HR-Arbeit zukunftsfest gestalten

Da durch die Corona-Pandemie zahlreiche Präsenzveranstaltungen im Landkreis Miesbach abgesagt werden mussten, konnte die REO die Recherche nach einem passenden HR-Tool konzentriert angehen. „Wir sind dann recht schnell bei Personio gelandet. Und waren innerhalb kürzester Zeit überzeugt“, erinnert sich Yilmaz an den Prozess. „Personio konnte all unsere zentralen Anforderungen voll erfüllen – und dies im gewünschten ganzheitlichen Tool.“

„Neben den ausgezeichneten Erklärvideos und den Webinaren hat uns vor allem die Begleitung auf persönlicher Ebene durch die Personio-Ansprechpartner sehr gut gefallen. Das war alles hochprofessionell. Ich habe mich immer rundum sicher und gut aufgehoben gefühlt – das ist nach meinen eigenen Erfahrungen nicht selbstverständlich. Bei allen, wirklich allen Fragen gab es konkret und schnell Hilfe“, beschreibt Yilmaz die Entscheidungsphase. Im Verlauf der sechswöchigen Implementierung gab es keine Probleme. Für die kontinuierlich weiterlaufende Projektarbeit der REO ein wichtiger Faktor. „Wir waren sofort startklar und auch die Kolleg:innen waren von Tag 1 an voll begeistert“, erzählt Yilmaz mit einem Lächeln.

Seit März 2021 ist Personio bei der REO im produktiven Einsatz. Und wie hat sich der Arbeitsalltag in der HR seitdem verändert? „Ich habe endlich mehr Zeit für persönliche Gespräche mit den Mitarbeitenden, das finde ich enorm wertvoll“, erzählt Bahar Yilmaz. Und die händische Verwaltungsarbeit ist nun Geschichte. „Seitdem wir das Performance-Feature von Personio einsetzen, strukturiere und organisiere ich in diesem Bereich ganz viel Neues. Wir halten Mitarbeitergespräche strukturiert nach, professionalisieren das gesamte On- und Offboarding. Und endlich können wir nun auch die flexible Arbeitszeitgestaltung mit all ihren Nebeneffekten wie Überstunden oder Urlaubsanträgen sehr flexibel abbilden.“Alle Mitarbeitenden pflegen ihre Daten zu Anwesenheit und Abwesenheit sowie die Urlaubsanträge im Tool selbst ein. Auch bei der Anpassung der an den TvöD angelehnten Gehälter unterstützt Personio die HR wirkungsvoll. Früher waren dafür stets ein aufmerksames Nachhalten der Verweildauer der Mitarbeitenden in den Tarifstufen sowie ein manueller Pflegeaufwand verbunden. „Heute erinnert mich die Software automatisiert daran, wenn Mitarbeitende neue TvöD-Stufen erreichen und eine Gehaltsanpassung folgt“, erläutert Yilmaz. Die Weitergabe der Lohndaten an das externe Lohnbüro erfolgt dann einfach per Mausklick.

„Auf den Punkt gebracht, kann ich sagen: Die Qualität der Personalarbeit hat sich sehr positiv entwickelt und ich kann seitdem deutlich strategischer und inhaltlicher arbeiten“, so Yilmaz. „Als nächstes werde ich den Bereich Fortbildungen für die Mitarbeitenden aufbauen – und dafür habe ich jetzt die Zeit. Da freue ich mich auf neue Gespräche mit Personio.“ Nach fast einem Jahr Personio bilanziert Yilmaz: „Die größte Stärke der Software ist, dass sie mich selbst professioneller und effizienter macht. Besonders wertvoll finde ich die automatische Kalkulation der Mehr- und Überstunden und der Urlaubstage, die begeistert auch die Kolleg:innen. Und die App ist der Alltagsfavorit im Team, weil sie von überall genutzt werden kann.“ In naher Zukunft wird REO die bei der Implementierung noch nicht mögliche projektbezogene Arbeitszeiterfassung einführen und damit dann beim automatisierten Berichtswesen profitieren. Auch die DATEV-Schnittstelle steht auf der Agenda. Alles Punkte, die HR eine weitere Zeitersparnis bringen. „Personio trägt zur Weiterentwicklung unserer eigenen Unternehmensvision bei. Wir verstehen uns als zukunftsorientiertes Unternehmen, das mit Personio ein State of the Art-Produkt nutzt. Wir sagen nicht nur, dass wir die Zukunft in der Region gestalten wollen, wir leben dieses Credo auch im Alltag.“

• 50 Prozent weniger Aufwand bei der Vorbereitung der monatlichen Lohndaten

• Digitale Personalakte spart mehr als 350 Blatt Papier im Monat ein

• 50 Prozent weniger Arbeitsschritte bei der Bearbeitung der Urlaubsdaten