Pendlerpauschale 2025: Definition und Berechnung

Die Pendlerpauschale (offiziell Entfernungspauschale genannt) wird durch § 9 Abs. 1 Nr 4. des Einkommensteuergesetzes geregelt und beträgt pro vollem Kilometer 0,30 Euro.

Für die Steuerjahre 2021 bis 2026 wurde die Pendlerpauschale ab dem 21. Kilometer erhöht. Während die ersten 20 Kilometer der Fahrtstrecke mit 0,30 Euro pro Kilometer steuerlich absetzbar sind, gelten für alle weiteren Kilometer folgende Pauschalen:

Folgende Rahmenbedingungen sind für die Berechnung der Pendlerpauschale relevant:

Die Entfernungspauschale gilt für Fahrten zwischen erster Tätigkeitsstätte und Wohnung. Dabei sind der kürzeste Weg und nur volle Kilometer zu berücksichtigen. Gibt es eine offensichtlich verkehrsgünstigere Strecke und wird diese tatsächlich regelmäßig genutzt, kann diese alternativ angewandt werden. 

Existiert keine erste Tätigkeitsstätte, wird die Entfernungspauschale anhand des Zugangs zum weiträumigen Tätigkeitsgebiet bestimmt, das der Wohnung am nächsten liegt.

Die Pendlerpauschale entschädigt pro Arbeitstag nur die einfache Strecke; also entweder Hin- oder Rückweg. Wird pro Arbeitstag tatsächlich nur ein Hin- oder Rückweg zurückgelegt – wie es zum Beispiel manchmal bei Flugbegleitern der Fall ist –, muss die Pendlerpauschale halbiert werden. Dies hat der Bundesfinanzhof im Jahr 2022 geurteilt (Az. VI R 42/17).

Das Finanzamt erkennt bei einer 5-Tage-Woche regelmäßig 230 jährliche Fahrten an bzw. 280 Fahrten bei einer 6-Tage-Woche. Wollen Arbeitnehmer:innen mehr Fahrten geltend machen, müssen sie diese nachweisen. Feier-, Urlaubs-, Krankheits- und freie Tage, an denen eben keine Arbeitsfahrt stattfand, werden nicht gezählt.

Bei Fahrten zu mehreren ersten Arbeitsstätten am gleichen Tag unterscheidet man zwischen zwei Fällen. Kehren Arbeitnehmer:innen zwischenzeitlich zur Wohnung zurück, wird die Pauschale separat ermittelt. Wird jedoch erst die erste Tätigkeitsstätte des Arbeitsverhältnisses A, dann die erste Tätigkeitsstätte des Arbeitsverhältnisses B und anschließend wieder die Wohnung W angefahren, wird für die Entfernungspauschale die Strecke von W nach A plus A nach B ermittelt. Berücksichtigung findet dabei maximal die Hälfte der Gesamtstrecke. 

Im Regelfall bezieht sich die Entfernungspauschale auf die kürzeste Strecke zwischen der ersten Tätigkeitsstätte und der dieser am nächsten liegenden Wohnung. Eine weiter entfernte Wohnung kann nur dann berücksichtigt werden, wenn es sich nachweislich um den Lebensmittelpunkt der Arbeitnehmenden handelt.

Die Pendlerpauschale ist bei 4.500 Euro pro Jahr gedeckelt. Das Überschreiten dieser Obergrenze ist nur möglich, wenn ein eigener oder ein zur Nutzung überlassener Pkw verwendet wird oder bei Familienheimfahrten mit doppelter Haushaltsführung. Übersteigt die Pendlerpauschale 4.500 Euro, müssen die höheren Kosten regelmäßig nachgewiesen werden. Bei Firmenwagen gilt es zudem, die Versteuerungsform zu beachten.

Arbeitnehmer:innen mit einem Behinderungsgrad von 70 Prozent oder 50 Prozent (mit Merkzeichen G oder aG im Behindertenausweis) können die entstandenen Kosten der tatsächlich gefahrenen Strecke ansetzen. Alternativ darf für Hin- und Rückfahrt die Pauschale von 0,30 Euro pro Kilometer beansprucht werden. Wird die Beförderung von Angehörigen übernommen, können sogar zwei Hin- und Rückfahrten anerkannt werden, sofern die Person mit Behinderung keinen Führerschein besitzt oder diesen wegen ihrer Einschränkung nicht nutzt.

Gut zu wissen: Übersteigen die tatsächlichen Ausgaben für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel den anhand der Entfernungspauschale ermittelten Betrag, können die aufgewendeten Kosten angeführt werden. Dabei muss der Vergleich nur jahresbezogen und nicht mehr tageweise durchgeführt werden. Entsprechende Rechnungen, Quittungen und Belege sind aufzubewahren.

Ein Arbeitnehmer fährt während der Sommermonate mit dem Rad und zur Winterzeit mit dem Bus zur ersten Tätigkeitsstätte. Insgesamt arbeitet er 220 Tage pro Jahr. Zur Berechnung der Pendlerpauschale ermittelt er die Entfernung zwischen der ersten Tätigkeitsstätte und der Wohnung; diese beträgt 10,5 Kilometer.

Die Pendlerpauschale beträgt somit 660 Euro und berechnet sich folgendermaßen:

10 km × 220 × 0,30 Euro/km = 660 Euro

Da ansonsten nur 100 Euro an weiteren Werbungskosten angefallen sind, setzt er in der Steuererklärung den Werbungskosten-Pauschbetrag an.

Die Entfernungspauschale deckt seit 2001 sämtliche Verkehrsmittel außer Flüge ab und ist somit – im Gegensatz zur vorigen Kilometerpauschale – verkehrsmittelunabhängig. Dies ermöglicht es Arbeitnehmer:innen, zu Fuß, mit dem Rad, Motorrad, Bus, Bahn, Auto oder einer beliebigen Kombination zur Arbeit zu pendeln und trotzdem die Entfernungspauschale von der Steuer abzusetzen. Die von 2021 bis 2026 erhöhte Pendlerpauschale gilt gleichermaßen für alle Fernpendler:innen, unabhängig vom gewählten Verkehrsmittel.

Hinweis: Durch den Arbeitgeber erstattete Kosten reduzieren den absetzbaren Betrag!

Die Entfernungspauschale zählt zu den Werbungskosten und senkt somit das zu versteuernde Einkommen im Rahmen der Einkommensteuererklärung. Damit das Finanzamt die Fahrtkosten berücksichtigt, ist die Abgabe einer Steuererklärung Voraussetzung. 

Im Rahmen der Werbungskosten gilt zudem ein Arbeitnehmerpauschbetrag von 1.230 Euro (seit 2023). Solange die tatsächlichen Werbungskosten den Pauschbetrag nicht überschreiten, wird dieser stattdessen angesetzt. Für Arbeitnehmer:innen mit kurzer Fahrtstrecke ergeben sich somit durch die Pendlerpauschale womöglich keine Steuervorteile.

Für langjährige Fernpendler:innen bietet es sich gegebenenfalls an, die Entfernungspauschale – beim zuständigen Finanzamt – als Lohnsteuerfreibetrag eintragen zu lassen. Auf diese Weise erhalten betroffene Arbeitnehmer:innen den finanziellen Ausgleich nicht erst im Rahmen der Steuererklärung, sondern jeden Monat in Form eines höheren Nettogehalts.

Der tatsächliche Nutzen der Entfernungspauschale steht in Abhängigkeit zum persönlichen Steuersatz. Je höher dieser angesetzt ist, desto höher fällt auch die Steuerersparnis aus. Im Umkehrschluss ziehen Geringverdienende mit einem Einkommen unterhalb des Grundfreibetrags gar keinen Nutzen aus der Pendlerpauschale.

Für die Steuerjahre 2021 bis 2026 wurde für Geringverdiener:innen mit langen Arbeitswegen die sogenannte Mobilitätsprämie eingeführt. Um von der Mobilitätsprämie zu profitieren, müssen drei Voraussetzungen erfüllt sein:

• Das zu versteuernde Einkommen liegt unterhalb des Grundfreibetrags (2024: 11.784 Euro bzw. für Verheiratete 23568 Euro) Im Jahr 2025 ist eine Erhöhung des Grundfreibetrages auf 12.084 Euro geplant.

• Die Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsplatz ist mindestens 21 Kilometer lang.

• Die Steuererklärung mit ausgefüllter Anlage Mobilitätsprämie wird abgegeben.

Die Berechnung der Mobilitätsprämie ist komplex. Eine erste Schätzung liefert folgende Rechnung:

Anzahl der Fahrttage × (Anzahl der vollen Kilometer − 20) × Satz der erhöhten Pendlerpauschale 

Die Mobilitätsprämie beträgt maximal 14 Prozent des Ergebnisses und muss 10 Euro übersteigen, damit sie festgesetzt wird. Wie hoch die Prämie genau ausfällt, ist abhängig von den weiteren Werbungskosten und dem genauen Einkommen. Der Lohnsteuerhilfeverein liefert weitergehende Details zur Berechnung der Mobilitätsprämie.

• Erste Tätigkeitsstätte geschickt festlegen: Da die erste Tätigkeitsstätte ausschlaggebend dafür ist, ob die Pendlerpauschale oder die Reisekostenpauschale Anwendung findet, sollte sie – bei Wahlfreiheit – stets steuerlich günstig bestimmt werden.

• Verpflegungspauschale: Bei einer Abwesenheit von mindestens acht Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte darf die Verpflegungspauschale abgesetzt werden. Eventuell sind direkte Fahrten von der Wohnung zum Einsatzort steuerlich besser gestellt als ein Umweg über die erste Tätigkeitsstätte (mehr Informationen zur Reisekostenabrechnung).

• Tage im Homeoffice: Beim Arbeiten im Homeoffice entfallen in der Regel Hin- und Rückfahrt zur Arbeit. In der Folge dürfen logischerweise auch keine Fahrtkosten abgesetzt werden. Stattdessen kann jedoch die Homeoffice-Pauschale in Anspruch genommen werden (oder gegebenenfalls die Regelung zum häuslichen Arbeitszimmer).

• Unfallkosten: Auch wenn die Pendlerpauschale fast alle Kosten abgilt, sind Unfall- und Unfallfolgekosten ausgenommen. Alle nicht erstatteten Kosten gelten als absetzbar.

Die Pendlerpauschale stellt für die meisten Arbeitnehmer:innen einen wichtigen Punkt der jährlichen Steuererklärung dar. Unterstützen können Sie Ihre Angestellten, indem Sie unter anderem die erste Tätigkeitsstätte geschickt auswählen. 

Die Pendlerpauschale beträgt für gewöhnlich 0,30 Euro pro vollem Kilometer. Arbeitnehmer:innen mit besonders langen Arbeitswegen genießen in den Steuerjahren 2021 bis 2026 eine zusätzliche steuerliche Erleichterung. Ab dem 21. Kilometer ist die Pauschale 2021 um fünf Cent und in den Jahren 2022 bis 2026 um 8 Cent erhöht.

Die Entfernungspauschale gilt für sämtliche Arbeitnehmer:innen und kann im Rahmen der Steuererklärung geltend gemacht werden. Auch alle Nutzer:innen einer Fahrgemeinschaft haben Anspruch auf die volle Pauschale. Da bei Geringverdienenden mit einem Einkommen unterhalb des Grundfreibetrags jedoch keine Steuerersparnis eintreten kann, ist für diese die Pendlerpauschale irrelevant. In den Jahren 2021 bis 2026 profitieren sie dafür unter Umständen von der Mobilitätsprämie.

Die Pendlerpauschale stützt sich auf den kürzesten einfachen Arbeitsweg (bzw. auf eine verkehrsgünstigere Strecke) und die Anzahl der Arbeitstage mit mindestens zwei einfachen Fahrten. Solange nicht ungewöhnlich viele Arbeitstage oder Kosten von über 4.500 Euro steuerlich geltend gemacht werden, ist regelmäßig kein besonderer Nachweis nötig. Ansonsten kann man die Pendlerpauschale nachweisen, indem man in einem Fahrtenbuch alle Arbeitstage notiert, die veranschlagten Entfernungen festhält und Rechnungen sowie Quittungen aufbewahrt.