Partner auf Augenhöhe – für eine starke Zivilgesellschaft

„Engagiert für Engagierte“. Unter diesem Slogan bringt das Münchner Sozialunternehmen seit 1995 Stiftungen, Unternehmen und Non-Profit-Organisationen (NPO) zusammen. „Einfach gesagt, nehmen wir dabei eine intermediäre Rolle ein, zwischen denen, die etwas geben, und denen, die etwas benötigen. Wir versuchen, effektive Strukturen, Services und Prozesse zu schaffen, damit mehr bürgerschaftliches Engagement stattfinden kann“, erläutert Clemens Frede, seit 16 Jahren als Geschäftsführer für den Bereich Unternehmen & Non-Profits im Haus des Stiftens verantwortlich. 

Die Fakten in diesem Kontext sind beeindruckend: Haus des Stiftens agiert bei etwa 120 Unternehmen als Umsetzungspartner für Corporate Citizenship-Aktivitäten wie etwa vergünstigte Software-Lösungen, Spenden- oder Wissenskampagnen. Von diesem unternehmerischen Engagement wiederum profitieren etwa 1.600 Stiftungen und 90.000 Non-Profit-Organisationen in Deutschland und Österreich. Deshalb geht es bei der Umsetzung vor allem um „Skalierung und Digitalisierung“, wie Sarah Hermes, Leiterin des Portals Stifter-helfen - IT für Non-Profits von Haus des Stiftens, betont.

Die Digitalisierung ist auch für Haus des Stiftens selbst ein strategisches Anliegen. Vor dem Einsatz von Personio war das eigene Personalmanagement bestimmt durch den Einsatz von “viel Excel und anderen Hilfslösungen”, wie sich Clemens erinnert. Als sich 2019 während einer intensiven Wachstumsphase die Zahl der Mitarbeitenden nahezu verdoppelte, „stießen wir mit diesem nicht skalierungsfähigen Setting und lediglich zwei HR-Vollzeitstellen schnell an unsere Grenzen. Das war nicht zukunftsfähig und die stetig wachsenden inner- und außerbetrieblichen Anforderungen taten ein Übriges.“ Mit der Einführung von Personio im Sommer 2019 und der daraus resultierenden Single Source of Truth-Lösung bei der Datenhaltung wurden sämtliche HR-Prozesse bei Haus des Stiftens deutlich einfacher, besser und schneller.

Sarah erinnert sich: „Gerade im Hinblick auf unsere zunehmend dezentrale Arbeitsorganisation und den enormen Personalzuwachs kurz vor der Pandemie hat sich der Umstieg für uns voll gelohnt. Im Recruiting sind Abstimmungsprozesse im Hinblick auf die konkrete Auswahl von Kandidat:innen durch Personio deutlich schlanker und schneller geworden. Außerdem war die Software voll in unsere IT-Landschaft integrationsfähig und ist sehr schnittstellenoffen. Ich denke da an die DATEV-Integration für die Lohnbuchhaltung.“ Aber nicht nur die Features und der 50-Prozent-Non-Profit-Rabatt, sondern auch die geographische Nähe in München beeinflusste die Entscheidung pro Personio. 

„Personio ermöglicht es uns, die Personalstrategie auf Basis von Kennziffern und eines strukturierten Berichtswesens viel einfacher, schneller und effektiver zu organisieren. Das läuft jetzt per Mausklick. Für mich als Geschäftsführer ist das ein starkes und wichtiges Asset. Es vergeht kaum ein Tag, an dem ich mir nicht mindestens einen Personio-Bericht ziehe. Das macht es mir in der Steuerung und bei Planungsprozessen wesentlich einfacher. Wir sind in den Prozessen um 100 Prozent schneller geworden“, so Clemens. 

Der Geschäftsführer betont außerdem die Bedeutung einer verlässlichen und skalierbaren Digitalstrategie für die intermediäre Rolle im eigenen Ökosystem von Haus des Stiftens: „Software-Ausfälle sind für uns als Unternehmen zwar unangenehm, aber für die 1500 Stiftungen und 90000 NPOs, die an uns hängen, sind sie der worst case. Deshalb müssen wir als gemeinnützige Infrastruktur, über die wir Dritte befähigen, maximal stabil und professionell organisiert sein.“

Für Haus des Stiftens ist es daher alternativlos, mit Industriestandards zu arbeiten, damit die positive gesellschaftliche Wirkung des Ökosystems nicht ergebnislos verpufft. Für Sarah und Clemens ist es unerlässlich, dass Non-Profit-Organisationen, besonders im Personalbereich, auf dem neuesten Stand der Technik bleiben, um professionell und compliant zu agieren. „Personaldaten sind extrem sensibel. Eine starke Lösung wie Personio kann Sicherheit garantieren. Und wenn man eine tolle Plattform hat, steigt die Zufriedenheit bei allen Mitarbeitenden, nicht nur im Personalbereich.“

Übrigens kommen bei Haus des Stiftens neben Personio auch CRM- und ERP-Systeme zum Einsatz. Diese ermöglichen es, ein gutes und effizientes Datenmanagement betreiben und gewährleisten zu können. Zum Nutzen von Partnern und Kunden.