Mit digitaler HR die Vision verwirklichen

Der Verein hatte nie Furcht vor Digitalisierung und ist bereits 2001 auf den digitalen Zug aufgesprungen. Seitdem arbeitete die HR-Abteilung mit einem Personalmanagement-System, über das allerdings aufgrund limitierter Datenerfassung nur die Lohnabrechnung und seit 2013 die Zeiterfassung liefen. „Mehr war wegen der Datenlage einfach nicht drin“, erinnert sich Jan Dobrig, HR Business Partner bei Aktion Mensch, und fährt fort „doch das reichte uns nicht. Wir wollten Mitarbeitenden und Führungskräften in der täglichen Arbeit einen echten Mehrwert liefern. Weil wir den starken Serviceaspekt der HR-Arbeit sehen.“

• HR-Arbeit sollte moderner und effizienter werden

• langwieriger Recruitingprozess mit hohem analogen Anteil

•  lange Besetzungsdauer bei offenen Stellen

Ein neues, digitales HR-Tool sollte vor allem drei grundlegende Dinge bieten können: Kurze Kommunikationswege, beschleunigten Informationsfluss und einen starken Selfservice. 

Ein besonderer Fokus lag auf dem Thema Recruiting. Vor Personio war der Abstimmungsbedarf enorm hoch und die Entscheidungsprozesse analog und langsam. Die Konsequenz: Aktion Mensch verlor immer wieder Bewerber:innen. In einem schwierigen Arbeitsmarkt ein echtes No go. 

Effizient die passenden Mitarbeitenden gewinnen, die die Vision von Aktion Mensch teilen - mit diesem hohen Anspruch ging das neunköpfige HR-Team 2021 in die Recherche für eine neue HR-Plattform. Mehrere Kandidaten wurden intensiv unter die Lupe genommen. Am Ende des Auswahlprozesses stand Personio als ganzheitliche Plattform, die dank speziellen Nonprofit-Konditionen auch bei den Kosten vorne lag. „Einerseits wollten wir aus HR-Perspektive ein umfassenderes Tool, um die Personalarbeit zu beschleunigen und zu digitalisieren. Andererseits sollten unsere Mitarbeitenden endlich ein benutzerfreundliches und intuitives System erhalten, um den Selfservice-Gedanken zu stärken und damit gleichzeitig HR zu entlasten“, erläutert Carolin Nierhoff, Leiterin HR, die Entscheidung. Und Jan ergänzt: „Wir haben im Verlauf des Auswahlprozesses rasch erkannt, dass wir mit Personio als ganzheitlichem System beide Ziele erreichen können.“ Purer Effizienzgewinn durch digitale HR-Software war für beide Personaler das wichtigste Argument. Und hier bietet Personio der Aktion Mensch ganz neue Optionen. „Kosteneffizientes Arbeiten ist gerade bei uns als Nonprofit Organisation enorm wichtig, weil damit mehr Geld direkt in unsere sozialen Projekte fließen kann. Und das ist unser Satzungszweck: etwas Sinnvolles zu erreichen und die Inklusion in unserer Gesellschaft voranzutreiben“, sagt Carolin.

Auch die Tatsache, dass sich Personio als modernes Unternehmen im direkten Austausch mit seinen Kunden selbst permanent weiterentwickelt und den Startup-Enthusiasmus pusht, hat Aktion Mensch überzeugt. „Davon profitieren auch wir. Die Welt wird morgen schon eine andere sein. Da müssen sich Systeme und Unternehmen mitentwickeln können“, so Carolin. „Genau das ist die Personio-DNA und die stärkt das Vertrauen bei uns als Kunden. Auch weil unser Feedback ernst genommen wird.“