Diensthandy: Was müssen Arbeitgeber beachten?

Rein arbeitsrechtlich hat niemand automatisch Anspruch auf ein Diensthandy. Ob und welchen Beschäftigten der Arbeitgeber ein Firmenhandy zur Verfügung stellt, liegt in seinem eigenen Ermessen. Wenn Mitarbeitende beruflich viel reisen oder vollständig remote arbeiten, ist ein Firmenhandy meist unumgänglich. Dass die Ablenkung durch das Smartphone laut einer Studie des Instituts für Psychologie und Pädagogik aber auch Produktivitätseinbußen mit sich bringen kann,– spricht dafür, Diensthandys mit Bedacht zu vergeben.

Ein gesetzlicher Anspruch kann sich aus der Situation (Arbeitgeber dürfen nicht zur Nutzung von Privathandys verpflichten), dem Arbeitsvertrag, der Betriebsvereinbarung oder dem Tarifvertrag ergeben. Zu diesen Situationen gehören:

• Erreichbarkeit außerhalb der Bürozeiten

• Arbeit im Homeoffice

Ohne explizite Erlaubnis oder stillschweigende Duldung (Beweispflicht liegt bei Beschäftigten) des Arbeitgebers dürfen Mitarbeitende ihre Diensthandys ausschließlich für berufliche Zwecke nutzen. Wenn Arbeitgeber eine private Nutzung ausdrücklich ausschließen, dürfen Beschäftigte mit dem Handy nicht

• privat telefonieren,

• private Nachrichten verschicken,

• private E-Mails bearbeiten,

• das Internet und Apps für private Zwecke nutzen.

Laut einer Bitkom-Umfrage darf die große Mehrheit (88 Prozent der Beschäftigten mit Diensthandy in Deutschland) ihr Handy auch privat nutzen. Tatsächlich tut dies aber nur knapp jede fünfte Person.

Wenn Beschäftigte die Erlaubnis bekommen, ihr Diensthandy auch privat zu nutzen, kann der Nutzungsumfang spezifiziert werden. Arbeitgeber können z. B. vorgeben, dass gewisse Apps oder Netzwerke nicht verwendet werden dürfen. Arbeitgeber sollten in jedem Fall eine entsprechende Klausel im Arbeitsvertrag oder in der Betriebsvereinbarung verwenden, um Missverständnisse zu vermeiden. Diese sollte u. a. klar definieren, ob und in welchem Umfang eine private Nutzung erlaubt ist und wer für die Kosten und Datensicherheit verantwortlich ist. Darin sollte außerdem die Erreichbarkeit außerhalb der regulären Arbeitszeit festgelegt werden.

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Grundsätzlich haftet der Arbeitgeber bei Beschädigungen oder Diebstahl des Diensthandys. Das gilt allerdings nicht, wenn Beschäftigte grob fahrlässig gehandelt haben. Wenn Mitarbeitende beispielsweise ihr Diensthandy unbeaufsichtigt und  leicht zugänglich platzieren oder den Zugriff nicht durch eine PIN- bzw. Passworteingabe schützen, handelt es sich um grob fahrlässiges Verhalten. Der Schaden kann sich erheblich vom eigentlichen Handyersatz abheben. Wenn dadurch etwa Daten gestohlen oder Betriebsgeheimnisse verbreitet werden, liegt ein Datenschutzverstoß gemäß DSGVO vor.

Ob Arbeitgeber die Diensthandys ihrer Mitarbeitenden kontrollieren dürfen, hängt von der Nutzungserlaubnis ab. Reine Diensthandys dürfen überprüft werden, privat genutzte Firmenhandys sind ohne ausdrückliche Zustimmung der Beschäftigten aufgrund des Fernmeldegeheimnisses tabu.

Arbeitgeber dürfen reine Firmenhandys vollumfänglich oder stichprobenartig wie folgt überwachen:

• Telefonate mithören

• E-Mails mitlesen

• gespeicherte Medien, Verbindungsnachweise und besuchte Internetseiten einsehen

• GPS-Ortung nachverfolgen (Voraussetzung: triftiger Grund und Einverständnis der Beschäftigten)

Beschäftigte müssen über ihr Diensthandy so erreichbar sein, wie sie es über das normale Bürotelefon auch wären. Das heißt, zum Feierabend, am Wochenende und an Feiertagen darf und sollte das Firmenhandy ausgeschaltet sein. Ausnahmen können vertraglich festgehalten werden. Das ist z. B. beim Bereitschaftsdienst der Fall. Für die Mehrarbeit wird ein entsprechendes Vergütungsmodell (finanziell und/oder mit Freizeitausgleich) festgehalten.

Einige Medien – wie der „Spiegel“ – berichten von einer Studie der Universität Kassel. In dieser Befragung wurden die Auswirkungen einer ständigen Erreichbarkeit auf Beschäftigte untersucht: Mehr als die Hälfte der Befragten (ca. 60 Prozent) arbeitet außerhalb ihrer Arbeitszeit mit dem Firmenhandy. Obwohl viele Mitarbeitende gerne Mehrarbeit leisten, verschlechtert sich dadurch ihre Schlafqualität und ihr Erholungsgrad.

Damit es nicht zu Missverständnissen und (gerichtlichen) Auseinandersetzungen zwischen Arbeitgebern und Mitarbeitenden kommt, sollte eine Nutzungsvereinbarung mit den Rechten und Pflichten beider Vertragsparteien aufgesetzt werden. Der Nutzungsvertrag sollte mindestens Regelungen zu diesen Themen enthalten:

• Handymarke

• SIM-Kartennummer

• Zubehör

• private oder rein berufliche Nutzung (inkl. Widerruf)

• Rückgabe während des Arbeitsverhältnisses und nach dessen Beendigung

• Datenschutz/Datensicherheit

• Haftung bei unsachgemäßem Gebrauch, Verschleiß und Verlust des Handys

Ein Diensthandy hat viele Vorteile für Arbeitgeber und Beschäftigte. Wenn die Rahmenbedingungen im Voraus nicht eindeutig geklärt werden, können sich einige Nachteile bei der Nutzung von Firmenhandys ergeben. Damit das eigentliche Ziel – produktives und effektives Arbeiten – im Vordergrund bleibt, sollten Unternehmen vorausschauend handeln und einen Nutzungsvertrag aufsetzen. 

Laut Arbeitsrecht haben Beschäftigte keinen Anspruch auf ein Diensthandy. Die Entscheidung liegt beim Arbeitgeber. Ein gesetzlicher Anspruch kann sich allerdings aus der Situation, dem Arbeitsvertrag, der Betriebsvereinbarung oder dem Tarifvertrag ergeben.

Arbeitgeber sind verpflichtet, Beschäftigten ihre Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen. Diensthandys können dazugehören. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses müssen alle Arbeitsmittel zurückgegeben werden, falls vertraglich nichts anderes vereinbart wurde.