Employee Self Service (ESS): Definition und Umsetzung

Im Employee Self Service (ESS) bearbeiten Mitarbeitende ihre Personaldaten, Arbeitszeiten oder Abwesenheiten einfach selbst, statt mit ihren Änderungswünschen auf HR zuzugehen. Dabei ist es egal, ob Sie Excel, ein Intranet oder eine HR-Software für Ihr Personalmanagement nutzen: Mit entsprechenden Zugriffsrechten verwaltet Ihre Belegschaft ihre persönlichen Daten einfach selbst. 

Wichtig für das ESS ist, dass Sie ein digitales Tool für Ihr HR-Management nutzen. Nur so lässt sich der Zugriff auf bestimmte Mitarbeiterdaten einschränken.

Employee Self Service umschließt drei Bereiche: 

1. Unternehmensdaten sammeln und verwalten

2. Mitarbeiterdaten pflegen

3. Genehmigungsprozesse aufsetzen

Unternehmensdaten werden üblicherweise in einem Intranet gespeichert. Hier handelt es sich vor allem um allgemeine Informationen, zu denen beispielsweise interne Telefonbucheinträge, Ausschreibungen für offene Positionen im Unternehmen oder Detailinformationen zu Betriebsvereinbarungen zählen. Mitarbeiter:innen können auf dieses “interne Wiki” eigenständig und proaktiv zugreifen und sich so auf dem Laufenden halten.

Anders sieht es bei Mitarbeiterdaten aus. In diesem Fall greifen Mitarbeitende auf ausgewählte Personaldaten zu, die in ihrer digitalen Personalakte hinterlegt sind. Dazu zählen beispielsweise der Resturlaub, die Auflistung aller Überstunden oder Personalstammdaten. 

Mit einem ausgereiften HR-Tool können Sie zu jeder Änderung einen Genehmigungsprozess hinterlegen. So stellen Sie sicher, dass jede Änderung geprüft wird, bevor Sie sie veröffentlichen. Außerdem unterstützen Genehmigungsprozesse bei automatisierten Workflows, z. B. bei Urlaubs- oder Reiseanträgen. Anträge von Mitarbeitenden werden automatisch an die verantwortliche Führungskraft oder HR-Manager:in übermittelt – diese bestätigen nur noch per Klick.

Vereinfachen Sie HR-Prozesse im ganzen Unternehmen

Mit Personios Employee Self Service können Ihre Mitarbeitenden eigene Arbeitszeiten, Abwesenheiten oder Personaldaten einsehen und aktualisieren. HR spart sich derweil Verwaltungsaufwand und behält durch ein cleveres Rechte-Management den Überblick.

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Employee Self Service wirkt sich positiv auf das gesamte Unternehmen und seine Prozesse aus. Nicht nur Personalabteilungen werden entlastet, sparen Zeit und können sich verstärkt auf wichtige strategische Themen konzentrieren. Auch Mitarbeitende können alle personalbezogenen Aufgaben im ESS schneller abwickeln.

In Unternehmen ohne Employee Self Service kann eine kleine Adressänderung schonmal zum Tagesprojekt werden, denn es wird oft ein Kommunikations-Pingpong zwischen Personalabteilung und Mitarbeitenden gespielt. 

Beim Employee Self Service ändern Mitarbeiter:innen ihre Daten direkt im System und HR (oder ggfs. die Führungskraft) gibt sie nur noch frei. Das bezieht sich zum Beispiel auch auf Urlaubsanträge, Krankmeldungen und die Zeiterfassung. Von solchen abteilungsübergreifenden Prozessoptimierungen profitiert am Ende das ganze Unternehmen, da alle Abteilungen Zeit sparen und dank vereinfachter Prozesse weniger Frust entsteht.

Durch ESS können Ihre Mitarbeitenden ausgewählte Informationen einsehen und selbst bearbeiten. Sie bekommen dadurch eine bessere Übersicht zu ihren Personaldaten und stellen weniger Fragen bei HR.Das betrifft die folgenden Vorgänge:

• digitale Personalakte einsehen

• persönliche Daten wie die Adresse oder den Familienstand ändern

• Krankheitstage melden und Atteste hochladen

• Urlaubsanträge stellen und Anzahl der Resturlaubstage anzeigen lassen

• Arbeitszeiten erfassen

• digitale Gehaltsabrechnung abrufen

Im Schnitt verbringen 42 % der Personaler:innen ihren Arbeitsalltag mit Verwaltungsaufgaben. Das sind 3,4 Stunden pro Tag. Durch den Employee Self Service reduziert sich dieser Aufwand, da zeitaufwendige Einzelschritte wegfallen. 

Ihre Personalabteilung wird bei administrativen Tätigkeiten entlastet, sodass sie mehr Freiraum für wichtige HR-Aufgaben wie Mitarbeiterbindung gewinnt. 

Das ESS erhöht die Eigenverantwortung Ihrer Mitarbeitenden und sensibilisiert sie dafür, ihre Daten aktuell zu halten. Das bedeutet: Sobald sich bei Mitarbeitenden etwas ändert, können sie dies direkt im System erfassen – immerhin wissen Mitarbeitende selbst am besten, welche ihrer Stammdaten sich geändert haben.

Wenn hingegen jedes Mal die HR-Abteilung einbezogen werden muss, die ohnehin eine Menge zu tun hat, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass Fehler bei der Datenverwaltung passieren. 

Viele Unternehmen bieten mittlerweile Home Office, Remote Work oder hybrides Arbeiten an. Der Employee Self Service hilft auch ortsunabhängig, ein reibungsloses Datenmanagement sicherzustellen, da der gesamte Prozess digital durchgeführt wird. 

Mitarbeiter:innen und Führungskräfte haben nicht täglich mit der Personalsoftware des Unternehmens zu tun und werfen nur bei Bedarf einen Blick in ihre Benutzerkonten. Umso wichtiger ist es, dass das System Benachrichtigungen mit wichtigen Informationen und Aufgaben per E-Mail versendet, etwa wenn …

• ein:e Manager:in Urlaubsanträge und Arbeitszeiten freigeben soll (MSS)

• ein Arbeitsvertrag ausläuft

• neue Mitarbeitende ins Team einsteigen

• Geburtstage von Kolleg:innen anstehen

Bei flexiblen Systemen können alle Benutzer:innen selbst entscheiden, bei welchen ESS-Prozessen sie benachrichtigt werden möchten.

Effiziente Workflows für Ihr Unternehmen erstellen

Mitarbeitende beantragen Urlaub per Klick, die Führungskraft erhält automatisch eine Benachrichtigung und genehmigt den Urlaub: Solche Workflows sparen Zeit und machen alle Beteiligten produktiver.

Mehr zu automatisierten Workflows mit Personio

Ein gutes ESS-System ermöglicht außerdem die Verteilung von Rollen und Zugriffsrechten in der Personalsoftware. HR kann so festlegen, dass “Werkstudent:innen” Arbeitsstunden eintragen können, während “Manager:innen” Auswertungen über Gehälter und Urlaub innerhalb ihrer Abteilung abrufen dürfen.

Idealerweise gibt es Ansichts- und Bearbeitungs- sowie Vorschlagsrechte, die dafür sorgen, dass die vom Mitarbeitenden bearbeiteten Informationen erst durch die Genehmigung von Vorgesetzten oder Personaler:innen wirksam werden.

Damit kein zusätzlicher Aufwand durch Schulung und Einweisung der Mitarbeiter:innen entsteht, muss eine gute Employee Self Service Software klar verständlich und einfach in der Handhabung sein. Pluspunkte für ESS-Portale sind:

• Zugriff via Smartphone, etwa für Zeiterfassung, Krankmeldungen, Urlaubsanträge

• Single Sign-On: Einwahl in das Benutzerkonto des ESS-Systems mit einem bereits bestehenden Firmen-Benutzerkonto (z. B. Google, Windows)

• Online abrufbare Beiträge und Leitfäden zur Nutzung des ESS-Systems für Mitarbeiter:innen

Machen Sie sich am besten durch das Testen der Software selbst ein Bild davon. Cloud-Anbieter wie Personio bieten hierfür ein kostenloses Test-Konto an.

Auch Personio bietet das Employee Self Services (ESS) an. Ihr großer Vorteil ist, dass unsere HR-Software alle Kernprozesse im Personalbereich abdeckt und somit sämtliche Daten zentral an einem Ort gespeichert und verwaltet werden. Sie greifen jederzeit auf Mitarbeiterdaten zu und haben Änderungen dank automatischer Benachrichtigungen immer im Blick. 

1. Rechte definieren und vergeben

Mit Personios ausgefeiltem Rechtesystem legen Sie für jede:n Mitarbeitenden oder einzelne Teams fest, wer welche Aktionen per Employee Self Service ausführen darf. Je nach Benutzerrolle können die Mitarbeitende, Führungskräfte und HR-Manager:innen zum Beispiel Einträge ansehen, ändern, ergänzen, kommentieren oder erstellen. Sie können Dateien hoch- oder herunterladen, exportieren und Anträge stellen bzw. genehmigen.

2. Daten ändern oder Anträge stellen

Mitarbeiter:innen loggen sich in Personio ein, gehen zu ihrer digitalen Personalakte oder dem Abwesenheitsbereich und machen ihre Änderung bzw. Ihren Antrag mit wenigen Klicks. 

3. Änderungen oder Anträge bewilligen

Sobald ein:e Mitarbeiter:in eine Änderung vorgenommen oder einen Antrag gestellt hat, landet der Vorschlag bei HR oder der Führungskraft (eine Benachrichtigung wird per E-Mail geschickt). Eine von beiden Parteien prüft alles und gibt den Vorschlag mit einem Klick frei. 

Automatisierte Prozesse mit Employee-Self-Service-Option verkürzen HR-Prozesse für Sie und Ihre Mitarbeitenden. Die folgende Tabelle zeigt Ihnen, wie das bei Urlaubsanträgen aussehen würde.