Aus zwei mach eins oder mit dem Turbo zum HR Helpdesk

2021 führte Getsafe zusätzlich das HR Helpdesk von Back ein, einem Integrationspartner von Personio. „Grund war Corona, denn vor der Pandemie hatten wir eine ausgeprägte Office First-Kultur, die konnten wir dann nicht mehr leben. Damit fiel auch der direkte Draht zu HR schlagartig weg. Uns erreichten dann natürlich viele Anfragen unserer Getsafees, die wir dann aufwändig prüfen, zur passenden Person weiterleiten, priorisieren und bearbeiten mussten. Von Fragen zu Steuererklärungen über Formulare zu Kita-Zuschüssen war alles dabei. Ein Zeitfresser! Außerdem hatten wir keine Übersicht über den Status der Anfragen, weil diese im persönlichen Slack-Chat gepostet wurden“, erinnert sich Anna-Lena. „Und wenn dann jemand krank wurde …“

Die Lösung hieß Back. Das System wurde innerhalb kurzer Zeit in das Kommunikationstool Slack integriert, sodass Mitarbeitende ihre Anfragen in dem bereits bekannten System stellen konnten. Die Anfragen in Slack werden automatisch als HR-Tickets in Back übertragen, wo die HR Manager:innen sie schnell und reibungslos verteilen, zuordnen und bearbeiten konnten. Auch ein Tracking über die Response-Rate wurde so möglich, damit konnte das People-Team von Getsafe die eigenen Service-Level überprüfen. „Nichts fiel mehr unter den Teppich.“

Die wichtigste Erkenntnis: Jede Anfrage kam via Ticket bei der zuständigen und passenden Mitarbeitenden in HR an – damit wurden Ressourcen und Zeit gespart. „Dank Conversations konnten wir die Employee Experience auf ein neues Level heben. Jeder wusste, in welchem Status sich sein HR-Ticket gerade befindet. So geht einfache, effektive und transparente Kommunikation.“

Personio zog aus dieser Erkenntnis neue Lehren. Deshalb kann sich Getsafe auf ein neues Feature freuen, das die Stärken von Back in Personio integriert: Personio Conversations. Eine HR-Helpdesk-Lösung, die sich nahtlos in das bestehende System einfügt. „Ich sehe klar den Vorteil, dass wir durch Personio Conversations nicht mehr parallel auf zwei Dashboards arbeiten müssen, sondern alle Infos auf einen Blick in Personio einsehen können“, beschreibt Anna-Lena die Chancen. “Auch freue ich mich darauf, dass wir dann im HR-Ticket die Profilinformationen der Mitarbeitenden sehen können, die sie in Personio hinterlegt haben.”

Personio Conversations fungiert als Concierge für alle Mitarbeitenden und als zentrale Anlaufstelle für alle Anfragen an das HR-Team. Das bedeutet, dass die Bereitstellung von HR-Dienstleistungen für das HR-Team skalierbar wird, während die Mitarbeitenden jederzeit schnelle und einheitliche Antworten erhalten. Im Gegensatz zu den meisten anderen Ticket-Systemen ist Personio Conversations speziell für Personal-Tickets und die Anforderungen eines modernen HR-Teams konzipiert. Und die damit einhergehende Vereinfachung in der Tool-Landschaft ist ohnehin eine zentrale Aufgabe für Unternehmen. Einer Personio-Studie aus dem Jahr 2021 zufolge geben fast 50 Prozent der Mitarbeitenden an, zu viele digitale Tools nutzen zu müssen. Eine Entwicklung, die von Remote und Hybrid Work massiv gepusht wurde und wird.

Aus zwei mach eins lautet also die Zauberformel von Personio Conversations – wichtig dafür ist laut Anna-Lena vor allem eine permanente Datensynchronisierung. Denn somit kann sie sicherstellen, dass die gesamte Kommunikation von einem Ort geführt wird, an dem HR den Überblick über alle Vorgänge behält, ohne das Tool wechseln zu müssen. Auch das in HR-Fragen so zentrale Thema Datenschutz deckt die neue Lösung ab – denn die Kommunikationswege von HR zum Mitarbeitenden sind strikt privat. Egal, über welchen Kanal ein Getsafee sein Ticket in Personio Conversations erzeugt, also über Slack, Teams oder Mail.