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Degura

Lohnabrechnung in Minuten statt Tagen

Industrie: Software

Über das Unternehmen: 2018 in Berlin gegründet, ist Degura heute ein schnell wachsendes HR-Tech SaaS Startup, das nicht nur ein nutzerfreundliches Portal für die betriebliche Altersvorsorge (bAV) entwickelt hat. Degura transformiert gleichzeitig den gesamten Prozess der bAV und verbindet Arbeitnehmer:innen, Arbeitgeber und Versicherungen direkt digital miteinander. Über 100 Kund:innen vertrauen Degura bereits und sparen bis zu 80 % des zeitlichen Aufwands bei der Administration einer bAV in ihren Personalabteilungen. Zudem ist Degura Personio Partner und bietet für den ultimativen Digitalisierung-Kick eine Schnittstelle zu Personio an.

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Stephanie Burgdorf
Stephanie Burgdorf

Head of People and Culture

Degura

Wie Degura mit Personio die eigene HR-Arbeit digitalisierte

Degura nutzt Personio bereits seit 2020. Mit dem Start von Stephanie Burgdorf als Head of People and Culture bei Degura im April 2022 nahm die ohnehin fruchtbare Zusammenarbeit zwischen Degura und Personio nochmals an Tempo auf. „Wir haben weitere Settings und Workflows neu aufgesetzt, um das Potenzial für Degura noch besser auszuschöpfen“, erzählt Stephanie.

Die Entscheidung für Personio als All-in-One HR-Lösung ist Degura leicht gefallen: Intuitive Bedienbarkeit, geringer Implementierungsaufwand und hohe Flexibilität bei individuellen Workflows passten perfekt zur digitalen DNA von Degura. „Dank Personio profitieren wir im HR heute vor allem von einer großen Zeitersparnis bei allen administrativen Prozessen. Zusätzlich wurde die Zusammenarbeit zwischen den unterschiedlichen Departments zum Beispiel im Bereich Onboarding wesentlich einfacher“, so Stephanie.

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Mit Personio haben die Mitarbeitenden Ownership über ihre eigenen Daten und sind damit sofort in die internen Prozesse eingebunden.

2023 sollte die Lohnabrechnung neu aufgestellt werden. “Degura bietet selber eine Schnittstelle (API) zu Personio für unsere eigene Degura Pension Cloud an, unser bisherige Softwareanbieter für die Lohnabrechnung verfügte nicht über eine API-Anbindung zu Personio und hat seinen Service in Deutschland Anfang 2023 komplett eingestellt. Somit waren wir mehr als begeistert zu hören, dass Personio eine eigene Lohnbuchhaltung anbietet”, berichtet Stephanie.

Die Herausforderung: Lohnabrechnung in drei Monaten komplett neu aufsetzen

„Die mühevolle Aufgabe der Lohnabrechnung wollten wir unbedingt automatisierter und standardisierter gestalten. Durch die fehlende API-Anbindung mussten wir sämtliche relevanten Daten doppelt pflegen. Einmal in der digitalen Personalakte von Personio und zusätzlich im System des vorherigen Anbieters. Das geschah manuell, war enorm fehleranfällig und kostete viel Zeit“, erinnert sich Stephanie. „Wir waren gerade bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht effizient genug. Das wollte ich unbedingt ändern.“

Deguras Mindestanforderung für eine Payroll-Lösung war eine Schnittstelle zwischen den Systemen, das Idealziel eine Single Source of Truth für alle Personal- und Abrechnungsdaten. Als im Februar 2023 die Information bei Degura ankam, dass der vorherige Payroll-Anbieter seine Dienstleistung zu Ende April 2023 einstellen will, musste schnellstmöglich eine neue Payroll-Lösung her. Da war es mehr als eine glückliche Fügung, dass Stephanie Ende 2022 Degura als Beta-Kunden bei Personio angemeldet hatte, weil sie auf der Personio H.U.G. von spannenden Neuentwicklungen im Bereich Payroll erfahren hatte. „In dieser herausfordernden Situation hatten wir nun plötzlich die Option, die Beta-Version von Personio Payroll einzusetzen. Für mich war sofort klar: HR und Payroll in einem Tool – das ist für Degura die optimale Lösung, weil wir ja selbst digital denken.“ 

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‘Egal, was passiert. Wir bekommen das hin.‘ Als ich diesen Satz von Personio hörte, war ich sicher, dass wir in der kurzen Zeit die Implementierung schaffen werden.

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Mitarbeitende
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% weniger Zeitaufwand für die Lohnabrechnung
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Standort in Berlin

“Wir sparen mit Personio Payroll jetzt 85 % der Arbeitszeit in der Lohnabrechnung.”

Implementierung mit Highspeed: Vertrauensvolle Zusammenarbeit

Sowohl für das Personio Payroll Team als auch für Degura war die Herausforderung enorm groß. „Zugegeben, ich war angesichts der Kurzfristigkeit auch etwas nervös. Doch als mir meine Personio Ansprechpartnerin im März sagte ‚Zusammen bekommen wir es hin, dass alle eure Mitarbeitenden Ende Mai pünktlich ihre Gehälter erhalten‘, habe ich mich abgeholt gefühlt“, erinnert sich Stephanie. 

Mit einem strukturierten Projekt- und Zeitplan, transparenter Kommunikation und regelmäßigen Updates gelang es, die Implementierung der Beta-Version von Personio Payroll bei Degura innerhalb von nur zweieinhalb Monaten durchzuführen. „Ich musste mich darauf verlassen, dass es funktioniert. Und es hat funktioniert. Auch dank des sehr persönlichen Kontakts zum großartigen Team von Personio. Wir haben alle etwas geschwitzt, aber bei allem Stress hat es auch Spaß gemacht!“

Dass sich die Beta-Version von Personio Payroll als digitaler Volltreffer erwies, begeistert Stephanie. „Durch Personio Payroll haben wir endlich alle relevanten Daten in einem System. Was mich besonders fasziniert: Jede Änderung in der Personalakte wird in Echtzeit mit der Gehaltsabrechnung synchronisiert und ist sofort auf dem Lohnzettel sichtbar!“

Der neue Payroll-Prozess bei Degura: Lohnabrechnung in Minuten statt Tagen

Wie sieht der neue Prozess bei Degura heute am Beispiel eines neu eintretenden Team-Mitglieds aus? Mit dem Zugang zu Personio erhält der Mitarbeitende seine Onboardingaufgaben, füllt sein Mitarbeiterprofil aus und lädt notwendige Bescheinigungen hoch. Dann kommt HR ins Spiel und ergänzt die Payroll-Details wie Gehalt, bAV-Information, ÖPNV-Zuschuss etc.. Um den 20. eines Monats gibt es dann einen finalen Check.

Sollten Infos von Mitarbeitenden fehlen oder fehlerhaft sein, weist Personio Payroll die HR automatisch darauf hin. Erst wenn alles passt, klickt HR den Genehmigen-Button und die automatisierten Prozessschritte werden ausgelöst. Dazu zählen Meldungen an Behörden, das Einspielen der Lohnabrechnung in die digitale Personalakte, die dann sofort abrufbar ist, und natürlich die Auszahlung über die Finanzabteilung. Von Anfang bis Ende – alles digitalisiert.

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Super hilfreich für HR ist die Übersicht, in der ich alle Änderungen und auch Fehler sofort sehe. Personio Payroll ist ein Garant für eine reibungslose Abrechnung ohne Komplexität und Zeitdruck.

„Ich habe den Prozess schon so verinnerlicht, weil er mich in seiner Kürze und Konsequenz begeistert. Wir müssen in der digitalen Welt schnell und verlässlich sein. Fehler in der Lohnabrechnung können wir uns nicht erlauben. Personio Payroll ist ein Garant für eine reibungslose Abrechnung ohne Komplexität und Zeitdruck.“

Mit Personio Payroll konnte Degura den Prozess der Lohnabrechnung auf ein ganz neues Level bringen. „Die Zeitersparnis im Vergleich zum Vorgängersystem ist immens. Meiner Einschätzung nach sparen wir uns 85 % der bisher für Lohnabrechnung aufgewandten Arbeitszeit, auch weil die Mitarbeitenden ihre Daten eigenständig managen können. Ich bin mehr als zufrieden, denn wir haben jetzt wirklich ein HR-Tool für alles. Und unser Spielraum für strategische Themen wie Employee Retention, People Development und People Analytics wächst gewaltig.“

HR Erfolgsgeschichte Personio & Degura: Personio Payroll

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