WIBAU Haustechnik
Optimale HR-Prozesse frei Haus
Industrie: Bau-Ausbau
Über das Unternehmen: Die WIBAU Unternehmensgruppe mit Hauptsitz in Schwerin vereint seit 50 Jahren moderne Dienstleistungen in den Bereichen Haustechnik und Dachtechnik. Mit rund 180 Mitarbeitern und einem jährlichen Umsatz von ca. 20 Millionen Euro ist das Unternehmen überregional etabliert. Auch eine Niederlassung in Hamburg wird betrieben.
Ramona Walck
Personalleiterin
Die Herausforderung
Ramona Walck hat viel zu tun. Als Personalleiterin behält sie den Überblick über drei Unternehmen und insgesamt 180 Mitarbeiter, die teils im Büro, teils im gewerblichen Bereich als Dachdecker, Anlagentechniker und Co. arbeiten. Sie behält den Überblick über unterschiedliche Arbeitszeitmodelle, über Jubiläen und Abwesenheiten. Und nebenbei digitalisiert sie mit ihrer Kollegin aus dem HR alte Personalakten.
Bevor wir angefangen haben, mit Personio zu arbeiten, hatten wir zwei verschiedene Tools und haufenweise Excel-Listen.
“Es gab ein Programm für das Abwesenheitsmanagement und eines für die elektronische Zeiterfassung, aber beide waren nicht wirklich gut. Andere Dinge wie Betriebszugehörigkeiten haben wir über Excel abgebildet und dann gab es da noch unsere auf Papier gedruckten Personalakten aus grauer Vorzeit.” Auch das Bewerbermanagement lief nicht so wie Ramona Walck sich das wünschte. “Bewerbungen wurden über Ordner in Outlook gemanaged, das war ziemlich chaotisch.” Dabei hatte das zweiköpfige HR Team auch so schon genug zu tun. Eine bessere Personalsoftware musste her!
Unterschiedliche Tools für Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement
Zu viele Excel-Listen
Unübersichtliches Bewerbermanagement
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“Nach Webdemos mit mehreren Anbietern, Pro-Contra-Listen und einer Kostenanalyse haben wir uns für Personio entschieden.”
Die Entscheidung
Die neue Lösung sollte zu WIBAU passen, an allen wichtigen “Baustellen” wie dem Bewerbermanagement unterstützen und so selbsterklärend sein, dass auch die Mitarbeiter sie einfach benutzen können. “Am Ende haben wir uns sechs verschiedene Lösungen angeschaut.” Auch eine Schnittstelle zu DATEV war Ramona Walck wichtig. “Nach Webdemos mit unterschiedlichen Anbietern, Pro-Contra-Listen und einer Kostenanalyse haben wir uns für Personio entschieden”, erklärt die Personalleiterin.
Das Ergebnis
Eine zentrale Plattform für alle HR-Prozesse ersetzt nun die Vielzahl an Tools, Listen und analogen Akten und bildet alle Mitarbeiter ab – egal, ob sie einen festen Arbeitsplatz im Büro haben oder nicht. Wo Ramona Walck morgens mindestens drei Excel-Listen parallel geöffnet hatte, reicht ihr jetzt das Dashboard von Personio. “Dort sehe ich sofort, welche Aufgaben anstehen, was genehmigt werden muss oder wer heute abwesend ist. So kann ich morgens entsprechend meine Prioritäten setzen.” Außerdem stehen inzwischen viel weniger Leute bei ihr an der Tür, sagt die Personalleiterin, denn jeder Mitarbeiter sieht durch das Zeiterfassungstool direkt, wie viele Überstunden er hat.
Der Employee Self Service bei Personio sorgt außerdem dafür, dass nicht mehr alle Abwesenheiten auf den Schreibtischen der Personalabteilung landen. “Die Angestellten im Büro, also die Projektleiter, die Buchhaltung, der Kundendienst, kümmern sich um ihre eigenen Abwesenheiten und ändern bei Bedarf ihre Mitarbeiterdaten selbst. Bei unseren gewerblichen Mitarbeitern liegt diese Verantwortung beim Obermonteur oder beim jeweiligen Projektleiter, der die Informationen dann in Personio einträgt”, erklärt Ramona Walck den Prozess.
Über Personio lassen sich endlich auch die unterschiedlichen Arbeitszeitmodelle der Mitarbeiter im Büro und im gewerblichen Bereich gut abbilden. “Für die Büroangestellten nutzen wir einen Integrationspartner von Personio, das Zeiterfassungstool askDante”, erzählt Ramona Walck. “So sieht jeder in Personio sofort, wenn er zu viele Überstunden hat.” Und auch das Bewerbermanagement habe sich deutlich verbessert, fügt sie an. “Auf einen Blick wird deutlich, welche Bewerbungen neu oder noch offen sind und die Historie der Bewerber kann ich ebenfalls nachvollziehen. So spare ich bei unseren Personalprozessen im Schnitt 50% meiner Arbeitszeit ein.”
Intuitive Handhabung
All-In-One-Lösung für HR
DATEV-Schnittstelle
WIBAU's Favorit
Insgesamt sei die HR-Arbeit mit Personio viel übersichtlicher und entspannter geworden, findet Ramona Walck. Am meisten weiß sie das Dashboard zu schätzen, das ihr jeden Tag zeigt, welche Aufgaben anstehen. “Hier habe ich auf einen Blick, was ich wissen muss.”
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