Hybrides Arbeiten: Alles, was Sie über Hybrid Work wissen müssen

Der Begriff „hybrides Arbeiten“ stammt vom Englischen „Hybrid Work“ und steht für eine örtlich sowie zeitlich unabhängige Form der Arbeit. Arbeitnehmer:innen erledigen ihre Aufgaben dabei zu Teilen im Büro und die restliche Zeit über beispielsweise im Homeoffice.

In Zeiten der New Work inklusive  Remote Working und Telearbeit ermöglicht hybrides Arbeiten eine erhöhte Flexibilität am Arbeitsplatz und eine optimierte Work-Life-Balance. Durch die Möglichkeit zur mitarbeiterbezogenen Ausgestaltung der hybriden Arbeitswoche finden die unterschiedlichsten Bedürfnisse Berücksichtigung.

Laut einer Studie von Barco ist ein hybrides Arbeitsmodell die attraktivste Alternative für Mitarbeiter:innen:

• Drei Tage im Büro und zwei im Homeoffice gelten als optimale Aufteilung, um das Beste aus beiden Welten zu verknüpfen: soziale Kontakte und eine leichtere Zusammenarbeit auf der einen Seite, mehr Flexibilität und Freiheit auf der anderen.

• Wie Sie Ihr persönliches Modell gestalten, kommt letztendlich ganz auf Ihre Unternehmenskultur und die Ziele an, die Sie durch hybrides Arbeiten erreichen wollen. Denn es gibt ganz unterschiedliche hybride Modelle und jedes Unternehmen muss individuell entscheiden, welche Aufteilung sinnvoll ist.

Für alle, die noch am Konzept von Remote Work zweifeln: Studien zeigen, dass Mitarbeiter:innen im Homeoffice produktiver sind und Familie und Berufsleben besser miteinander vereinbaren können. Optimale Voraussetzungen also für ein gemischtes Modell.

Hybrides Arbeiten geht mit einer Vielzahl von Vorteilen einher. Dennoch bestehen auch gewisse Risikofaktoren bzw. mögliche Nachteile. Vor der Umstellung auf hybrides Arbeiten sollten demnach die Vor- und Nachteile von hybridem Arbeiten gegenübergestellt und im Hinblick auf das eigene Unternehmen beurteilt werden.

Ihre Mitarbeiter:innen haben alle unterschiedliche Persönlichkeiten und Vorstellungen, was den Arbeitsalltag und -ort angeht. Kein starres und für alle gleiches Modell wird je die Bedürfnisse aller Angestellten decken können.

Hybride Arbeitsmodelle geben Ihren Mitarbeitenden hingegen die Möglichkeit, innerhalb eines Rahmens die für sie beste Arbeitsweise zu finden. Für Ihr Unternehmen bedeutet das: eine zufriedene und motivierte Belegschaft – und damit eine gesteigerte Produktivität.

Außerdem erlaubt hybrides Arbeiten den Unternehmen, …

• Arbeitskräfte durch ein freieres Arbeitsmodell zu binden, 

• für alle involvierten Parteien einen Mehrwert zu schaffen,

• das Recruiting standortunabhängig auszuweiten und 

• auf das ideelle Firmenfortschrittskonto für eine flexiblere, digitale und zielgerichtete Zukunft der Arbeit einzuzahlen.

Die Nachteile von hybridem Arbeiten bestehen vor allem in folgenden Aspekten:

• erhöhter Koordinationsaufwand durch die unterschiedlichen Büroanwesenheiten,

• fehlender Austausch von Angesicht zu Angesicht,

• anfängliche Kostensteigerung für eventuelle Umbauten und Umstrukturierungen sowie

• mangelhafte Kontrollmöglichkeiten der tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten fernab des Büros.

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Beantworten Sie direkt zu Anfang folgende Fragen: Welchen Ansatz, also welche Verteilung von Home Office und Büroarbeit, möchten Sie wählen? Soll dieser Ansatz unternehmensweit und für jede Abteilung gleichermaßen gelten? Oder wollen Sie stattdessen Richtlinien vorgeben, die jedes Team dann an ihre Bedürfnisse anpassen kann?

Berücksichtigen Sie außerdem Ihre Team- und Unternehmensstrukturen: Wo gibt es Abhängigkeiten, die ein hybrides Setup nicht erlauben? Ist vielleicht eine Abteilung auf die Anwesenheit einer anderen angewiesen?

Ist diese Basis einmal gelegt, kann es weitergehen. Generell sind neun Säulen wichtig, um zu evaluieren, ob ein hybrides Modell zu Ihrem Unternehmen passt. Je weiter Sie sich auf der Skala bei “5” einordnen, desto größer ist der Fit.

Für ein hybrides System sollte Ihr Unternehmen entsprechende finanzielle Rahmenbedingungen schaffen. Wichtige Kostenpunkte, die Sie beachten sollten, sind: Equipment, Tools, Gehalt und Reisekosten.

Wo befindet sich Ihr Unternehmen auf dieser Skala? Wo soll es in 12 Monaten sein?

Wer als Unternehmen Remote Work anbietet, muss wichtige rechtliche Vorgaben beachten. Das bindet Kapazitäten von HR und der Rechtsabteilung – nicht nur initial, bevor das Modell in Kraft tritt, sondern auch fortlaufend.

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Bei dieser Säule geht es darum zu entscheiden, von wie vielen Standorten aus Ihre Mitarbeiter:innen arbeiten dürfen. Sind es lediglich das eigene Zuhause und das Büro oder bieten Sie auch eine dritte oder vierte Alternative an? Von welchen Ländern aus dürfen sie arbeiten?

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Hier spielen zwei Fragen eine zentrale Rolle: Erlaubt Ihr Team-Aufbau, dass Mitarbeiter:innen von unterschiedlichen Orten aus arbeiten und “gemischt” sind? Oder müssen sich bestimmte Personen regelmäßig sehen?

Wo befindet sich Ihr Unternehmen auf dieser Skala? Wo soll es in 12 Monaten sein?

Ihre Kultur spielt eine entscheidende Rolle bei der Entscheidung für oder gegen ein hybrides Modell. Wichtig sind Aspekte wie Vertrauen, Offenheit, Verantwortung, Team Spirit, Agilität, Proaktivität und eine gute Kommunikation.

Wo befindet sich Ihr Unternehmen auf dieser Skala? Wo soll es in 12 Monaten sein?

Damit gemischte Teams erfolgreich sind, muss auch das Drumherum stimmen, also z. B. die IT, Tools und angepasste Meeting-Räume. Nur so schaffen Sie die nötige Flexibilität, einen guten Informationsfluss und reibungslose Prozesse.

Wo befindet sich Ihr Unternehmen auf dieser Skala? Wo soll es in 12 Monaten sein?

Kommunikation ist das A&O bei einem hybriden Setup. Haben Sie entsprechende interne Leitfäden, Tools und Prozesse, um einen guten Informationsfluss ortsübergreifend sicherzustellen? Wie teilen Sie Neuigkeiten – und wann?

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Hierunter fallen alle Personalprozesse, aber auch Überlegungen, wie Sie das Projektmanagement und Kreativprozesse, z. B. Brainstormings, bei gemischten Teams vereinfachen können.

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Ein hybrides Modell erlaubt es Ihnen, von überall aus neue Mitarbeiter:innen einzustellen. Evaluieren Sie, wo Sie einstellen wollen und welche rechtlichen Bedingungen Sie dafür erfüllen müssen. Lesen sie hierzu auch unseren Artikel zu Recruiting-Strategien.

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Zum Schluss noch ein paar Tipps, die das hybride Arbeiten erleichtern.

• Wenn Ihr hybrides Arbeitsmodell auf einem Ansatz für das gesamte Unternehmen aufbaut, sollte es für alle Abteilungen ähnlich gut umsetzbar sein, um für Fairness zu sorgen.

• Legen Sie Normen für die Zusammenarbeit fest und schaffen Sie einheitliche Erwartungen dafür, z. B. Online-Meetings werden zum Standard.

• Schulen Sie Führungskräfte, den Mitarbeiter:innen bei der Umstellung auf Remote-Arbeit zu helfen. Dazu braucht man u. a. emotionale Intelligenz und gute Fähigkeiten in der Online-Kommunikation.

• Identifizieren Sie Führungskräfte, die innovativ sind und im Rahmen von Hybrid Work auf eigene Faust mitneuen Tools, Routinen und Ansätzen für die Remote-Führung experimentieren – und diese auch an andere Kolleg:innen weitergeben.

• Stärken Sie autonomes Arbeiten und geben Sie Mitarbeiter:innen in Abstimmung mit Ihren Führungskräften mehr Verantwortung für Projekte.

• Legen Sie Ihren Fokus auf das Arbeitsergebnis und nicht auf geleistete Arbeitsstunden.

Seien Sie bereit, im Laufe der Zeit Änderungen vorzunehmen und diese an Ihre Mitarbeiter:innen zu kommunizieren. Die Pandemie war das bisher größte Pilotprojekt für neue Arbeitsweisen – seien Sie offen, auch zukünftig Anpassungen durchzuführen.

Die allgemeinen und spezifischen Bestimmungen und Rahmenbedingungen, auf denen das hybride Arbeiten basiert, sind vorab im Arbeitsvertrag oder einer entsprechenden Zusatzvereinbarung festzuhalten. Relevant sind unter anderem:

• Umfang, Zeitmodell und Arbeitszeiterfassung

• Klärung der Kostenübernahme (im Homeoffice)

• Ausstattung und Equipment

• feste Erreichbarkeiten

• Datenschutz und Arbeitsschutz

Damit alle Angestellten über die gleiche Ausgangslage verfügen, sollte das Ziel darin bestehen, Arbeitsprozesse und -strukturen zu kreieren, die sich unabhängig von Ort und Zeit anwenden lassen. Dazu bedarf es mindestens einer funktionierenden Internetverbindung und eines geeigneten Arbeitslaptops oder -computers mit entsprechendem Zubehör. 

Als Vorbereitung auf hybrides Arbeiten gilt es außerdem, Software zu finden, die sowohl im Büro als auch an jedem anderen beliebigen bzw. erforderlichem Ort funktioniert. Ein besonderes Augenmerk ist auf die Wahrung von bestehenden Daten- und Personenschutzbestimmungen etc. zu legen.

Zusätzlich sollten alle Mitarbeiter:innen ausreichend auf die hybride Arbeitsweise vorbereitet werden. Dies kann zum Beispiel mithilfe von Fortbildungen realisiert werden. 

Bei hybridem Arbeiten ist es von fundamentaler Bedeutung, dass alle Beteiligten ihre Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten genau kennen. Mithilfe von Projektmanagement-Tools, wie beispielsweise der RACI-Matrix oder dem Modell der Teamrollen nach Belbin, lassen sich diese übersichtlich zuweisen. 

Zu bestimmten Zeiten ist die Anwesenheit einer bestimmten Anzahl an Angestellten im Unternehmen erforderlich? In diesem Fall schafft ein Rotationsplan Abhilfe. Hier kann für einen vorab festgelegten Zeitraum bestimmt werden, wer an welchen Tagen von wo aus arbeitet. Eine solche Aufstellung sorgt in Zusammenhang mit Hybrid Work für Planungssicherheit und beugt gleichermaßen Missverständnissen vor. 

Beim hybriden Arbeiten gehen Mitarbeiter:innen ihren Aufgaben zeitlich und örtlich flexibel nach. Die Arbeit kann dabei sowohl im Unternehmen als auch an beliebigen anderen Orten verrichtet werden. Die genauen Rahmenbedingungen sind unternehmens- und ggf. mitarbeiterspezifisch festzulegen. 

Damit hybrides Arbeiten gelingt, ist es wichtig, vor der Etablierung den Ist-Zustand zu ermitteln sowie sinnvolle Zielvorgaben zu bestimmen. Auf dieser Basis und im Hinblick auf die individuellen Bedürfnisse aller Beteiligten lassen sich funktionierende Rahmenbedingungen schaffen.

„Hybrid“ und „remote“ sind beides aus dem Englischen übernommene Begriffe. Während „hybrid“ mit „Mischform“ übersetzt werden kann, steht „remote“ für „fern“ bzw. „entfernt“. Remote-Arbeit definiert sich demnach als „Fernarbeit“. Demgegenüber stellt hybrides Arbeiten eine Mischform aus mehreren Arbeitsweisen dar.