Jour fixe: Bedeutung & effektive Durchführung inkl. Vorlage

Der Begriff Jour fixe stammt aus dem Französischen und setzt sich zusammen aus „jour“ (zu Deutsch „Tag“) und „fixe“ (zu Deutsch „festgesetzt“). Das „e“ ist allerdings stumm. Im Umgang mit Ihren französischen Geschäftspartner:innen sollten Sie auf den Begriff „Jour fixe“ verzichten. Er ist nur im  deutschen Sprachgebrauch etabliert. In Frankreich nennt man den Jour fixe „réunion de travail régulière“.

Das unterscheidet Jours fixes von anderen Meetings:

Absprachen zwecks Folgetermin sind überflüssig, denn Jours fixes sind wiederkehrende Meetings. Sie werden einmal festgelegt und finden in regelmäßigen Abständen – in der Regel wöchentlich, monatlich oder pro Quartal, in seltenen Fällen auch täglich – immer wieder statt.

Beispiele:

• Die Personalabteilung bespricht jeden Montag anstehende Projekte.

• Das Remote-Team trifft sich jeden ersten Donnerstag im Monat.

• Die Abteilungsleitenden tauschen sich jeden ersten Dienstag im Quartal aus.

Jours fixes sind zweckungebundene Meetings, in denen nur die wichtigsten Themen besprochen werden. Es geht um langfristige Ziele und kritische Punkte, deren Auswirkungen fatale Folgen hätten.

Merkmale:

• Teilnehmende dürfen nur aus wichtigen Gründen fehlen.

• Verhinderungen müssen rechtzeitig bekannt gegeben werden.

• Verhinderte Mitarbeitende bestimmen eine Vertretung.

Kennen Sie diese Meetings, in denen eine Person spricht und alle anderen zuhören? Genau das ist beim Jour fixe nicht der Fall. Die Sprechzeit der Teilnehmenden ist ausgewogen. Es wird sachlich – und hitzig – debattiert. Alle Teilnehmenden reflektieren und tragen zur Überwachung der Zielerfüllung bei.

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Jours fixes sind immer sinnvoll, wenn ein Team gemeinsam Ziele erreichen will. Das kann innerhalb eines Projektteams, einer Abteilung, eines Unternehmens oder sogar darüber hinaus – mit externen Geschäftspartner:innen – sein. Jours fixes können also in kleinen Teams und in Großkonzernen stattfinden. Insbesondere dann, wenn aufgrund von Remote-Arbeit und Homeoffice die persönlichen Gespräche ausfallen, können Jours fixes einen positiven Einfluss auf die Effektivität und Motivation der Mitarbeitenden haben.

Typische Situationen für einen Jour fixe:

• Status-Updates: Welche Projekte stehen an? In welcher Phase befinden sie sich? 

• Vorstellung von Ergebnissen: Welche Aktionen kamen gut oder schlecht an?

• Berichte über aktuelle Ereignisse: Welche Ereignisse verändern die Situation auf dem Markt?

• Besprechung aktueller Herausforderungen: Welche Probleme bremsen Sie gerade aus?

• Erfahrungsaustausch: Wie handhaben andere Teammitglieder bestimmte Situationen?

• Feedbackgespräche: Sie vermeiden Unzufriedenheit und Konflikte innerhalb des Teams.

• Verbesserung der Teamarbeit: Jours fixes vereinen Menschen, die üblicherweise nicht einmal Zeit haben, in Ruhe durchzuschnaufen.

Mit Jours fixes können Teams ihre Ressourcen optimal nutzen. Sie können die Zusammenarbeit wesentlich effizienter gestalten und dazu macht die Arbeit mit einem Team, das einen offenen Austausch sucht, einfach mehr Spaß.

Jours fixes haben sämtliche Vorteile, die sich positiv auf die Mitarbeitereffektivität, den Zusammenhalt innerhalb der Mitarbeitenden und die Beziehung zwischen Arbeitgebern und Mitarbeitenden auswirken:

• Das gesamte Team behält den Überblick und versteht abteilungsübergreifende Zusammenhänge.

• Teilnehmende fokussieren sich auf wichtige Themen.

• Teilnehmende sind nur in absoluten Ausnahmefällen verhindert.

• Teammitglieder sind über Projektfortschritte informiert und können sich Feedback geben.

• Absprachen werden auf ein Minimum reduziert.

• Teammitglieder arbeiten produktiv an einer Problemlösung.

• Die Arbeitszeit für individuelle Meetings wird reduziert.

Da Jours fixes einmal festgelegt werden und dann immer wieder stattfinden, ist die Vorbereitung für das erste Meeting enorm wichtig. Die Rahmenbedingungen werden einmal festgelegt und dann auf alle wiederkehrenden Treffen übertragen.

Beziehen Sie so wenige Teilnehmende wie möglich und so viele wie nötig ein. Denn diese Zeit fehlt ihnen am Schreibtisch. Genauso wichtig ist es, dass alle Mitarbeitenden involviert sind, die für effiziente Treffen nötig sind. Es wäre ineffizient, wenn immer wieder wichtige Fragen im festen Personenkreis nicht geklärt werden könnten, weil die betroffenen Projektmitglieder nicht anwesend sind. 

Kleine Personenkreise erzielen in der Regel schnellere und bessere Ergebnisse. Überlegen Sie sich daher:

• Wessen Anwesenheit ist zur Erreichung des Jour-fixe-Ziels nötig?

• Wer profitiert aufgrund der Themen vom Austausch im Meeting?

Legen Sie neben Teilnehmenden auch Moderierende und Protokollführende fest. Alle involvierten Mitarbeitenden sollten sich ihrer Rolle im Voraus bewusst sein.

Jours fixes bleiben nicht nur in puncto Personenkreis gleich. Legen Sie Standort und Zeitraum fest, die Ihren Jour fixe bestmöglich unterstützen. Separate Einladungen brauchen Sie dann nicht mehr für jedes Meeting zu verschicken. Ein Reminder per Handy oder E-Mail genügt.

Als sinnvoll erweisen sich insbesondere ruhige Räume mit interaktiven Whiteboards oder Online-Meetings. Wichtig ist, dass Sie unter sich sind und nicht etwa durch Telefonanrufe vom Nachbarzimmer gestört werden. 

Zu welcher Uhrzeit oder an welchem Tag Sie Jours fixes ansetzen, hängt maßgeblich von der Verfügbarkeit aller Teilnehmenden ab. Besprechen Sie am besten gemeinsam, welche festen Termine bereits in Ihren Terminkalendern stehen und welche zeitlichen Aspekte Ihre Konzentration am meisten begünstigen. Legen Sie keine Meetings in morgendliche Yoga-Kurs-Zeiten oder in die späten Abendstunden, wenn die Teilnehmenden geistig schon im Feierabend angekommen sind. 

Wie lang ein Jour fixe sein sollte, kann nicht pauschal beantwortet werden. In den meisten Fällen stellt sich allerdings eine Dauer von 30 Minuten als besonders effektiv heraus. Konnten Themen in der festgelegten Zeit nicht vollständig durchgesprochen werden? Dann sollten Sie häufiger zusammenkommen, anstatt die Meetingzeiten zu überziehen. Das hält den Effizienz- und Motivationspegel aufrecht. 

Damit die zeitlichen Abstände zwischen Ihren Treffen nicht zu eng oder zu weit getaktet werden, sollten Sie sich an Ihrem Ziel orientieren. In der Regel finden Jours fixes wöchentlich, monatlich oder einmal pro Quartal statt.

Auch die Agenda bleibt beim Jour fixe in der Regel gleich, da sich die Themen auf langfristige Projekte und Aktionen beziehen. Zur Sicherheit sollten Organisator:innen dennoch im Reminder die Agenda auflisten. So können sich alle Teilnehmenden optimal auf das nächste Treffen vorbereiten. 

Beginnen Sie mit den leichten Themen, zu denen alle Teilnehmenden direkt etwas beisteuern können. Das könnte etwa ein Überblick zu den aktuellen To-dos der Teilnehmenden sein. Bedenken Sie, dass niemals alle Teilnehmenden den gleichen Stand haben, sobald sie den Besprechungsraum betreten. Eine kurze Projektvorstellung vor allen Teilnehmenden kann ein hervorragender Startschuss für Ihr Meeting sein.

Hangeln Sie sich von dort aus bis zu den komplexen Themen vor. Von der Agenda abweichende Themen dürfen – wenn sie wirklich wichtig sind – im Laufe des Gesprächs aufgegriffen werden. 

Zu guter Letzt sollten Sie einen positiven und motivierenden Abschluss finden. Teilnehmende sollen jedes Treffen mit einem guten Gefühl verlassen und das Meeting als „wertvoll“ in Erinnerung behalten. Sie können etwa ein positives Feedback aussprechen, das Ihre Mitarbeitenden motiviert, das Besprochene direkt in die Tat umzusetzen.

Der Ablauf des Meetings ergibt sich größtenteils aus der Agenda. Sie und Ihr Team gewöhnen sich mit Sicherheit schnell an Jours fixes. Schließlich laufen die Meetings grundlegend gleich ab. 

Sie sollten klare Regeln aufstellen und Rollen zuweisen:

• Organisator:in/Moderator:in: behält den Überblick, koordiniert und achtet darauf, thematische Abschweifungen zu verhindern

• Protokollführer:in: notiert die wichtigsten Punkte, damit Verhinderte auf dem neuesten Stand sind und Teilnehmende nachschlagen können

• Verhaltensregeln: z. B. Handyverbot, Stumm-Schaltung, Ausschluss von zu spät kommenden Teilnehmenden

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Jours fixes werden leider immer wieder falsch durchgeführt, wodurch die Vorteile an Wirkung verlieren oder sich sogar komplett in Nachteile entwickeln können. Damit Ihnen das nicht passiert, vermeiden Sie unbedingt diese drei typischen Fehler:

Arbeitnehmende in deutschen Büros verbringen durchschnittlich ein Sechstel ihrer Arbeitszeit in Meetings. Die unnötigen Besprechungen kosten Arbeitgeber pro Arbeitnehmer:in etwa 5.700 Euro im Jahr.

Ein Protokoll ermöglicht nicht nur verhinderten Mitarbeitenden, sich selbst auf den aktuellen Stand zu bringen. Es dient auch als Grundlage, um zugeteilte Aufgaben sowie Deadlines zu überprüfen und erteilte Aussagen nachvollziehen zu können. 

Nutzen Sie unsere kostenlose Jour-fixe-Protokoll-Vorlage:

Protokoll Jour Fixe (Bezeichnung)

Zeitpunkt der Besprechung: (Datum), (Uhrzeit, von … bis)

Ort der Besprechung: (Ort)

Organisator:in: (Name), (Funktion) (Abteilung)

Teilnehmende: (Aufzählung der Namen)

Prokotollführer:in: (Name)

Der Begriff Jour fixe stammt aus dem Französischen und setzt sich zusammen aus „jour“ („Tag“) und „fixe“ („festgesetzt“). Jours fixes sind wiederkehrende Meetings, die innerhalb eines festen Personenkreises stattfinden.

Ob Jours fixes erfolgreich verlaufen, hängt von folgenden Faktoren ab:

• klare Kommunikation des Ziels

• Wahl des Personenkreises

• Wahl des Orts, Zeitpunkts und der Dauer

• Agenda mit strategischer Reihenfolge

• klare Verhaltensregeln

Sie sollten Jours fixes abhalten, wenn Ihr Team gemeinsam Ziele erreichen will. Sie können in kleinen und großen Teams stattfinden. Jours fixes sind insbesondere bei Remote-Arbeit und Homeoffice nützlich. Beispiele sind:

• Status-Updates

• Vorstellung von Ergebnissen

• Berichte über aktuelle Ereignisse

• Besprechung aktueller Herausforderungen

• Feedbackgespräche