Mitarbeiterempfehlungs-Programm: Eine Anleitung in 4 Fragen

Die Deutsche Bahn macht es, Siemens, die Targobank und auch kleinere oder mittelständische Firmen: Sie lassen Mitarbeiter neue Mitarbeiter rekrutieren. Denn Talente sind rar und schwer zu binden. Ein Mitarbeiterempfehlungs-Programm kann beide Versprechen einlösen: neue Arbeitnehmer finden und halten. Dabei kostet es grundsätzlich weniger als ein Headhunter. Hier erfahren Sie, was ein solches Programm erfolgreich macht.

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Laut einer Umfrage von Xing unter 152 Personalentscheidern legen 77 Prozent aller Unternehmen viel Wert darauf, dass neue Mitarbeiter aktiv durch Kollegen gesucht werden. Denn wer selbst gute Arbeit leistet, kennt in den meisten Fällen auch andere Menschen, die bereit sind, gute Arbeit zu leisten. Außerdem können Mitarbeiter bessere Überzeugungsarbeit leisten als Headhunter – sie sind glaubwürdiger, da sie genau wissen, wovon sie sprechen – und was sie versprechen.

Zudem wissen ihre Bekannten, dass sie ihnen keinen schlechten Job andrehen würden. Die Folge ist: die Mitarbeiter-Akquise geht schneller als bei einem Standard-Bewerbungsverfahren. Denn die Bewerber haben schon vorab ein ausführliches Briefing bekommen und wissen, worum es im Job und in der Firma geht.

Wer einen Teil seiner Kollegen schon vor Arbeitsbeginn kennt, startet ab dem ersten Tag mit einem guten Gefühl. Nicht alles ist neu und unbekannt, das hilft anzukommen. Die Vertrautheit unter den Mitarbeitern führt wiederum zu einer positiven Arbeitsatmosphäre – und das im besten Fall zu guter Arbeit. Eine starke Identifikation mit dem Unternehmen heißt auch, dass Mitarbeiter länger bei ihrem Arbeitgeber bleiben und weniger schnell kündigen.

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Auf der Suche nach neuen Kollegen sollten Unternehmen und HR-Abteilungen nicht nur auf Headhunter , Hochschulmarketing und Stellenausschreibungen setzen. Mitarbeiterempfehlungs-Programme sind eine effektive Methode, um neue Talente anzuziehen und diese langfristig zu binden. Laut Studien des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) nutzen bisher schon 40 Prozent der Unternehmen die Netzwerke der eigenen Belegschaft – mit Erfolg, wie die Deutsche Bahn oder Siemens zeigen. Bevor Sie damit starten, sollten Sie sich vier zentrale Fragen stellen:

Startups leben es: Sie akquirieren neue Kollegen aus dem Freundeskreis oder direkt von der Uni. Die neuen Mitarbeiter empfehlen dann ehemalige Kommilitonen oder Bekannte aus der Studienzeit. Das funktioniert in vielen Fällen gut. Dass ein Mitarbeiterempfehlungs-Programm nicht nur bei Startups funktionieren kann, sondern auch bei Großkonzernen, das zeigen die Deutsche Bahn und Siemens. Beide akquirieren Mitarbeiter durch ein Empfehlungsprogramme und sind damit erfolgreich.

So erhielt die Deutsche Bahn auf diesem Weg im Jahr 2015 mehr als 1.000 Neueinstellungen. Insgesamt sucht die DB jedes Jahr zwischen 7.000 – 8.000 Mitarbeiter, heißt: Das Mitarbeiterempfehlungs-Programm der Deutschen Bahn leistet im Schnitt 10 Prozent der Mitarbeiter-Akquise. Die Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Prämie: Für erfolgreich angeworbene Auszubildende gibt es 500 €, für Fachkräfte immerhin 1.500 €.

Es gibt nur wenige Positionen, bei denen diese Art der Mitarbeiterakquise nicht passt. Deshalb sind vor allem auch für Nischen-Jobs Mitarbeiterempfehlungen sehr hilfreich. Der empfehlende Mitarbeiter kennt die speziellen Kompetenzen seines Bekannten und kann so maßgeschneidert empfehlen.

Tipp: Überlegen Sie sich im Vorfeld genau, für welche Jobs Ihre Kollegen nach Kandidaten Ausschau halten sollen und für welche das eher ein Headhunter übernehmen sollte.

Damit ein solches Akquise-Programm funktionieren kann, müssen die Rahmenbedingungen innerhalb des Unternehmens stimmen. So sollten sowohl Stellenausschreibungen als auch Empfehlungen über eine Online-Plattform laufen, statt sich mit Mitarbeiterempfehlungs-Formularen ein (digitales) Papierchaos zu schaffen. Nur so wissen die Mitarbeiter über offene Stellen Bescheid und können sie mit wenig Aufwand (ein paar Klicks) mit ihren Bekannten teilen.

Einzelne Mitarbeiter gezielt anzusprechen, kann auch sinnvoll sein – nämlich dann, wenn Angestellte besonders engagiert und gut sind. Bei ihnen können Sie in regelmäßigen Abständen nachfragen, ob sie Bekannte empfehlen können.

Der erste wichtige Schritt ist jetzt, dass Ihre Mitarbeiter über vakante Stellen Bescheid wissen. Machen Sie diese im Intranet, an Aushängen oder per E-Mail transparent. Vermitteln Sie außerdem jedem Kollegen die „Spielregeln" für ihr Recruiting-Programm. Wie funktioniert das Werben? Was bekommt der Mitarbeiter? Wo kann ein neuer Kollege vorgeschlagen werden?

Tipp: Kommunizieren Sie, dass es ein Programm gibt – in welcher Form auch immer, ob über das Intranet oder fachliche Führungskräfte. Wichtig ist, dass jedem Mitarbeiter klar ist, dass es diese Initiative gibt, wie sie funktioniert und was er/sie davon hat.

Für den Mitarbeiter, der Bekannte oder Freunde wirbt, entsteht ein gewisser Aufwand. Den sollten Sie nicht nur verbal würdigen, sondern gezielt mit einer Prämie belohnen, zum Beispiel in Form eines finanziellen Anreizes. „Wie viel?“ stellt sich die Frage.

• Soll der Mitarbeiter anteilig entlohnt werden, z. B. x Prozent vom Monats- oder Jahresgehalt?

• Soll es einen festen Satz für alle geben?

• Wann bekommt der Mitarbeiter das Geld – bei Anstellung, schon bei Bewerbung oder nach Ablauf der Probezeit?

Das muss jedes Unternehmen individuell entscheiden. Zu vermeiden ist, dass Mitarbeiter wahllos im Bekanntenkreis herumfragen, nur um eine Prämie zu erhalten. Auch die Entschädigung in Form von zusätzlichen Urlaubstagen, Urlaubsgeld, kostenlosen Weiterbildungen, Gutscheinen oder Spenden kann ein Anreiz für das Werben sein.

Tipp: Bieten Sie handfeste, zum Beispiel monetäre Anreize. Überlegen Sie dabei, ob ein fester Satz oder ein anteiliger (nach Lohn des neuen Mitarbeiters) Sinn macht, und wann die Belohnung greift.

Auch für Ihr Mitarbeiterempfehlungs-Programm sollte es so genannte Key Performance Indicators (KPIs) geben. Das sind Messzahlen, die eine Aussage darüber treffen, ob bzw. inwiefern Ihre Aktivitäten erfolgreich waren. Woran könnten Sie den Erfolg des Programms sinnvoll messen? Eine Möglichkeit wäre die Einstellungsrate durch Mitarbeiterempfehlungen, ein weiterer Indikator könnte die Kündigungsrate sein – samt Zeitpunkt. Auch die KPIs gilt es individuell festzulegen; zudem können sie angepasst werden, z. B. wenn Sie feststellen, dass sie zu ambitioniert sind.

Tipp: Stimmen Sie Ihre Messung auf Ihre Ziele ab. Es fällt Ihnen schwer, Mitarbeiter langfristig zu binden? Dann könnte ein Mitarbeiterempfehlungs-Programm darauf abzielen, Kollegen zu bekommen, die lange bleiben.

Wer auf ein Mitarbeiterempfehlungs-Programm verzichtet, verliert im Kampf um gute Arbeitskräfte gegenüber anderen Unternehmen – und verschwendet wertvolle Ressourcen: Zum einen das Geld für den Headhunter und zum anderen das Potenzial der eigenen Mitarbeiter.

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