HR mit Personio: Weniger manuelle Aufgaben, mehr sinnvollere Gespräche
Dem Team von Circle Economy half die Automatisierung durch Personio enorm. Durch das Aufsetzen von effizienten Workflows und die Einsparung von langwieriger Administration hat das HR-Team heute mehr Zeit, die es für Gespräche mit Mitarbeitenden nutzt.
Alle Personaldaten sind nun an einem zentralen Ort gespeichert, auf den die Mitarbeitenden Zugriff haben. Die Produktivität des HR-Teams hat sich dank Personio um 30 % gesteigert. Das macht einen großen Unterschied, nicht nur für das HR-Team, sondern auch für die Mitarbeitenden, so Ruth:
„Für uns als People Team ist es wichtig, dass keine künstliche ‚HR Show‘ entsteht. Das brauchen die Mitarbeitenden nicht: Es hält sie nur von den Aufgaben ab, die sie erledigen müssen.“
Hier ist eine Auswahl der Prozesse, die mit Personio vollständig optimiert wurden:
Recruiting und Onboarding: Das Onboarding von Circle Economy wurde dank Automatisierung schneller und weniger fehleranfällig. Neue Mitarbeitende haben heute bereits in der Frühphase eine besseren Eindruck von Circle Economy als Arbeitgeber. Das Unternehmen bezahlte früher für ein separates Tool. Mit Personio ist das Recruiting heute nicht nur in Personalworkflows integriert, sondern auch 80 % effizienter: „Die Recruiting- und Onboarding-Funktionen sind unglaublich. Wenn wir neue Mitarbeitende einstellen, muss ich sie nur einmalig hinzufügen und schon ist alles eingerichtet – ihr Profil ist erstellt und alle Daten werden bei Eintritt in die Organisation übernommen. Auch das Onboarding ist heute viel professioneller“, sagt Ruth.
Performance und Entwicklung: Früher verwendete das Team ein anderes Tool, das zwar viele Optionen bot, aber nicht besonders intuitiv war: „Es ist besser, die wichtigsten Funktionen zur Hand zu haben, als sich mit einem Tool abzumühen, das die Leute überfordert. Zuvor war ich den ganzen Tag lang damit beschäftigt, Das System zu pflegen.“
Reporting: Das Team kann sich nun besser auf die Berichte konzentrieren als früher, denn vor Personio war das immer eine sehr mühsame Aufgabe. Nun ist es ein Prozess, der höchstens fünf Minuten dauert. Ruth erklärt: „Das Reporting mit Personio ist wirklich hilfreich. Mit ein paar Klicks sind die gewünschten Felder ausgewählt und schon hat man einen Report."
Employee Self Service: Früher erhielt das Team eine Vielzahl an E-Mails oder Slack-Nachrichten, die zur Aktualisierung von Personaldaten, wie z.B. Adressänderungen, aufforderten. Die Masse an Anfragen führte dazu, dass Informationen oder Updates leicht verloren gingen. Heute können die Mitarbeitenden diese Änderungen ganz einfach selbst vornehmen. Das Personalteam wird durch Personio über Updates informiert, sodass anschließend die Lohnabrechnung angepasst werden kann.
Und das pièce de résistance… Personio Surveys
Als das Team zum ersten Mal Personio Surveys nutze, klappte es laut Sumi auf Anhieb hervorragend: „Personio Surveys erfüllte all unsere Anforderungen und insbesondere die Templates waren sehr nützlich. Wir können heute innerhalb von fünf Minuten eine Umfrage aufsetzen. Die Erstellung von kompakten, einfach auszufüllenden Umfragen mit Personio ist perfekt - die Mitarbeitenden kennen und vertrauen Personio und das Ausfüllen funktioniert problemlos. Wir wollten vermeiden, dass Umfragen für unsere Mitarbeitenden zu viel Zeit in Anspruch nehmen.“
Da das Umfrage-Tool in einem System integriert ist, dem die Mitarbeitenden bereits vertrauen, fallen die Antworten heute besser und ehrlicher aus. Sumi erläutert: „Wir möchten, dass die Mitarbeitenden z.B. bei einem Engagement Survey ehrlich darüber Auskunft geben, wie sie die Dinge sehen. Und da bei Personio die Vertraulichkeit gewährleistet ist, sind die Chancen höher, dass die Mitarbeitenden sagen, was sie wirklich denken.“
Wir haben nicht nur von den Umfragevorlagen profitiert, sondern konnten auch durch die von Personio vorgeschlagenen Fragen Zeit sparen. Ruth legt dar: „Eigene Fragen zu entwerfen kostet enorm viel Zeit. Dabei ist es wirklich wichtig, wie man eine Frage stellt: Soll es eine offene Frage sein? Wie werden die Mitarbeitenden eine Frage interpretieren?“ Durch die Nutzung der Vorschläge konnte das Team laut Ruth sowohl Zeit als auch Geld sparen.
Auch die Erfassung von Mitarbeitenden-Feedback in einem System ist nicht nur einfacher für das HR-Team, sondern erwies sich auch als enormer Vorteil für die Mitarbeitenden: „Mitarbeitende können den Survey auch ganz einfach von ihrem Personio-Konto aus starten. Es ist ein selbsterklärender und intuitiver Prozess“, sagt Sumi.
Insbesondere drei Elemente von Personio Surveys führen für das People Team zum Erfolg: Zum einen die Tatsache, dass die Beteiligungsquote bereits während einer laufenden Umfrage überprüft werden kann. Zweitens sind automatische Erinnerungen an die Mitarbeitenden hilfreich, um die Beteiligungsquote ohne zusätzlichen manuellen Aufwand für das HR-Team zu erhöhen. Und drittens ist die Vertraulichkeit, die das System bietet, „essentiell wichtig“: Laut Ruth fühlen sich die Mitarbeitenden bei einer Umfrage nun sicher, völlig ehrlich darüber Auskunft zu geben, wie sie die Dinge sehen.
„Vertraulichkeit ist die Grundlage für valide Ergebnisse. Mitarbeitende vertrauen Personio als System. Sie haben gute Erfahrungen damit gemacht. Das fördert die Bereitschaft der Mitarbeitenden, die Fragebogen auszufüllen und ihre Gedanken und Ansichten mitzuteilen.“
“Ich empfehle Personio Surveys definitiv weiter. Insbesondere wenn Unternehmen Personio bereits als Personalsystem verwenden, ist das Surveys Add-on unabdingbar. Die Erstellung von Umfragen ist kinderleicht. Und die automatischen Erinnerungen sind sehr praktisch. Man kann im Handumdrehen eine Umfrage starten, Fristen festlegen und Antworten erhalten. - Sumi Nair, People Experience Manager
Ein echter Vorteil von Personio ist der Support. Sumi erklärt: „Es werden großartige Veranstaltungen angeboten, die stets überaus informativ sind. Ich versuche, an den meisten Webinaren zu Produktaktualisierungen teilzunehmen. Es werden auch ständig Updates für das System bereitgestellt. Innerhalb von zwei Jahren hat sich sehr viel geändert. Das Feedback von den Kundinnen und Kunden wird sehr ernst genommen, das finde ich großartig.“
Ruth rühmt die Unterstützung, die Personio dem Unternehmen während einer Zeit der Veränderungen geboten hat: „Das Support-Team von Personio ist wirklich professionell und hilfsbereit. Es ist ein tolles Team, das uns bei unseren individuellen Anforderungen enorm geholfen hat. Wir wollen weiter wachsen uns Personio hilft uns dabei als starker Partner für People-Themen.“
Aber vor allem konnten sich Circle Economy dem widmen, was das Kernanliegen aller HR-Fachkräfte ist: dem Kontakt zu den Mitarbeitenden. „Personio verschafft uns Zeit für strategische Themen, z.B. zu Entwicklung und Fortbildung – wir müssen nicht mehr über Datenänderungen im System sprechen, sondern können sinnvolle Gespräche über andere Projekte führen.“
Dank diesem effizienten System entfiel sogar die Notwendigkeit für einstmals unerlässliche Meetings, wie Ruth erklärt: „Ich habe in HR-Teams gearbeitet, die jede Woche ein Meeting hatten, das nur dazu diente, alle auf den aktuellen Stand zu bringen und sicherzustellen, dass alle benötigten Informationen vorlagen. Nun kann ich voll und ganz darauf vertrauen, dass das System diese Aufgabe übernimmt. Ich kann auf alle Informationen zugreifen, wenn ich sie brauche.“
