Ausbildungszeugnis: Formulierungen, Muster und Aufbau

Das Ausbildungszeugnis ist eine schriftliche Bescheinigung, die Auszubildende am Ende der Ausbildung von ausbildenden Unternehmen ausgehändigt bekommen. Das Ausbildungszeugnis muss in Schriftform erstellt werden und ist zwingend handschriftlich vom Ausbildenden zu unterschreiben. Die elektronische Form ist unzulässig.

In § 16 des Berufsbildungsgesetzes (BBiG) ist das Recht auf ein Ausbildungszeugnis gesetzlich verankert. Das Ausbildungszeugnis muss danach immer folgende Angaben enthalten:

• Art der Ausbildung

• Dauer der Ausbildung

• Ziel der Ausbildung

• Kenntnisse des Auszubildenden

• Erlernte Fertigkeiten des Auszubildenden

Nur wenn der Auszubildende es verlangt, müssen im Ausbildungszeugnis auch Angaben zu seinem Verhalten und zu den während der Ausbildung erbrachten Leistungen festgehalten werden.

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Beim Ausbildungszeugnis unterscheidet man zwischen einem einfachen Ausbildungszeugnis und einem qualifizierten Ausbildungszeugnis. Was sind die Unterschiede?

Im einfachen Ausbildungszeugnis stehen die o.g. zentralen und gesetzlich geforderten Informationen über die geleistete Ausbildung. Auch die während der Ausbildung durchlaufenen Abteilungen können hier aufgelistet werden, verbunden mit den dort geleisteten Tätigkeiten. Das einfache Arbeitszeugnis ist also nicht mehr als eine Aufstellung der wichtigsten Fakten.

Die Beurteilung von Leistung und Verhalten des Auszubildenden gehört nicht in ein einfaches Ausbildungszeugnis.

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Das qualifizierte Ausbildungszeugnis enthält zunächst sämtliche Informationen aus dem einfachen Ausbildungszeugnis. Zusätzlich dokumentiert es die erbrachten Leistungen des Azubis während der Ausbildung und beschreibt dessen (Sozial)Verhalten.

Auch persönliche Eigenschaften sowie das Verhältnis zu Vorgesetzten, Kolleg:innen und Kunden werden hier vom Ausbildenden beschrieben. Für Auszubildende, die ihren Ausbildungsbetrieb nach Abschluss der Lehre verlassen, ist ein qualifiziertes Ausbildungszeugnis für die Bewerbung sinnvoll.

Falls es der Auszubildende wünscht, sollte auch der Grund für die Beendigung der Ausbildung in das Zeugnis aufgenommen werden. Sollte eine betriebsbedingte Kündigung der Grund sein, ist diese Angabe von HR verpflichtend aufzunehmen.

Gut zu wissen: Auszubildende können sich für den Fall einer frühzeitigen Bewerbung ein Zwischenzeugnis ausstellen lassen – das dann nach Abschluss der Ausbildung in ein endgültiges Ausbildungszeugnis umfirmiert werden kann.

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Das ausbildende Unternehmen ist gesetzlich verpflichtet, ein einfaches Ausbildungszeugnis anzufertigen und auszuhändigen. Das gilt auch für jene Fälle, in denen Azubis explizit auf die Ausstellung verzichten bzw. diese nicht verlangen. Der Anspruch auf das Ausbildungszeugnis entsteht direkt mit dem Abschluss der Ausbildung. Wenn Azubis sechs Wochen nach Ende der Ausbildung ihr Ausbildungszeugnis nicht geltend machen, verlieren sie ihren Anspruch darauf. Das BBiG legt zwar für die Ausstellung durch HR keine Frist fest, das Zeugnis sollte aber innerhalb von zwei bis drei Wochen ausgehändigt werden.

Wichtig für HR: Auch Azubis, die ihre Ausbildung abgebrochen haben, haben das Recht auf ein einfaches Arbeitszeugnis.

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Für Ausbildungszeugnisse gelten wichtige Formvorgaben, die von HR umgesetzt werden müssen.

• Das Ausbildungszeugnis muss ausgedruckt werden – im besten Fall auf Unternehmenspapier

• Das Ausbildungszeugnis muss ordentlich und sauber aussehen

• Das Ausbildungszeugnis muss in Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung einwandfrei sein

• Das Ausbildungszeugnis darf keine Markierungen oder Anmerkungen enthalten

• Das Ausbildungszeugnis muss vom direkten Ausbildenden und von HR handschriftlich unterschrieben werden

Das einfache Ausbildungszeugnis folgt einer Grundstruktur, die wie folgt aussehen kann:

• Überschrift, z. B. „Ausbildungszeugnis für Maxi Maxima“

• Einleitung mit Infos zum Azubi (Anrede, Name, Vorname, Geburtsdatum), zu Beginn und Ende der Ausbildung, dem Ausbildungsort, dem Ausbildungsbetrieb und der Art der Ausbildung

• Auflistung der durchlaufenen Abteilungen und erlernten Fähigkeiten während der Ausbildung

• Schlussformel

• Ort, Datum, Firma mit handschriftlichen Unterschriften von Ausbildendem und HR, evtl. Firmenstempel

Das qualifizierte Ausbildungszeugnis folgt einer Grundstruktur, die wie folgt aussehen kann:

• Überschrift, z. B. „Ausbildungszeugnis für Maxi Maxima“

• Einleitung mit Infos zum Azubi (Anrede, Name, Vorname, Geburtsdatum), zu Beginn und Ende der Ausbildung, dem Ausbildungsort, dem Ausbildungsbetrieb und der Art der Ausbildung

• Auflistung der durchlaufenen Abteilungen und erlernten Fähigkeiten während der Ausbildung

• Beurteilung der Leistung des Azubis (Bereitschaft, Engagement, Arbeitsweise, Belastbarkeit, erlangte Fachkenntnisse, Erfolge)

• Beurteilung des Sozialverhaltens des Azubis (gegenüber Vorgesetzten, Kolleg:innen, Kund:innen, Geschäftspartner:innen)

• Prüfungsvermerk

• Grund für Beendigung oder Hinweis auf befristete oder unbefristete Übernahme ins Arbeitsverhältnis

• Schlussformel

• Ort, Datum, Firma mit handschriftlichen Unterschriften von Ausbildendem und HR, evtl. Firmenstempel

Kostenlose Vorlage: Ausbildungszeugnis

Nutzen Sie diese Vorlage für ein qualifiziertes Ausbildungszeugnis (Note: 1,5) als Basis, um Ihre Azubis zu bewerten. Unsere Tabelle unten hilft Ihnen, den Text an anderen Noten anzupassen.

Hier Vorlage herunterladen

Das Ausbildungszeugnis dient dem Azubi als wichtiges Dokument für Bewerbungen bei zukünftigen Arbeitgebern und muss vom Inhalt her „klar“ und „verständlich“ sein, so wie es § 109 der Gewerbeordnung vorschreibt. Bestimmte Formulierungen kann der Auszubildende allerdings nicht beanspruchen.

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Das Ausbildungszeugnis darf keine Informationen zu den folgenden Punkten und Themen enthalten:

• Religionsangehörigkeit, sexuelle Orientierung, ethnische Herkunft, eventuelle Behinderung des Azubis

• Kürzere Fehlzeiten – auch durch Krankheiten bedingt

• Grund für die Beendigung des Ausbildungsverhältnisses – es sei denn, die Ausbildung wurde durch betriebsbedingte Kündigung oder durch Eigenkündigung beendet. Der Azubi kann dann verlangen, dass der Grund aufgenommen wird.

• Einmaliges Fehlverhalten des Azubis

• Außerbetriebliches Verhalten

• Tätigkeit in einer Interessenvertretung, z. B. Gewerkschaft

• Straftaten – die nichts mit der Ausbildung zu tun haben

Zeugnissprache ist eine Sonderform mit strengen Regeln und Formulierungen, die teilweise sehr hölzern und sperrig klingen. Grund dafür ist, dass sich hinter diesen feststehenden Floskeln oder Formulierungen die eigentlichen (Schul)Noten verbergen.

Formulierungen in Ausbildungszeugnissen unterscheiden sich häufig nur in feinen Abstufungen. Diese werden durch die Verwendung von Adjektiven (z. B. ausgezeichnet, hervorragend, überdurchschnittlich) und Adverbien (z. B. stets, immer) vorgenommen. Wenn diese Floskeln fehlen oder durch unpräzise Wörter ersetzt werden, verbirgt sich dahinter meist eine schlechtere Benotung der Leistung.

Wenn also statt „stets zur vollsten Zufriedenheit“ im Ausbildungszeugnis die Formulierung „im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit“ steht, sieht das auf den ersten Blick nach einem graduellen Unterschied aus. Doch in der Realität verbergen sich dahinter die Schulnoten „Sehr gut“ und „Mangelhaft“. Deshalb sollte HR auch die Klaviatur der Formulierungen im Arbeitszeugnis blind beherrschen.

Sehr gut

• Sie hat die ihr übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt.

• Er erzielte herausragende Arbeitsergebnisse und zeigte außergewöhnliches Engagement.

• Sie wurde von Vorgesetzten, Kolleg:innen und Kunden jederzeit als höfliche und fleißige Mitarbeitende geschätzt.

• Er hat den Erwartungen in jeder Hinsicht und allerbester Weise entsprochen.

Gut

• Sie hat die ihr übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt.

• Er erzielte beste Arbeitsergebnisse und zeigte hohes Engagement.

• Ihr Verhältnis zu Vorgesetzten, Kolleg:innen und Kunden war stets einwandfrei

• Er hat den Erwartungen in jeder Hinsicht und bester Weise entsprochen.

Befriedigend

• Sie hat die ihr übertragenen Aufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt.

• Er war bei der Arbeit sorgfältig und genau.

• Ihr Verhalten gegenüber Mitarbeitern und Vorgesetzten war vorbildlich.

• Er erfüllte die Erwartungen in jeder Hinsicht.

Ausreichend

• Sie hat die ihr übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit erledigt.

• Er hat alle übertragenen Arbeiten ordnungsgemäß erledigt.

• Ihr persönliches Verhalten war insgesamt einwandfrei.

• Er hat unseren Erwartungen entsprochen.

Mangelhaft

• Sie hat sich bemüht, den Anforderungen gerecht zu werden.

• Er war um zuverlässige Arbeitsweise bemüht.

• Ihr Verhalten war ohne Tadel.

• Er hat unseren Erwartungen weitestgehend entsprochen.

Da sich Ausbildungszeugnisse – egal in welcher Branche – in ihrer Struktur und im Inhalt ähneln, können Sie als HR mit Mustervorlagen arbeiten. Natürlich müssen Sie die Bewertung von Leistung und Verhalten der Azubis entsprechend individuell anpassen. Diese folgende Vorlage dient zur Orientierung und soll beim Aufbau einer für Ihr Unternehmen passenden Vorlage unterstützen.