HORIZONT e.V.
Größte Aufgabe: Zentralisierung der HR-Arbeit
Industrie: Nonprofit Sektor
Über das Unternehmen: Die von der Schauspielerin Jutta Speidel gegründete Münchner Initiative HORIZONT konnte bisher rund 2.800 Menschen in ein selbstbestimmtes Leben begleiten. Im HORIZONT-Schutzhaus erhalten wohnungslose Kinder und Mütter ein Zuhause auf Zeit und ganzheitliche Betreuung unter einem Dach.
Sabrina Lang
Personal und Buchhaltung
Die Herausforderung
Das HORIZONT-Haus Domagkpark bietet seit 2018 dauerhaften Wohnraum für Kinder, Mütter und sozial benachteiligte Familien. Es versteht sich als ein Ort der Begegnung mit vielen soziokulturellen Angeboten, die auch der Öffentlichkeit zur Verfügung stehen. Als gemeinnütziges Unternehmen der Sozialbranche stand HORIZONT gleich vor mehreren konkreten Herausforderungen im Personalsektor. Eine wichtige und permanente Aufgabe für das HR-Team war und ist die Personalgewinnung und Rekrutierung im heiß umkämpften Fachkräftemarkt. „Denn für unsere Häuser suchen wir primär Erzieher:innen, Sozialarbeiter:innen und Sozialpädagog:innen“, berichtet Sabrina Lang, Mitarbeiterin im Bereich Personal und Buchhaltung. Sie weiß, dass sie dabei neben dem Recruiting vor allem die Mitarbeiterbindung im Blick haben muss.
„Unser Hauptproblem vor Personio war allerdings die dezentral gesteuerte Personalverwaltung. Viel Detailarbeit lief in den Häusern direkt ab. Und durch das starke Wachstum der Belegschaft seit 2018 mussten und wollten wir automatisierter und auch zentraler in unseren Prozessen werden.“ Ein Löwenanteil der HR-Arbeit steckte in organisatorischen und verwaltenden Tätigkeiten. Natürlich gab es auch vor Personio schon klare Abläufe, „allerdings primär analog ausgerichtet. Wenn man so will, waren die Ideen zwar in unseren Köpfen verankert, aber noch nicht digital durchmodelliert“, erläutert Sabrina.
Weiterhin gab es keinen gemeinsamen Zugriff auf die Personalunterlagen bei den drei Standorten des Unternehmens. Natürlich lagen die klassischen Akten in der Geschäftsstelle von HORIZONT, doch in den Häusern wurde oftmals eine doppelte Ablage geführt, Informationen per Email bei der HR angefragt. Auch die Zeiterfassung über ein separates digitales Tool war kein Fortschritt – weil zu kompliziert in den Augen der Belegschaft.
Keine zentralisierten und automatisierten HR-Prozesse
Doppelte Ablage über Standorte hinweg
Zu wenig Zeit für strategische HR-Arbeit
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“Mit dem neuen Haus 2018 und dem damit verbundenen Wachstum der Belegschaft wollten wir zentraler und automatisierter arbeiten.”
Die Entscheidung
Das Anforderungsprofil an potenzielle Systeme hatte es in sich: allen voran die Kostenfrage. So mussten die monatlichen Kosten eines HR-Tools möglichst gering sein, da sich HORIZONT als gemeinnütziger Verein mit angeschlossener Stiftung vor allem über Spenden finanziert. Und in naher Zukunft Wachstum plant – so soll ein drittes Haus entstehen und die Belegschaft entsprechend wachsen.
Die geringen monatlichen Kosten waren ein starkes Argument für Personio. Für gemeinnützige Unternehmen ist das ein zentraler Punkt.
Außerdem sollte das Tool vor allem verständlich, übersichtlich und bedienerfreundlich sein. „Viele unserer Kolleg:innen arbeiten am und mit den Menschen und sind es schlichtweg nicht gewohnt, täglich am Computer zu sitzen. Das mussten wir bei der Auswahl des Systems beachten“, erläutert Sabrina die besondere Gemengelage. Weiterhin sollte eine Zeiterfassung im Tool integriert, die Möglichkeit der individuellen Prozessgestaltung gegeben sein und das System cloudbasiert laufen. „Vor allem, weil wir uns als modernes Unternehmen in der Sozialbranche sehen und mit der Zeit gehen möchten“, ergänzt Sabrina.
Erfolgreiche Implementierung
Der Implementierungsprozess lief bei HORIZONT primär über Sabrina, die sich intensiv mit allen Details beschäftigen konnte. „Das war alles sehr unkompliziert. Ich hatte feste wöchentliche Termine mit meiner Ansprechpartnerin, in denen wir gemeinsam die anstehenden Todos erarbeitet haben. Außerdem hatten wir genügend Vorlaufzeit eingeplant, auch um unsere Mitarbeiter:innen bei der Einführung des neuen Systems intensiv begleiten zu können.“
Das Ergebnis
Standardprozesse wie On- und Offboarding und auch das Recruiting laufen mit Personio komplett automatisiert, die Zeiterfassung ist im Tool integriert. Dokumente werden auch von den Führungskräften ganz einfach aus den Dokumentvorlagen erstellt. Die automatische Erinnerungsfunktion erleichtert ebenfalls viele Prozesse. Alle Führungskräfte und Mitarbeiter:innen haben über die digitale Personalakte nun einen direkten Zugriff auf die für sie relevanten Daten, was auch zu kürzeren Kommunikationswegen führt. Für Sabrina ergibt sich durch Personio eine Neuorientierung und Neubewertung ihrer HR-Aufgaben. „Aktuell nehme ich das als echten Prozess wahr. Natürlich gehört Personalverwaltung weiterhin zu unserem Job, denn auch Personio muss verwaltet werden, doch die Software nimmt uns hier manuelle Arbeit ab und liefert uns mit ein paar Klicks gute Übersichtslisten.“
Unsere Personalarbeit ist seit Personio wirklich im Fluss.
Sabrina investiert ihre Zeit gerne in neue HR-Prozesse. Das Aufgabenspektrum von HR hat sich inhaltlich erweitert, mit neuen Projekten wie z.B. Programmen für Mitarbeitergesundheit, der Organisation eines kreativen Mitarbeiter:innen-Team-Tages und der Einführung eines Intranets. „Unsere Rolle wandelt sich. Wir sind als HR in unserem Selbstverständnis gewachsen. Oder anders gesagt: Die Personalarbeit bei uns befindet sich jetzt im Fluss und es können schöne, für alle interessante und gewinnbringende Projekte gestartet werden”, so Sabrina.
Auch die so wichtige Bindung der Mitarbeiter:innen an HORIZONT hat durch Personio laut Sabrina neuen Schub erhalten. „Ich weiß, dass es viele Kolleg:innen sehr schätzen, mit dem neuen Tool zu arbeiten. Insbesondere die Führungskräfte geben mir positives Feedback. Sie können jetzt direkt auf wichtige Daten zugreifen und fühlen sich vor allem beim Recruitingprozess viel stärker eingebunden als vorher.“
Organisation eines Mitarbeiter:innen-TeamTages
Einführung eines Intranets
Aufsetzen eines Programm für die Mitarbeiter:innen-Gesundheit
Das Lieblingsfeature
Sabrina weis insbesondere den automatisierten On-und Offboarding-Prozess zu schätzen. „Ich mag es einfach, wenn ich klare To-Dos habe und die dann sukzessive abarbeiten kann. Ich bin ein Fan klarer und eindeutiger Prozesse. Da fühle ich mich sicher und gut aufgehoben.“
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