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HanseYachts AG

Produktivitätssteigerung im Recruiting? 80 Prozent!

Industrie: Fertigung, Schiffbau

Über das Unternehmen: Die HanseYachts AG gehört zu den großen Playern im Segel- und Motorbootbau. So ist das in Deutschland beheimatete und auch in Polen ansässige Unternehmen der zweitgrößte Hersteller von Segelbooten in Serienfertigung weltweit und bewegt sich in einem hoch attraktiven Markt.

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Andreas Grimm
Andreas Grimm

Executive Vice President Human Resources

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Personalarbeit vor Personio: Papier, Papier, Papier

Als Andreas Grimm im Januar 2023 als Executive Vice President Human Resources bei HanseYachts einstieg, bestand die HR-Abteilung aus neun Vollzeit- und zwei Teilzeitbeschäftigten. Und es herrschte eine völlige digitale Flaute. „Unser Vorstand hatte mir von Anfang an eine dringende Aufgabe mitgegeben: Digitalisierung. Mir war schnell klar warum: Die Personalarbeit basierte auf Papier. Unser HR-Alltag? Analog. Unsere drei Signature Moves? Hängeregistraturen, Aktenordner und dicke Unterschriftenmappen. Echte digitale Prozesse gab es nicht. Jedes Dokument wurde ausgedruckt und handschriftlich unterschrieben“, blickt Andreas schmunzelnd zurück. „Und die Kolleg:innen mussten neben den Papierarbeiten auch noch sechs isolierte Tools unter einen Hut bringen.“

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Hängeregistraturen, Aktenordner und dicke Unterschriftenmappen. Die Personalarbeit vor Personio war nichts als Papier.

Insbesondere die prall gefüllten Unterschriftenmappen waren Andreas ein Dorn im Auge. Aus zweierlei Gründen: hoher Zeitaufwand und erhebliches datenschutzrechtliches Risiko. Auch das Recruiting von HanseYachts gab nicht nur intern, sondern vor allem auch nach außen ein uneinheitliches Bild ab. Mehrere Kandidat:innen hatten dem Unternehmen die eher langsamen Reaktionszeiten auf ihre Bewerbungen zurückgespielt. In Sachen Tempo gab es also jede Menge zu tun, besonders da sich das Unternehmen dem Fachkräftemangel in der Fertigungsindustrie gegenüber sieht. Aber auch der Bewerbungsprozess an sich musste dringend optimiert werden. „Bewerbungsunterlagen trafen mal per Post, mal per E-Mail ein, Online-Bewerbungen über die Homepage waren nicht möglich.“

Das HR-Reporting spielte sich in diversen Excel-Tabellen ab, die durch manuelle Pflege fehlerbehaftet waren und somit von HR kaum als belastbare Grundlage für strategische Entscheidungen herangezogen werden konnte. Auch die Personalstammdaten wurden doppelt gepflegt – immer verbunden mit dem Risiko fehlerhafter Eingaben.

Entscheidung und Implementierung von Personio

Als es an die Entscheidung über ein ganzheitliches HR-Tool für HanseYachts ging, hatte Andreas den neuen Kurs von Anfang an klar Richtung Personio abgesteckt. „Meine Erfahrungen mit der Software seit 2019 auch bei anderen Unternehmen waren immer positiv. Personio ist aus meiner Sicht die eingängigste und vor allem intuitiv zu bedienende HR-Software. Dazu kommt ein weiteres, für mich unschlagbares Argument: Der Customer Support von Personio bewegt sich auf einem völlig anderen Qualitätslevel als dem der meisten anderen Anbieter im Markt. Es liegen Welten dazwischen“, begründet Andreas den Weg zu Personio.

Andreas‘ Erfahrungen aus vorangegangenen Implementierungen waren nun zwar hilfreich, aber „das war jetzt schon eine ganz andere Nummer, allein durch die Größe von HanseYachts. Dazu kam die Herausforderung durch die zahlreichen Mitarbeitenden in der Produktion, die ja alle keine E-Mail-Adressen haben. Nachdem wir, auch in enger Abstimmung mit Personio, einige Probleme aus dem Weg geräumt hatten, lief es wie geschmiert. Auch wenn die Implementierung am Ende etwas mehr als vier Monate gedauert hat – angefühlt hat es sich für mich eher wie vier Wochen“, so Andreas.

“Ich kenne kein HR-Tool, das einen besseren Customer Support liefert als Personio.”

Personalarbeit mit Personio: Produktivitätsbooster fürs Recruiting

„Auch wenn das jetzt vielleicht übertrieben klingen mag: Vor Personio war unsere Personalarbeit eher so vergangenes Jahrtausend und seit der Einführung sind wir digital unterwegs und gewinnen zwischen 8 und 10 Stunden pro Woche in der HR“, erklärt Andreas. Im Recruiting nutzt das HR-Team nun Standardtemplates für die Stellenanzeigen, die dann automatisch über Personio in die passenden Kanäle ausgespielt werden. Kandidat:innen erhalten sofort automatisierte Eingangsbestätigungen über ihre zentral einfließenden Bewerbungen und die verantwortlichen Teamleads und Manager reagieren seit Personio in „weniger als fünf Stunden“, weil sie dank Software immer auf dem aktuellen Stand sind. „Mit Personio können wir das Tempo im Recruiting boosten, denn das spielt im Wettbewerb um die besten Fachkräfte in unserer Industrie und besonders an unserem Standort in Deutschland eine ganz entscheidende Rolle“, erläutert Andreas.

On- und Offboarding-Prozesse wurden in Personio mit den damit verbundenen Aufgaben und Terminen in einem Workflow hinterlegt. Das ging sehr schnell, weil das HR-Team seine klaren Vorstellungen vorab in Prozessdiagrammen erfasst hatte. Damit sind auch jene Zeiten vorbei, in denen neue Mitarbeitende bis zu zwei Wochen auf einen Computer warten mussten. HanseYachts spart unnötige Kosten und macht die „Neuen“ vom ersten Tag an produktiv. Beim Thema Gehaltsabrechnungen fährt das Unternehmen noch bis Ende 2024 eine Doppelstrategie, um auch die zahlreichen „Blue Collars“ besser einbinden zu können. Die Mitarbeitenden in der Fertigung erhalten ihre Lohnabrechnungen noch persönlich im Kuvert, welches allerdings auch einen individualisierten Zugangscode enthält. Mit dem können sich die Beschäftigten an Work Stations in den Produktionshallen datenschutzkonform einloggen, ihr Profil abrufen und die Abrechnung zusätzlich downloaden. Für alle anderen Mitarbeitenden läuft dieser Prozess bereits rein digital. „Und deshalb sparen wir hier schonmal eine Menge Papier- und Druckkosten.“

Endlich Zeit für strategische HR-Arbeit

Das HR-Team hat mit dem Einsatz von Personio vor allem die Qualität seiner Arbeit verbessert. „Unser eigener Anspruch und der Anspruch des aktuellen Teams an Arbeitsqualität, Vertrauen und Zuverlässigkeit sind extrem hoch. Dabei hilft uns Personio enorm weiter. Die meiste Zeit gewinnen wir durch die E-Signature. Vorbei sind die Zeiten der Unterschriftenmappen – das spart den Vorständen Zeit und macht auch HR deutlich produktiver. Andreas und sein Team haben jetzt endlich Zeit, strategische HR-Themen zu bearbeiten. Dazu zählen etwa das Entwickeln globaler Strukturen für das Unternehmen, eine Neugestaltung des Gehaltsprozesses und das so wichtige Thema Aus- und Weiterbildung, um HanseYachts aus Personalsicht zukunftssicher aufzustellen.

Wie soll es weitergehen mit Personio und HanseYachts? „Ich sehe Personio für uns als das ganzheitliche Tool, in dem ich alles abbilden kann, von der Zeiterfassung über die digitale Personalakte bis zur Gehaltsabrechnung. Schluss mit nicht funktionierenden Schnittstellen zwischen diversen Tool-Silos und zahllosen Aktenordnern. Wir haben jetzt die digitalen Segel gesetzt.“

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