Hallo PersonioFlex! Wie wir ein hybrides Arbeitsmodell entwickelt haben

Nichts ist so beständig wie der Wandel, das wusste schon der griechische Philosoph Heraklit. Schauen Sie sich einmal an, wie sich unsere Arbeitsweise seit Beginn der Pandemie geändert hat: Aus Büroarbeit wurde zunächst Home Office. Als das Reisen wieder möglich war, nahm mobiles Arbeiten zu. Jetzt steht eine weitere Transformationsstufe an: Hybrides Arbeiten.

Einer aktuellen Umfrage von Robert Half zufolge räumen 86 Prozent der Führungskräfte im Vereinigten Königreich hybriden Arbeitsplatzmodellen einen festen Platz im Unternehmen ein. Mitarbeitende sehen das ähnlich: 83 Prozent von ihnen bevorzugen ein hybrides Modell, in dem sie mindestens ein Viertel ihrer Arbeitszeit remote arbeiten können.

Webinar: Hybrides Arbeiten im Arbeitsrecht

Welchen gesetzlichen Regelungen unterliegt hybrides Arbeiten? Unser Experte für Arbeitsrecht gibt einen Überblick.

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Wir bei Personio hatten schon vor der Corona-Pandemie ziemlich flexible Arbeitszeiten, auch wenn sie eher informell und Team-abhängig geregelt waren. Während der Home-Office-Phase in der Pandemie haben wir festgestellt, dass Flexibilität uns gut tut: Wir sind kontinuierlich gewachsen, haben unser Team vergrößert und neue Produkte entwickelt. Weil unsere Mitarbeiter:innen mehr im eigenen Modus arbeiten konnten, waren sie produktiver und effektiver.

Mit "PersonioFlex” wollten wir jetzt das beste aus zwei Welten vereinen. Unser hybrides Modell richtet sich an unserer Kultur und den Bedürfnissen unserer Mitarbeiter:innen aus: Brauche ich Ruhe und Fokus, um optimal arbeiten zu können? Oder den persönlichen Austausch?

Diese Entscheidungsfreiheit ist wichtig: 45 Prozent der Beschäftigten in Deutschland, Österreich und der Schweiz sind laut eigenen Angaben in den nächsten sechs bis zwölf Monaten offen für eine neue Stelle – das hat unsere HR Studie ergeben. Wenn wir nach den Bedürfnissen des Teams handeln, motivieren und empowern wir unsere Mitarbeitenden und sichern uns damit ihre Loyalität.

HR Studie: Was Arbeitnehmer:innen wichtig ist

Hat die Pandemie zu einer Entfremdung zwischen Mitarbeitenden und HR geführt? Unsere Studie zeigt, worauf HR jetzt den Fokus richten muss.

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Mit PersonioFlex wollten wir bestehende Grenzen erweitern. Zuerst haben wir uns deshalb mit bestehenden Regelungen und Gesetzen über Remote Work auseinandergesetzt: Welchen Spielraum haben wir? Im nächsten Schritt ging es darum, Bedürfnisse im Unternehmen zu identifizieren, heruntergebrochen auf Länder, Standorte, Abteilungen, Teams und Projektgruppen.

Unser hybrides Arbeitsmodell würde ich als “office led but remote friendly” beschreiben, wobei einzelne Teams auch ganz remote arbeiten. Doch ein vollständig remotes Modell kam für uns nicht infrage, denn der persönliche Austausch und das Gemeinschaftsgefühl im Büro zahlen auf unsere Kultur ein. Und die wiederum ist die Basis für unseren Erfolg.

1. Kultur und Vision einbeziehen: Folgen Sie nicht nur einem Trend, sondern betten Sie das hybride Arbeitsmodell in Ihre Unternehmenskultur ein. Stellen Sie sicher, dass es mit Ihren Zielen und Operating Principles im Einklang steht und auch langfristig funktioniert.

2. Input holen: Erstens, fragen Sie unterschiedliche Kolleg:innen, Teams, Abteilungen. Legen Sie einen Punkt fest, an dem Sie genug Feedback eingeholt haben (sonst geraten Sie in eine Endlosschleife). Zweitens, tauschen Sie sich mit anderen Unternehmen aus und sammeln Sie Best Practices.

3. Zeit nehmen: Natürlich ist es leichter, den Ansatz eines Wettbewerbers zu kopieren, um schnell zu sein. Aber das Modell sollte ja zu Ihnen passen, deshalb: Investieren Sie Zeit in die Ausarbeitung Ihres Modells und machen Sie's richtig.

Sie haben ein hybrides Arbeitsmodell eingeführt – jetzt können Sie sich zurücklehnen, oder? So einfach ist es leider nicht. Das Modell sicher in Ihren Unternehmensalltag zu integrieren, macht den Löwenanteil Ihrer Arbeit aus. Diese drei Schritte sollten Sie beachten.

1. Führungskräfte vorbereiten: Mitarbeitende zu führen, die hybrid arbeiten, ist eine Herausforderung. Bieten Sie Ihren Führungskräften deshalb Trainings an. So helfen Sie Ihnen, Teams reibungslos zu leiten und ein Arbeitsmodell zu finden, das den Bedürfnissen ihrer Teams und Abteilungen entspricht.

2. Kommunikation & Dokumentation: Auch eine klare Kommunikation und eine saubere Dokumentation sind wichtig. Wer darf wann wo arbeiten? Wie lange? Was ist bei längeren Auslandsaufenthalten wichtig? Welche Dokumente sind hier nötig? Alle Informationen – unter Anderem auch zum Thema Datenschutz – haben wir für unsere Mitarbeiter:innen an zentraler Stelle gebündelt.

3. Sinnvolle Raumplanung: Unsere Büros sollen hybrides Arbeiten so gut wie möglich unterstützen. Dafür investieren wir in audiovisuelles Equipment wie Headsets, Beamer und so weiter. Es gibt weniger individuelle Schreibtische oder Räume, die für bestimmte Abteilungen reserviert sind und dafür mehr Meeting-Räume, Orte für Kollaboration und “Phone Booths” zum ungestörten Telefonieren.

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Ich glaube, dass flexible, hybride Arbeitsmodelle die Zukunft sind. Es liegt in unserer Verantwortung als HRler:innen, unseren Mitarbeitenden den Raum für produktives und kreatives Arbeiten zu geben – und zwar im Einklang mit deren eigenem Arbeitsmodus.

Außerdem müssen Personalverantwortliche den Fokus auf die HR-Digitalisierung legen. Denn je flexibler die Teams arbeiten, desto mehr sind sie auf eng verzahnte, digitale Prozesse angewiesen, die ein fokussiertes Arbeiten von überall ermöglichen. Sie nehmen ihnen Arbeit ab und lassen genau den Freiraum entstehen, den sie für innovatives Denken brauchen.