-und-Her von Excel-Listen und Mails“, so Sebastian. „Jede Änderung in den Personaldaten musste von uns in der Kanzlei händisch nachgetragen werden, ein höchst fehleranfälliges Vorgehen. Ganz zu schweigen vom mühsamen Entziffern handgeschriebener Infos oder lückenhaft ausgefüllter Personalbögen. Und ein simpler Zahlendreher in der IBAN sorgte dann dafür, dass das Gehalt nicht zum vereinbarten Zeitpunkt auf dem Konto des Mitarbeitenden landete.“
Antje Hinze, die bei ReDI die Bereiche Accounting und Human Resources mit Schwerpunkt Lohnabrechnung betreut, bestätigt das: „Das war alles schon ein ziemlicher manueller Pflegeaufwand. Und jeder Fehler konnte drastische Folgen haben." Vor Personio gab es bei ReDI in Sachen Personalarbeit nicht viel mehr als eine Mitarbeiterliste in Excel. Die enthielt sämtliche relevanten Informationen – von personenbezogenen bis zu demographischen Daten der Mitarbeitenden, vom Geburtsort bis zur Zeiterfassung der kompletten Belegschaft. Änderungen zum Lohn wurden in Word-Dokumenten nachgehalten. „Enorme Zeitfresser“, so Antje.
viele manuelle Prozesse in der Personalverwaltung
uneinheitliche Arbeitszeiterfassung
hoher Abstimmungsaufwand durch analoge Prozesse
Die Entscheidung
2021 fiel daher bei der ReDI die Entscheidung, auf eine HR-Software umzusteigen. Auch weil die Nonprofit Organisation wuchs. Zwei Systeme kamen in die Endauswahl. Die Entscheidung fiel für Personio. Aus zwei Hauptgründen: Aufgrund der Rabattierung von Personio für gemeinnützige Organisationen in Höhe von 50 Prozent (Link https://www.personio.de/org/nonprofit/) blieben die Kosten für ReDI überschaubar. Auch konnte ReDI Personio so an seine Bedürfnisse und Prozesse anpassen, dass die Implementierung während des Tagesgeschäfts der gemeinnützigen Organisation stattfinden konnte und ressourcenschonend ablief. „Ich wollte ein System, das sofort funktioniert“, sagt Antje. Das bekam sie.
AIOS Tax nutzt Personio seit Mai 2021 in einer Doppelrolle. Als Kunde setzt AIOS Tax Personio selbst zur Abbildung der eigenen Personalprozesse ein, um Workflows im HR zu optimieren und Synergien mit den Personio Mandanten zu skalieren. “Uns war es immer wichtig, unser Geschäft digital und zukunftsgerichtet aufzustellen. So auch unsere eigene Personalarbeit, weshalb wir uns zur Nutzung von Personio als HR-System entschieden haben,” erklärt Sebastian.
Um auch Mandanten wie ReDI bei der Digitalisierung zu unterstützen, wurde AIOS zusätzlich Personio Steuerberater-Partner. Durch das Partnerprogramm wurden die Steuerberater:innen der AIOS Tax nicht nur zu echten Produktexpert:innen, die Kanzlei wurde 2022 außerdem aufgrund der vielen gemeinsamen Kundenprojekte zum ersten Silber-Partner ernannt. „Wir haben bereits sehr früh einen Fokus auf digitale Tools gelegt, weil wir einen gewaltigen Effizienzgewinn für uns und unsere Mandanten sehen“, so Sebastian.