Institut für Molekulare Biologie gGmbH
Den Forschenden flexibel den Rücken freihalten
Industrie: Bildung & Forschung
Über das Unternehmen: Das Institut für Molekulare Biologie gGmbH (IMB) ist ein außeruniversitäres Exzellenzzentrum auf dem Campus der Johannes-Gutenberg-Universität Mainz. Das IMB betreibt Grundlagenforschung in der Epigenetik, Genomstabilität und der Alternsforschung. Am IMB arbeiten zurzeit ca. 250 Menschen aus 40 Ländern. Das Institut wird seit der Gründung 2010 von der Boehringer Ingelheim Stiftung und seit 2020 vom Land Rheinland-Pfalz finanziell gefördert.
Kerstin Kiel
Head of Human Resources
Die Herausforderung
„Die Personalarbeit am Institut für Molekulare Biologie (IMB) ist anders. Einfach ganz anders als in einem Wirtschaftsunternehmen‘“, erklärt HR-Leiterin Kerstin Kiel die Herausforderungen an moderne HR in der Forschung. Auf dem Campus der Mainzer Johannes-Gutenberg-Universität betreiben internationale Wissenschaftler:innen am IMB seit 2011 wichtige Grundlagenforschung in den Fachgebieten Entwicklungsbiologie, Epigenetik, DNA-Reparatur und Alternsforschung. Kerstin hat sich das ehrgeizige Ziel gesetzt, den Forschenden den Rücken von „Alltäglichem und Administrativem“ möglichst freizuhalten. Die individuelle Ansprache der unterschiedlichen Mitarbeiter:innengruppen basiere dabei auf einer umfassenden Betreuung durch HR. “Bei uns arbeiten angestellte Wissenschaftler:innen, Forschende mit Gaststatus, Doktoranden, Verwaltungsmitarbeiter:innen, Bachelor- und Master-Studierende, Praktikant:innen und Auszubildende. Außerdem vergibt das IMB Forschungsstipendien“, erläutert Kerstin. „Dafür muss HR sehr flexibel und lösungsorientiert denken. Wir brauchen immer den Blick über den Tellerrand, damit uns die Mitarbeitenden als echten Servicepartner wahrnehmen.“
Keine einfache Aufgabe, weil bis Dezember 2019 gleich drei Software-Tools im Einsatz waren – für Personalverwaltung, Lohnabrechnung und Statistiken. Doch zwischen diesen Datensilos gab es keine Schnittstellen, es war umständlich wichtige Informationen in allen Tools bei den manuellen Arbeitsprozessen konsistent zu halten. Zentraler Workaround für die fehlenden digitalen Workflows war laut Kerstin ein „reger Mailverkehr“. Auch wenn die Grundlagen der Personalarbeit also mehr oder weniger digital waren, wurde es höchste Zeit für „eine übergreifende und ganzheitliche Lösung“, wie Kerstin betont. „Wegen der hochgradig unterschiedlichen Beschäftigungsverhältnisse wollten wir unbedingt ein Tool, das wir individuell anpassen können. Denn nicht jede:r Mitarbeiter:in benötigt die gleichen Vorgänge. Mitarbeiter:innen aus dem nicht-EU-Ausland etwa erhalten bei uns Unterstützung bei Visa-Angelegenheiten. Das benötigt ein New Starter aus der EU zum Beispiel nicht. Dafür jedoch erhalten beide Gruppen Unterstützung bei Themen wie Wohnungssuche, Krankenversicherung, Bankverbindung und ähnlichem.“, ergänzt die HR-Leiterin.
Unser Hauptproblem bestand in den drei voneinander isolierten HR-Tools – Informationsverluste waren da vorprogrammiert.
Drei zentrale Herausforderungen musste das neue HR-Tool abdecken. Zum einen sollten alle Mitarbeiter:innen direkten Zugriff auf ihre Personaldaten erhalten, zum anderen gab es die Anforderung an eine komplett englische Sprachversion. „Ohne die hätten wir gerade unseren ausländischen Mitarbeiter:innen keine serviceorientierte und zukunftsfähige Software an die Hand geben können. Englisch ist nun mal die Sprache in der Forschung.“ Am dringlichsten aber war der Wunsch nach einer All-in-One-Lösung, „um endlich den unweigerlichen Informationsverlusten durch die Software-Silos Adé sagen zu können“, resümiert Kerstin.
Drei voneinander isolierte Software-Tools
Reges E-Mail-Ping-Pong
Kaum Zeit für strategische Personalarbeit
Informationsverluste durch manuelle Prozesse
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“Unser Hauptproblem bestand in den drei voneinander isolierten HR-Tools – Informationsverluste waren da vorprogrammiert.”
Die Entscheidung
Im Sommer 2019 begann der Auswahl- und Analyseprozess für die neue HR-Lösung. „Wir haben den Markt sondiert, Angebote eingeholt und diese dann im Detail verglichen. Die Entscheidung für Personio fiel recht schnell und einstimmig. Vor allem, weil die Software in puncto Sprachversionen und Modularität damals inhaltlich einfach alternativlos war“, erinnert sich Kerstin. Auch die vom Datenschutzbeauftragten klar formulierten Anforderungen an die Datensicherheit einer cloud-basierten Lösung konnte Personio problemlos erfüllen. „Immerhin geht es hier ja um hochsensible, personenbezogene Daten“ betont Kerstin. Als besonderen Pluspunkt sah und sieht sie die Möglichkeit, das Personio-Tool um einzelne Funktionen modular zu erweitern oder falls nötig den Nutzungsumfang auch wieder zu minimieren. Auch die individuelle Anpassbarkeit der Software hat das IMB überzeugt, etwa bei den einzelnen Datenfeldern. Und natürlich spielte die aktive Nutzung des Tools durch die Mitarbeiter:innen eine zentrale Rolle. „Wichtig ist das auch im Hinblick auf ein langfristig geplantes Personalwachstum. Zum Glück waren wir bei der Entscheidung für ein neues Tool, das uns in Sachen Digitalisierung ein gehöriges Stück nach vorne bringen sollte, völlig frei“, sagt Kerstin.
Erfolgreiche Implementierung
Im Rahmen der Implementierung, die nach knapp acht Wochen im Dezember 2019 abgeschlossen war, gab es bei Export und Import der Daten nicht mehr als die „üblichen kleinen Stolpersteine, die aber dank sehr professioneller Zusammenarbeit mit dem Personio-Team stets rasch aus dem Weg geräumt werden konnten.” Genauso reibungslos verlief auch der Einführungsprozess im Institut selbst. „Das war kurz und schmerzlos. Im Januar 2020 haben wir Personio mit Präsentationen und individuell angepasstem Handbuch den Mitarbeiter:innen vorgestellt.”
Bei der Einführung von Personio ging es rasch und unproblematisch zu. Manchmal muss man Dinge eben einfach nur machen.
Da Personio als selbsterklärend empfunden wurde, sei die Einführung des Tools auch bei den Forschenden am Institut auf positive Resonanz gestoßen. “Im Rahmen der Implementierung gestaltete sich der Kontakt zu Personio sehr eng und intensiv. Wir haben nicht nur schnelle, sondern auch die passenden Antworten erhalten”, fügt Kerstin hinzu.
Das Ergebnis
Heute blickt Kerstin hochzufrieden auf die Entscheidung pro Personio zurück. Vor allem die digitale Personalakte ist voll eingeschlagen. Die Mitarbeiter:innen haben vollen Datenzugriff und können Informationen, abhängig von den vergebenen Rollenberechtigungen, selbst anpassen. Das IMB nutzt momentan die Sprachversionen Deutsch und Englisch. „Für uns bei HR hat sich sehr viel zum Positiven gewendet. Denn durch die standardisierten und automatisierten Prozesse im Tool sparen wir jede Menge zeitliche Aufwände für administrative Tätigkeiten. Für uns ist jede freie Minute wichtig, da das HR-Team die komplette Palette der Personalarbeiten bespielt – einschließlich der Lohnbuchhaltung.“ Die durch Personio gewonnene Zeit investiert das Team jetzt in neue Projekte. Aktuell bauen Kerstin und Kolleg:innen den On- und Offboarding-Prozess aus, überarbeiten Workflows und tun das, wofür HR eigentlich da ist: “Wir sprechen persönlich mit den Menschen, kümmern sich um deren Probleme, helfen und unterstützen. Die strategische Personalarbeit war vor Personio eher ein Stiefmütterchen. Jetzt blüht sie voll auf“, schildert Kerstin den neuen HR-Alltag.
Auch von den Mitarbeiter:innen kommt nur positives Feedback – vor allem die Personio-App kommt gut an, weil damit ortsunabhängig viele Dinge direkt über das Smartphone angestoßen werden können. „Vom Urlaubsantrag über die Krankmeldung, die Mitarbeitende im wahrsten Sinn des Wortes von der Couch aus einreichen können, ohne sich an den Computer bewegen zu müssen. Die Hemmschwelle, das HR-Tool im beruflichen Alltag zu nutzen, ist dadurch sehr niedrig. Und auch die Führungskräfte werden entlastet, weil sie sämtliche Freigaben über die App erteilen können.“
Das Lieblingsfeature
Besonders angetan ist Kerstin von der Möglichkeit, per Mausklick einfach und schnell Statistiken und Auswertungen erstellen zu können. Endlose Excel-Tabellen gehören der Vergangenheit an. „Das hat mich vorher deutlich mehr Zeit gekostet – etwa beim Erarbeiten der Jahresberichte, für die ich Auswertungen zur Mitarbeiterentwicklung, Anzahl der Doktoranden und Nationalitäten benötige. Oder beim betrieblichen Eingliederungsmanagement und bei der Erstellung von Urlaubsrückstellungen unterstützen die mittels Personio erstellten Berichte sehr. Auch bei den verpflichtenden Statistiken für Ämter bin ich jetzt deutlich schneller unterwegs“, resümiert Kerstin. „Und wer weiß, wohin unsere Reise mit Personio noch geht. Das Unternehmen betrachtet die Software nicht als fertiges Produkt, sondern entwickelt es kontinuierlich weiter. Diese zukunftsorientierte Sichtweise vermittelt uns als Forschungsinstitut ein richtig gutes Gefühl für eine Partnerschaft auf Augenhöhe.“
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