Lohnnebenkosten: Als Arbeitgeber berechnen inkl. Beispiele

Lohnnebenkosten sind Kosten des Arbeitgebers, die für die Beschäftigung eines Arbeitnehmenden zusätzlich zu dessen Arbeitsentgelt anfallen. Sie bestehen hauptsächlich aus Abgaben zu den verschiedenen Sozialversicherungen, wie etwa Kranken- und Rentenversicherung. Diese Abgaben erhalten Arbeitnehmende nicht ausgezahlt; Arbeitgeber führen sie direkt an die Träger der Versicherungen ab.

Trotz der Bezeichnung Lohnnebenkosten wird in diesem Fall nicht zwischen Löhnen und Gehältern unterschieden – die Kosten sind gleich.

Wie erwähnt machen die Sozialversicherungsbeiträge den wesentlichen Teil der Lohnnebenkosten aus. Diese bestehen aus den Beiträgen zu:

• Rentenversicherung

• Krankenversicherung

• Pflegeversicherung

• Arbeitslosenversicherung

Die Beitragssätze zu diesen Versicherungen sind gesetzlich festgelegt. (Wie hoch sie sind, erfahren Sie im nächsten Abschnitt dieses Artikels.) Krankenkassen können allerdings einen individuellen Zusatzbeitrag verlangen.

Für die Unfallversicherung der Beschäftigten zahlen Arbeitgeber Beiträge an die Berufsgenossenschaften. Die Höhe der Beiträge hängt von der Gefahrenklasse der jeweiligen Berufe ab – je höher das Unfallrisiko, desto höher die Beiträge.

Zuletzt zahlen Arbeitgeber drei verschiedene Umlagebeiträge für Ihre Arbeitnehmenden:

Umlage 1 (U1): Wenn Mitarbeitende erkranken, übernimmt die Krankenkasse einen Teil der Entgeltfortzahlung aus den Umlagebeiträgen. Die Beiträge unterscheiden sich je nach Krankenkasse. Die meisten Kassen bieten mehrere Tarife an: Arbeitgeber können wählen, wie viel des Bruttoentgelts die Kassen übernehmen sollen: meist zwischen 40 % und 80 %.

Für Unternehmen mit regelmäßig weniger als 30 sozialversicherungspflichtig beschäftigten Mitarbeitenden ist die Teilnahme am Umlageverfahren U1 Pflicht; für größere Unternehmen ist sie dagegen nicht möglich.

Umlage 2 (U2): Aus diesen Umlagebeiträgen zahlen die Krankenkassen alle Bezüge für Mitarbeiterinnen während des sogenannten Mutterschutzes. Die Beiträge unterscheiden sich je nach Krankenkasse. Die Teilnahme ist für alle Arbeitgeber Pflicht.

Umlage 3 (U3): Wenn wegen einer Insolvenz Arbeitnehmende nicht bezahlt werden können, zahlt die Arbeitsagentur aus der Umlage 3 die Löhne und Gehälter für bis zu drei Monate. (Für Minijobber ist die Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See zuständig.) Die Teilnahme ist für alle Arbeitgeber Pflicht.

Zusätzlich zu Gehältern und Löhnen und Sozialabgaben haben Arbeitgeber weitere Kosten, wenn sie Mitarbeitende beschäftigen: etwa Kosten für Aus- und Weiterbildung, für die Einrichtung des Arbeitsplatzes, und so weiter. Da sie nicht direkt an die Arbeitsentgelte geknüpft sind, werden sie allerdings nicht als Lohnnebenkosten bezeichnet, sondern eher als Personalnebenkosten. Welche Kosten darunter fallen, erklären wir Ihnen ausführlich in unserem Artikel zu den Personalnebenkosten.

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Pauschal können Sie in der Personalkostenplanung derzeit davon ausgehen, dass Sie ungefähr 22 Prozent des Bruttogehalts an zusätzlichen Kosten pro voll sozialversicherungspflichtigem Angestellten haben. Mitarbeitende sind somit deutlich teurer, als auf den ersten Blick ersichtlich.

Doch wie viel kostet ein Mitarbeiter denn nun insgesamt? Wie lassen sich das sogenannte Arbeitgeberbrutto und die Nebenkosten berechnen? Dazu sollten HR Manager, die mit der Lohnabrechnung oder der Personalplanung zu tun haben, die aktuellen Beitragssätze kennen.

Die Abgaben werden prozentual vom Bruttogehalt berechnet. Die meisten Abgaben teilen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmende jeweils zur Hälfte; einige Abgaben trägt allein der Arbeitgeber.

Wir listen die Beitragssätze in der folgenden Tabelle für Sie auf:

Die Beitragssätze können sich jährlich ändern, abhängig von der finanziellen Lage der jeweiligen Sozialversicherungen.

Da die Abgaben prozentual vom Bruttoentgelt berechnet werden, steigen die Abgaben bei höheren Gehältern oder Löhnen – allerdings nicht unbegrenzt. Es gelten sogenannte Bemessungsgrenzen:

Das bedeutet: Nur auf das Arbeitsentgelt bis zu dieser Grenze werden Abgaben erhoben. Verdienen Mitarbeitende in einem Jahr mehr, ist der über der Grenze liegende Betrag abgabenfrei.

Geringfügig Beschäftigte (Minijobber, 538-Euro-Jobber) zahlen nur 3,6 % Rentenbeitrag. Der Arbeitgeber kommt für die restlichen Beiträge zu den Sozialversicherungen auf. Die Lohnnebenkosten für den Arbeitgeber sind dadurch nicht geringer, sondern eher höher als bei regulär sozialversicherungspflichtigen Jobs.

Minijobs sind also kein geeignetes Mittel, um Lohnnebenkosten zu sparen. Die Vorteile liegen hier aufseiten der Arbeitnehmenden: Sie haben bei geringen Einkommen weniger Abzüge durch Steuern und Sozialversicherungsbeiträge.

Arbeitgeber müssen folgende Abgaben leisten:

Auf das Gehalt von Werkstudierenden sind nur Abgaben für die Rentenversicherung fällig: nämlich 18,6 %, also jeweils 9,35 % für Arbeitgeber und Werkstudierende.

Diese Regelung gilt nur für ordentlich immatrikulierte Studierende, die nicht mehr als 20 Arbeitsstunden wöchentlich arbeiten. In den Semesterferien darf die Arbeitszeit länger sein. Die Studierenden dürfen dann allerdings innerhalb der vorherigen 12 Monate nicht mehr als 26 Wochen mehr als 20 Stunden pro Woche gearbeitet haben.

Werden diese Grenzen überschritten, wird der Werkstudierendenjob automatisch in eine reguläre Beschäftigung umgewandelt und die kompletten Abgaben werden erhoben.

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Die Höhe der Lohnnebenkosten bei Praktikumsentgelten hängt von der Art des Praktikums ab:

Schülerpraktika sind versicherungsfrei (auch wenn Arbeitgeber ein Taschengeld zahlt).

Solche Zwischenpraktika sind grundsätzlich versicherungsfrei.

Bei dieser Art Praktikum gibt es drei verschiedene Regelungen:

Unbezahltes Praktikum:

Der Arbeitgeber zahlt Pauschalbeiträge an die Arbeitslosen- und Rentenversicherung. Ab 2025 gelten einheitliche Pauschalsätze:

• Arbeitslosenversicherung: 0,77 Euro

• Rentenversicherung: 6,22 Euro.

Monatliches Entgelt beträgt weniger als 325 Euro pro Monat:

Der Arbeitgeber trägt die kompletten Beiträge zu den Sozialversicherungen in voller Höhe.

Monatliches Entgelt beträgt mehr als 325 Euro pro Monat:

Es gelten die regulären Sätze für Arbeitgeber und Arbeitnehmende.

Bei nicht vorgeschriebenen Praktika gelten die regulären Abgabesätze für Arbeitgeber und Arbeitnehmende.

Anhand der oben genannten Abgabesätze können Sie die Lohnnebenkosten für eine Stelle berechnen. Dafür benötigen Sie außerdem folgende Angaben:

• Bruttoentgelt des Arbeitnehmenden

• Art der Beschäftigung (regulär, Minijob, Werkstudierende, und so weiter)

• Bundesland (bei unterschiedlichen Sätzen in den Bundesländern)

• Zusatzbeitrag der Krankenkasse des Beschäftigten

• Höhe der Umlagebeiträge der Krankenkasse des Beschäftigten

• Höhe des Beitrags zur Unfallversicherung für die jeweilige Tätigkeit (Gefahrenklasse)

Um das Nettogehalt für den Arbeitnehmenden zu berechnen, benötigen Sie außerdem folgende Angaben:

• Steuerklasse

• Religionszugehörigkeit (zur Berechnung evtl. Kirchensteuer)

• Eventuelle Angaben zu Kinderfreibeträgen oder anderen Steuerfreibeträgen

Um die Lohnnebenkosten auf die Schnelle zu berechnen, können Sie einen Online-Rechner nutzen: zum Beispiel den von Nettolohn.de.

Für Ihre Personalplanung und Lohnabrechnung sollten Sie eine Personalsoftware verwenden: Sie geben dort alle erforderlichen Daten ein und alle Lohnnebenkosten für Arbeitgeber und Arbeitnehmende werden automatisch berechnet. Ihre Lohnabrechnungen sind dann immer korrekt. Über eine Schnittstelle können die Abgaben außerdem automatisch an die Träger der Sozialversicherungen gemeldet werden.

In diesem Rechenbeispiel zeigen wir die tatsächlichen Lohnnebenkosten für Arbeitnehmende mit 3.500 Euro monatlichem Bruttogehalt. Die Lohnnebenkosten für Arbeitgeber betragen in diesem Fall 830,73 Euro, was 23,74 Prozent entspricht. So sieht die komplette Rechnung aus: