Wie unser All-Team-Meeting zum Erfolgsfaktor für Personio wurde

Jede Woche beenden wir auf dieselbe Art: Wir sehen uns an, wo wir business-technisch stehen, wir sprechen über unsere Vision und erinnern uns so an unsere Blickrichtung. Wir tauschen uns über die Leistungen und Erfolge der verschiedenen Teams in den letzten sieben Tagen aus. Das All-Team ist zu einem wichtigen Ritual am Freitag geworden.

Das All-Team gibt es schon seit frühesten Personio-Tagen. 2016 beschlossen wir, einmal die Woche ein Update-Meeting zu halten, um uns über Erfolge und Herausforderungen im Tagesgeschäft auf dem Laufenden zu halten – damals mit nur fünf Mitarbeiter:innen.

Als Personio wuchs, stellten wir fest, dass auch an der Business-Front mehr los ist und es zunehmend an Kommunikation bedurfte.

Mit Personio wuchs also auch die Rolle unseres All-Team-Meetings. Es wurde ein zentraler Teil unserer DNA und Kultur. Doch um seiner Schlüsselrolle gerecht zu werden, brauchte es mehr Struktur und Sinnhaftigkeit.

Seit 2016 habe ich ungefähr 250 All-Team-Meetings geleitet – von insgesamt etwa 265. Und seither habe ich jedes mit denselben drei Folien eingeleitet.

• Warum gibt es Personio, was ist unsere Aufgabe? (Core Purpose)

• Wie wollen wir dorthin kommen? (Strategic Vision)

• Wie messen wir unseren Fortschritt auf dem Weg dorthin? (BHAG)

Klingt, als würde sich da viel wiederholen – und das tut es auch. Aber diese drei Dinge sind die Grundpfeiler von Personio, deshalb kann man gar nicht oft genug darüber reden.

Wir nehmen uns auch Zeit für Unternehmens-Updates. Wir begrüßen die Neueinsteiger:innen, kündigen neue Mitarbeiterbenefits an oder stellen neue Funding-Möglichkeiten vor. Auch bei großen Neuigkeiten holen wir so alle gleichermaßen ab und feiern danach gemeinsam als Team.

Danach berichtet jede Abteilung, was sie erreicht hat und welche Herausforderungen sie im Laufe der Woche bewältigt hat. Diese Infos halten wir auf einem Niveau, das für alle Teams, Abteilungen relevant ist. Das ist unsere Chance, Erfolge zu feiern, zu analysieren, an welchen Stellen es hakt und wo etwas schief gelaufen ist. Wir lernen voneinander. Einer unserer Kernwerte ist Transparenz, deshalb sprechen wir auch über Umsatzzahlen, Burn-Rate und sogar unseren Kontostand, wenn es relevant ist.

Zum Abschluss des Meetings hält ein Team-Mitglied eine Core-Value-Präsentation. Das bedeutet: Jede Woche wählt ein Kollege einen unserer Grundwerte oder unserer Operating Principles aus und teilt in diesem Zusammenhang eine persönliche Erfahrung. Ich liebe diesen Teil des Meetings, denn ich finde die Geschichten aus dem Team unglaublich inspirierend.

Wir lassen die Woche entspannt mit Musik und Getränken ausklingen – während der Pandemie oft auf unserer Dachterrasse.

Eines unserer Operating Principles lautet "Seek To Improve". Unser Anspruch ist also, unser All-Team immer besser zu machen. Das passiert nicht, indem man sich an ein Drehbuch hält.

Unser Team Spirit basiert darauf, dass wir neue Wege finden, um Personio als eine Gemeinschaft mit einem gemeinsamen Ziel zusammenzuschweißen. Deshalb haben wir mit neuen Formaten experimentiert und mit Freiwilligen eine Retrospektive veranstaltet, um herauszufinden, was im All-Team funktioniert und was man besser machen kann.

• Der “Metrics Monday”: Früher haben wir beim All-Team eine bestimmte KPI unter die Lupe genommen, aber bald wurde klar, dass dafür ein eigenes Meeting nötig wäre. Jetzt starten wir damit in die Woche.

• Verfügbarkeit: Für diejenigen, die nicht live teilnehmen können, zeichnen wir das Meeting auf und stellen dann es samt der Präsentation zur Verfügung.

• Live-Stream: Für unsere unterschiedlichen Büros in Europa haben wir das All-Team schon vor Corona per Live-Stream übertragen. Ich moderiere regelmäßig von unterschiedlichen Standorten aus.

Ein echter Test war der Übergang zur Remote-Arbeit während der Pandemie. In dieser Zeit wurde unser All-Team-Meeting sogar noch wichtiger, denn es hat uns in Kontakt miteinander und mit unseren Werten gebracht und es uns ermöglicht, wichtige Infos und Unternehmens-Updates zu teilen. Gerade wegen der vorherrschenden Unsicherheit haben wir uns für volle Transparenz über unser Vorgehen in der Pandemie entschieden.

Einige Schlüsselelemente konnten wir über Zoom gut beibehalten. Wir starten und beenden das Meeting mit Musik, es gibt Breakout Rooms, in denen sich die Teilnehmer anschließend unterhalten können und die “Chat”-Funktion wird während des Meetings genutzt, um sich andere zu loben, Fragen zu stellen oder Gedanken zu teilen.

Wir haben außerdem mit verschiedenen All-Team-Formaten experimentiert, um besondere Neuigkeiten oder Informationen zu teilen oder bestimmte Abteilungen in den Fokus zu rücken.

Einmal im Quartal dreht sich in unserem All-Team alles um unser Produkt. Vor kurzem haben wir auch ein Kunden-All-Team eingeführt (bei dem wir Kunden einladen, ihre Erfahrungen mit Personio mit unserem Team zu teilen). Bei jeder neuen Finanzierungsrunde laden wir die neuen Investoren zu einem Fireside Chat ein, damit er oder sie sich vorstellen kann.

Früher haben wir uns jede Woche mit den OKRs einer bestimmten Abteilung beschäftigt, das machen wir jetzt nur noch einmal im Monat im “OKR Update All-Team” (und während unserer OKR Fairs).

In der halben Stunde, die unser All-Team dauert, bringen wir alle Team-Mitglieder auf den neuesten Stand.

Darüber hinaus ist das Meeting Ausdruck von drei wichtigen Kernwerten bei Personio:

• Transparenz: Wir teilen relevante Informationen und erklären die Beweggründe unseres Handelns.

• Kundenverständnis: Wir versetzen uns in unsere Kunde und fragen uns, wie wir ihnen zum Erfolg verhelfen können.

• Teamgeist: Wir verstehen uns als ein großes Team mit einem gemeinsamen Ziel.

Das ist zweifellos die allgemeine Begeisterung – vor allem, als das All-Team noch in unserem Büro stattfinden konnte. Es war toll zu sehen, wie die Leute – ohne Handy in der Hand – zugehört haben, ganz fokussiert und wissbegierig.

Auch wenn das virtuelle All-Team nicht mehr mit Applaus endet, glaube ich, dass der Zuspruch und die Begeisterung dafür immer noch genauso groß ist. Wir haben oft Hunderte von Kommentaren in unseren Zoom-Chat-Protokollen. Diese Art von Employee Engagement, Lob für einander und Teamgeist zu sehen, freut mich. Mein eigenes Wochenabschluss-Ritual ist es, alle Kommentare in unserem Chat durchzulesen, nachdem ich mit der Moderation fertig bin.

Das ist die perfekte Art, eine Woche ausklingen zu lassen – und das ist auch der Grund, warum wir das Meeting auf den Freitag gelegt haben. Wir schließen damit die Arbeitswoche ab, in dem Wissen, dass wir unsere gemeinsame Reise in der nächsten Woche die Reise fortsetzen.