Digital Workplace: ein umfassender Leitfaden

Die Idee des Digital Workplace (auf Deutsch: digitaler Arbeitsplatz) hat ihre Wurzeln in der raschen Entwicklung von Informationstechnologie und Internet im späten 20. Jahrhundert und hat seitdem kontinuierlich an Relevanz gewonnen. In einer zunehmend vernetzten Welt ermöglicht der digitale Arbeitsplatz eine neue Dimension der Zusammenarbeit und Kommunikation, die traditionelle Bürostrukturen und Arbeitsweisen neu definiert.

Für den Begriff „Digital Workplace“ existiert allerdings bis dato keine einheitliche Definition. Von Unternehmen zu Unternehmen variiert die Auffassung und Umsetzung. In einer Hinsicht sind sich jedoch nahezu alle Anwender:innen einig: Beim Digital Workplace handelt es sich in erster Linie um ein modernes Arbeitskonzept mit dem Ziel, dynamische Prozesse zu schaffen. Die damit einhergehende Umstrukturierung umfasst dabei nicht nur einzelne Tools und Softwarelösungen, sondern bezieht sich auf die gesamte digitale Infrastruktur und Kultur eines Unternehmens.

Ein Digital Workplace ist somit in der Regel als fortschrittliche Arbeitsumgebung realisiert, in der Technologie und digitale Lösungen genutzt werden, um Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe zu optimieren. Mitarbeitenden wird auf diesem Weg ermöglicht, unabhängig von ihrem Standort auf sämtliche Ressourcen und Services des Unternehmens zuzugreifen, was wiederum eine flexible und effiziente Arbeitsweise fördert.

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Ein erfolgreicher Digital Workplace basiert auf verschiedenen Voraussetzungen und Elementen, die ineinandergreifen müssen, um eine produktive und positive Arbeitsumgebung zu schaffen:

• Organisationskultur: Eine offene und innovationsfreudige Unternehmenskultur ist entscheidend. Eine unternehmensübergreifende Akzeptanz für neue Arbeitsweisen und Technologien erleichtert Mitarbeitenden die Anpassung an den digitalen Wandel.

• Führungskräfte als Wegweiser: Eine klare Vision, Strategie und Kommunikation seitens der Führungskräfte sind unerlässlich für den Erfolg des Digital Workplace. Schließlich obliegt es zu einem großen Teil der Führungsebene, innovative Arbeitsweisen voranzutreiben und vorzuleben.

• Tools und Technologien: Die Auswahl passender digitaler Tools und Plattformen ist fundamental. Sie müssen den Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht werden, zur Unternehmensstruktur passen und eine intuitive, effiziente und sichere Zusammenarbeit ermöglichen.

• Workflows: Dem Workflow-Management-System kommt eine zentrale Relevanz zu. Denn: Automatisierte und digitalisierte Arbeitsabläufe reduzieren manuelle, zeitintensive Aufgaben und erhöhen auf diesem Weg die Produktivität.

• Dokumentenmanagementsystem: Ein verlässliches Dokumentenmanagementsystem ermöglicht die gemeinsame Nutzung und das sichere Aufbewahren von Dokumenten. Zudem garantiert es einen raschen Zugriff auf benötigte Unterlagen – und zwar zeit- und ortsunabhängig.

• Sicherheit und Datenschutz: Dem Schutz von Unternehmens- und Kundendaten kommt höchste Priorität zu. Dies erfordert unter anderem das Etablieren effizienter Sicherheitsmaßnahmen, Datenverschlüsselung und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen.

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Ein Digital Workplace bietet zahlreiche Vorteile mit weitreichenden positiven Auswirkungen auf das Unternehmen und die Mitarbeitenden:

• Steigerung der Flexibilität: Mitarbeitende haben von überall aus Zugriff auf alle benötigten Informationen und somit die Möglichkeit, ortsunabhängig zu arbeiten. Dies fördert die Work-Life-Balance sowie die Mitarbeiterzufriedenheit und potenziell auch die Unternehmensproduktivität.

• Erhöhte Geschwindigkeit und Effizienz: Automatisierung und Digitalisierung gewährleisten eine optimale Nutzung der vorhandenen Ressourcen.

• Effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit: Moderne Kommunikationstools stellen die Weichen für einen zielgerichteten Informationsaustausch, unabhängig von räumlichen Distanzen. Eine derart vernetzte Unternehmenskultur hebt das Teamwork auf ein neues Level.

• Stärkere Kundenorientierung: Digitale Kanäle und Plattformen erlauben eine bessere Anpassung an Kundenbedürfnisse und eine kontinuierliche Verbesserung von Service und Produkten.

• Vorteil gegenüber der Konkurrenz: Der Digital Workplace geht, wenn richtig umgesetzt, mit wirtschaftlichen Vorteilen gegenüber Mitbewerbern einher.

Die Implementierung eines Digital Workplace kann also zu einer nachhaltigen Steigerung des Unternehmenserfolgs und einer positiven Transformation der Arbeitsumgebung beitragen. Fest steht, dass der Wandel hin zum Digital Workplace bereits voll im Gange ist. Eine aktuelle Studie zum Thema kommt zum Ergebnis, dass 17 Prozent der befragten Unternehmen bereits eine gezielte Digital-Workplace-Strategie verfolgen.

Trotz zahlreicher Vorteile birgt der Digital Workplace auch Herausforderungen. Diese gilt es in der Strategieentwicklung zu berücksichtigen:

• Hohe Einführungskosten: Insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) kann die Anschaffung und Implementierung der notwendigen Hardware und Software finanziell belastend sein.

• Sicherheitsrisiken: Unternehmen sind in einem vollständig digitalisierten Arbeitsumfeld potenziell anfälliger für Cyberangriffe und Datenverluste, was strenge Sicherheitsprotokolle und regelmäßige Back-ups erfordert.

• Systemausfälle: Die Abhängigkeit von digitalen Technologien führt bei technischen Störungen oder Systemausfällen mitunter zu Betriebsstörungen und Produktivitätsverlusten.

• Fehlender Einbezug der Belegschaft: Nicht alle Mitarbeitenden sind technikaffin, weswegen der Übergang zu digitalen Tools auf Widerstand und Akzeptanzprobleme stoßen kann.

• Unklare Work-Life-Balance: Wenn die Grenzen zwischen Beruf und Privatleben verschwimmen, kann die Flexibilität des digitalen Arbeitens Überarbeitung und Stress nach sich ziehen. Vor diesem Hintergrund sind klare Regelungen und Strukturen zu etablieren.

Unternehmen weltweit stehen vor der Herausforderung, effiziente und flexible Digital Workplaces zu schaffen. Für die erfolgreiche Umsetzung bedarf es einer wohlüberlegten Strategie:

Eine wesentliche Aufgabe bei der Einführung eines Digital Workplace besteht in der Auswahl und Implementierung geeigneter Softwaretools. Es gilt zu überprüfen, inwieweit Tools und Plattformen die unternehmensinternen Geschäftsziele unterstützen und die Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen erfüllen. Darüber hinaus ist eine gründliche Bewertung der bereits vorhandenen Technologielandschaft sowie eine gemeinsame Strategie für den zukünftigen technologischen Fortschritt vonnöten.

Ein weiterer wichtiger Aspekt stellt die Schaffung einer digitalen Kultur dar. Deren Etablierung erfordert Führung und Engagement von oben, klare Kommunikation und Beteiligung der Mitarbeitenden an Veränderungsprozessen. Um alle Mitarbeitenden dazu zu befähigen, die neuen Tools und Arbeitsweisen optimal zu nutzen, sind zudem kontinuierliche Schulungen und Weiterbildungen unerlässlich. 

Die Umstellung auf einen Digital Workplace zieht unausweichlich Veränderungen nach sich. Auf der Grundlage eines effektiven Change-Managements lassen sich diese erfolgreich bewältigen. Verantwortliche setzen optimalerweise auf:

• eine klare Kommunikation der Veränderungen,

• die Einbindung aller Mitarbeitenden,

• die Bereitstellung von Unterstützung und Ressourcen sowie 

• die Berücksichtigung von Feedback und Bedenken der Mitarbeiter:innen.

Durch die Implementierung digitaler Arbeitsplätze steigt auch das Risiko von Sicherheits- und Datenschutzverletzungen. Unternehmen müssen daher – auf der Basis von allgemeingültigen Richtlinien und Verhaltensvorschriften – hieb- und stichfeste Sicherheitsvorkehrungen treffen.

Damit der „digitale Arbeitsplatz der Zukunft“ nicht nur der Produktivität, sondern auch der Mitarbeiterbindung zugutekommt, sollten Unternehmen und Digital Leaders folgende Schritte bei der Umstellung auf den Digital Workplace berücksichtigen: 

1. Automatisieren Sie Ihren Onboarding-Prozess: Die Einarbeitung neuer Arbeitnehmer:innen ist gleichermaßen ein unerlässlicher wie umfangreicher Schritt. Dank umfassender Automatisierung lässt sich der zeitliche Aufwand erheblich reduzieren. Ein digitales Onboarding beugt unnötigen Doppelungen vor und stellt sicher, dass keine Information vergessen wird. Dies ermöglicht Mitarbeitenden einen optimalen Start ins Unternehmen.

2. Setzen Sie auf regelmäßiges Feedback in Form von Mitarbeitergesprächen: Zyklisches, konstruktives Feedback unterstützt Mitarbeitende im Umgang mit dem Digital Workplace. Gleichermaßen vermittelt es ihnen ein Gefühl von Wertschätzung. Regen Sie Angestellte darüber hinaus dazu an, sich bei (Software-)Fragen oder (technischen) Komplikationen jederzeit an Sie zu wenden.

3. Fördern Sie die Gesundheit und das Wohlbefinden: Die Förderung der physischen und mentalen Gesundheit der Mitarbeitenden stellt einen zentralen Aspekt der Mitarbeiterbindung dar. Ein Digital Workplace vereinfacht das Anbieten von Gesundheitsprogrammen und Workshops, da Mitarbeitende beispielsweise auch vom Homeoffice aus teilnehmen können.

4. Implementieren Sie leistungsfähige Kommunikationstools: Ein Digital Workplace verbindet Menschen weltweit. Doch das bedeutet nicht automatisch, dass sich diese Menschen auch verbunden fühlen. Um sicherzustellen, dass sich Ihre Mitarbeiter:innen auch bei Remote Work als Teil eines Teams fühlen, gilt es, Kommunikationstools mit mehreren Kanälen zu implementieren. Mithilfe von appbasierten Programmen, die auf dem Smartphone installiert werden, bleiben Mitarbeiter:innen während der Arbeitszeit verbunden – egal, wo und wann.

Der Digital Workplace ist ein Kernbestandteil der modernen Arbeitswelt und essenziell für die Mitarbeiterbindung. Durch strategische Planung, Auswahl der passenden IT-Infrastruktur und Förderung einer offenen Unternehmenskultur werden Unternehmen Teil der Arbeitswelt der Zukunft und profitieren auf diesem Weg von den vielfältigen Vorteilen einer digitalen Arbeitsumgebung.

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Die IT-Infrastruktur eines Digital Workplace umfasst unter anderem Kommunikationstools, Cloud-Lösungen, Projektmanagement-Software und digitale Lösungen für das Dokumentenmanagement. Diese Technologien ermöglichen eine effiziente und flexible Zusammenarbeit und sind für den Erfolg des digitalen Arbeitsplatzes unerlässlich.

Der Hauptunterschied besteht darin, dass der Begriff „Digital Workplace“ eine Gesamtlösung für die digitale Arbeitsumgebung bezeichnet, einschließlich aller Tools, Technologien, Prozesse und der Unternehmenskultur. Ein „Workspace“ hingegen bezieht sich in der Regel auf den physischen oder virtuellen Raum, in dem die Arbeit stattfindet, wie ein Büro oder ein Desktop.

Der Erfolg eines Digital Workplace lässt sich an verschiedenen Faktoren messen. Dazu zählen beispielsweise Produktivität, Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung sowie die erfolgreiche Nutzung digitaler Tools und Arbeitsweisen.