Personalinformationssystem: Vorteile, Anbieter, Einführung

Ein Personalinformationssystem (abgekürzt: PIS) ist eine ganzheitliche Software-Lösung zur Erfassung, Speicherung, Verwaltung und Weiterverarbeitung sämtlicher Mitarbeiterdaten. Damit stellt ein Personalinformationssystem im Idealfall einen zentralen Speicherort bereit, der als Single Source of Truth die Grundlage für die HR-Arbeit darstellt.

Mit dem Einsatz eines Personalinformationssystems (auch Personalmanagementsystem (PMS) oder Human Resources Information System (HRIS) genannt) stehen HR alle relevanten Informationen für sämtliche Prozesse im Personalmanagement zur Verfügung.

Warum muss ein Personalinformationssystem nutzerfreundlich sein?

Personalinformationssysteme enthalten in der Regel folgende Datenpakete:

• personenbezogene Daten (z.B. Name, SV-Nummer, Anschrift)

• arbeitsplatzbezogene Daten (z.B. Funktionsbeschreibung, Aufgabenfelder)

• entgeltbezogene Daten (z.B. Lohnhöhe, Sonderzahlungen, Bonuszahlungen)

• beschäftigungsbezogene Daten (z.B. Abwesenheiten durch Urlaub, Krankheit)

Damit Personalinformationssysteme diesem Aufgabenumfang gerecht werden können, enthalten die Software-Lösungen neben einem Basispaket weitere Funktionalitäten. Damit ein HRIS optimal eingesetzt werden kann, muss es ganzheitlich und zentral gedacht und strukturiert sein. HR erlangt keine Vorteile, wenn die relevanten Daten in verschiedenen Datenbanken hinterlegt sind und dann mehrfach gepflegt werden müssen – was zu Diskrepanzen und Fehlern führen kann.

HRIS – 5 Tipps, mit denen Sie die passende Lösung für Ihr Unternehmen finden

Mit einem Personalinformationssystem kann HR verschiedene Aufgaben des Personalwesens auf einer validen und vor allem stets aktuellen Datenbasis erledigen. Dazu dienen u.a. die folgenden Funktionen von Personalinformationssystemen

• Recruiting und Kandidaten-Auswahl

• Personalmanagement

• An- und Abwesenheitsmanagement

• Leistungsbeurteilung

• Leistungsverwaltung

• Stammdatenmanagement

• Arbeitszeiterfassung

• Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung

• Personalentwicklung und Personalplanung

• Berichtswesen / People Analytics

Um diese Themenfelder abdecken zu können, werden im Personalinformationssystem die jeweils relevanten Daten

• erfasst bzw. angelegt (z.B. bei Neueinstellungen)

• gepflegt und aktualisiert (z.B. bei Anpassungen der Stammdaten)

• weiterverarbeitet und analysiert (z.B. für Management Reportings oder das Berichtswesen allgemein)

Da die relevanten Daten im zentral im Personalinformationssystem abliegen, können HR-Mitarbeitende von jedem Ort, zu jeder Zeit und auch von jedem (mobilen) Gerät darauf zugreifen. Weiterhin können über ein Rechte- und Rollensystem sehr differenzierte Zugriffsoptionen freigeschaltet werden. Unternehmen, die ihren eigenen Mitarbeitenden vertrauen, stellen diesen im Rahmen eines Personalinformationssystem direkt einen Employee-Self-Service-Bereich zur Verfügung, in dem die Mitarbeitenden ihre eigenen individuellen Daten pflegen und ändern können. Der Vorteil: Die Datenqualität ist hoch und HR spart Zeit!

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Vor der Einführung eines Personalinformationssystems gilt es, die Vor- und Nachteile abzuwägen. Mit diesem Überblick wird Ihnen die Entscheidung für oder gegen ein HRIS leichter fallen.

Der wichtigste Vorteil eines Personalinformationssystems ist die weitestgehende Befreiung der HR-Mitarbeitenden von zeitfressenden und repetitiven Routine- und Standardaufgaben in der Verwaltung. Die Personaler:innen können sich mehr um strategische Aufgaben, aber auch um die intensive Betreuung der Mitarbeitenden kümmern.

Personalinformationssysteme gibt es zwar nicht wie Sand am Meer – aber doch in großer Zahl. Deshalb gilt es, das bestmögliche Tool zu finden. Die einzelnen Anbieter richten sich an bestimmte Zielgruppen, von KMU bis zu internationalen Großkonzernen. Dementsprechend unterscheiden sich die angebotenen Systeme vor allem in der Tiefe und im Umfang der einzelnen Prozessbereiche.

All-in-One-Lösungen wie sie Personio anbietet, decken die o.g. Funktionen sowie alle HR-Kernprozesse vollumfänglich ab. Sie eignen sich vor allem für KMU mit begrenzten Ressourcen und HR-Teams. Personio ermöglicht eine ganzheitliche und effiziente HR-Verwaltung, sorgt für eine gesteigerte Produktivität und sichere Compliance. Auch KI ist im Personalinformationssystem von Personio integriert, z. B. im HR-Helpcenter für Mitarbeiteranfragen. Nicht zuletzt wartet ein großes Angebot an Add-Ons, die schnell und sicher integriert werden können.

Andere Anbieter setzen auf On-Premise-Lösungen, die sich vor allem für größere Unternehmen mit umfangreichen IT-Ressourcen und Bedarf an Datenkontrolle richten. Global ausgerichtete Konzerne mit weltweit verteilten Teams werden eine Enterprise SaaS-Lösung anstreben. Diese cloudbasierten Lösungen sind skalierbar und garantieren hohe Flexibilität.

Daneben tummeln sich zahlreiche Anbieter, die vor allem Insellösungen für ganz bestimmte Funktionen im Portfolio haben. Unternehmen sollten sich allerdings gut überlegen, ob sie mit mehreren Personalinformationssystemen parallel arbeiten möchten. Bedingung dafür: Die Insellösungen müssen zwingend mit anderen Software-Lösungen kompatibel sein.

Checkliste: In 6 Schritten zur Implementierung

Kommunikation, involvierte Personen und einzelne Schritte: Diese Checkliste unterstützt Sie bei der Einführung Ihrer neuen HR Software.

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Die sorgfältige Auswahl eines möglichst perfekt passenden Personalinformationssystems ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Einführung. Diese Einführung kann so aussehen.

Zunächst muss HR evaluieren und zusammenfassen, welche Anforderungen die betroffenen Bezugsgruppen an ein Personalinformationssystem haben. Mit diesem Wissen geht es in die detaillierte Recherche. 

Dafür steht in erster Linie das Internet zur Verfügung. Auf Basis einer Long List holen Sie sich, wenn möglich, weitere Informationen aus Ihrem Netzwerk ein und sammeln Erfahrungswerte. Erstellen Sie nun eine Short List und bitten Sie die Anbieter von möglicherweise passenden Personalinformationssystemen um eine Webdemo. 

Holen Sie sich auf jeden Fall Unterstützung aus der hauseigenen IT, denn hier geht es um weitreichende Entscheidungen in Sachen Datenmanagement und Datensicherheit. Bestenfalls erfolgt zum Abschluss dieser Phase die Entscheidung für einen Anbieter.

Nachdem die Entscheidung gefallen ist, holen Sie die entscheidenden Personen der beteiligten Bereiche und des Anbieters an einen Tisch und bilden eine Planungsgruppe mit klar festgelegten Verantwortlichkeiten. Verteilen Sie die zu diesem Zeitpunkt festzulegenden Aufgaben.

In dieser Phase wird die inhaltliche Basis für die Implementierung des ausgewählten Personalinformationssystems gelegt. Hier gilt es, die vorab identifizierten und ausgewählten Prozesse und Workflows konkret festzulegen und zu definieren. Das Rechte- und Rollenkonzept wird aufgesetzt und die technischen Anforderungen an die Infrastruktur definiert. Hier gilt es auch, eventuell anfallende Schnittstellen zu anderweitig im Unternehmen genutzter Software zu beachten.

Das Personalinformationssystem wird nun vom Anbieter konfiguriert und von einem Test-Team ausgiebig geprüft und getestet. In dieser Phase ist es wichtig, möglichst konkretes Feedback zu eventuellen Fehlern oder notwendigen Optimierungen zu erhalten. Holen Sie reale Endnutzer in das Test-Team und erhalten Sie so realistische Rückmeldungen zur Bedienerfreundlichkeit und zur Akzeptanz. So erkennen Sie, auf welche Punkte Sie in den folgenden Phasen besonders eingehen sollten.

Die Personen, in deren Händen Support und Betreuung des Personalinformationssystems liegen, erhalten eine intensive Schulung in der Software. Parallel dazu müssen Sie – am besten mit Unterstützung der Unternehmenskommunikation – einen Kommunikationsplan entwerfen und die dort festgehaltenen Maßnahmen terminieren. Dazu zählen z. B. Informationen zur Einführung des Personalinformationssystems im Intranet oder im Wiki, Newsletter, FAQ und die Veröffentlichung von Support-Kontakten. Auch die Mitarbeitenden sollten nun die Möglichkeit zu Präsenz- oder Video-Schulungen in der Software erhalten – möglichst zeitnah zum geplanten Einführungstermin.

Nun können Sie das Personalinformationssystem live schalten und in den geordneten Betrieb gehen.

Sammeln Sie weiterhin Feedback ein und passen Sie Prozesse und Abläufe an, falls dies nötig sein sollte. Berücksichtigen Sie Neuerungen stets auch Ihre Schulungs- und Kommunikationsunterlagen.

Wo es um personenbezogene Daten geht, ist das Thema Datenschutz für HR von zentraler Bedeutung. Personalinformationssysteme arbeiten primär mit personenbezogenen Mitarbeitendendaten – deren absolute Sicherheit jederzeit geleistet werden muss.

Arbeitgeber müssen ihre Mitarbeitenden darüber informieren, wie und zu welchem Zweck sie personenbezogene Daten einholen, erfassen, speichern, verarbeiten und übertragen. Mitarbeitende müssen dazu ihre Zustimmung erteilen. Eine Möglichkeit dafür bietet sich etwa im Arbeitsvertrag, in dem entsprechende Passus enthalten sein können. Auch ein separater (digitaler) Personalfragebogen ist eine Option.

Personalinformationssysteme müssen vor diesem Hintergrund sämtliche Vorgaben und Gesetze in Sachen Datenschutz einhalten und garantieren. Hierzu zählt u.a. die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Achten Sie bei der Auswahl eines HRIS also unbedingt auf das Thema gesetzeskonformer und konsistenter Datenschutz.

Hier finden Sie alle wichtigen Informationen zum Datenschutz am Arbeitsplatz.

Ein konsequentes Rechte- und Rollenkonzept, in dem Berechtigungen und Zugriffe geregelt werden können, ist hierbei von großer Bedeutung und eine der absoluten Stärken von Personalinformationssystemen. Werden bei sensiblen Daten hingegen noch Formulare auf Papier verwendet oder Excel-Tabellen verwendet, kann nicht sichergestellt werden, dass nur berechtigte Personen auf die personenbezogenen Daten zugreifen. Ein Risiko für Unternehmen, das mit einem Personalinformationssystem deutlich verringert werden kann.

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