Personalkosten: Was gehört dazu und wie berechnet man sie?

Wenn ein Unternehmen Mitarbeitende beschäftigt, entstehen ihm dadurch Kosten. Diese werden als Personalkosten bezeichnet. Darunter fallen direkte Kosten wie Löhne und Gehälter sowie Personalnebenkosten, wie Sozialleistungen und Verwaltungskosten.

Personalkosten machen einen großen Anteil der Gesamtkosten eines Unternehmens aus: in Dienstleistungsbetrieben sogar oft weit mehr als die Hälfte.

Löhne und Gehälter machen die direkten Personalkosten aus.

Neben den Grundlöhnen und -gehälter gehören auch variable Bestandteile und Zuschläge dazu, wie etwa erfolgsabhängige Zahlungen oder Nacht- oder Schichtzulagen.

Löhne sind variabel. Sie werden abhängig von der Arbeitszeit (Zeitlohn, Stundenlohn) oder der Arbeitsleistung (Akkordlohn) bezahlt. Gehälter dagegen sind fix. Ein Monatsgehalt wird unabhängig von der erbrachten Arbeitsleistung bezahlt.

Unter den indirekten Personalkosten oder Personalnebenkosten werden alle weiteren Kosten zusammengefasst, außer den Löhnen und Gehältern. Sie lassen sich in drei Kategorien aufteilen:

Darunter fallen primär die Sozialabgaben, die Arbeitgeber auf die Bruttoentgelte ihrer Arbeitnehmenden zahlen müssen. Die Beiträge zur

• Rentenversicherung,

• Arbeitslosenversicherung,

• Krankenversicherung und

• Pflegeversicherung,

• für verschiedene Umlagen und zu den

• Unfallversicherungen der Berufsgenossenschaften.

Nur jeweils der Arbeitgeberanteil der Beiträge zur Sozialversicherung zählt zu den Kosten. Die Arbeitnehmeranteile werden von Bruttoentgelt der Angestellten abgezogen, wie der Begriff sagt.

Zu den Lohnnebenkosten zählen außerdem freiwillige Leistungen des Arbeitgebers wie

• Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld (oft auch zusammen „13. Monatsgehalt" genannt),

• Sachzuwendungen und Zuschüsse zu Bahn- und Bus-Tickets, zu Verpflegung, zu Gesundheitsvorsorge, die private Nutzung von Firmenfahrzeugen, Personalrabatte und so weiter.

Alternativ werden diese Kosten auch Personalzusatzkosten genannt.

Unternehmen müssen Ihren Mitarbeitenden einen angemessenen Arbeitsplatz und die Mittel zur Verfügung stellen, damit sie ihre Aufgaben erfüllen können. Dabei entstehen weitere Kosten für etwa:

• Aus- und Weiterbildung wie Seminare und Bücher,

• Ausstattung und Arbeitsgeräte wie Möbel, Computer und Werkzeuge, oder

• Arbeitskleidung.

Auch die Suche nach, Einstellung und Entlassung von Mitarbeitenden gibt es nicht umsonst: Zu den Personalkosten gehören auch die Kosten für:

• Recruiting, etwa für Stellenanzeigen oder Personaldienstleister, oder für

• Abfindungen.

Strukturkosten bezeichnen die Kosten, die ein Unternehmen hat, um seine Organisations- und Verwaltungsstruktur aufrechtzuerhalten. Dazu zählen im Personalbereich etwa die Betriebskosten für

• Personalabteilung,

• Kantine,

• Betriebsarzt oder

• ein internes Weiterbildungszentrum.

Die Strukturkosten haben eine Besonderheit: Es sind in der Regel „sprungfixe“ Kosten. Was heißt das? Die Kosten sind einerseits fix: Wenn Sie ein paar Angestellte mehr oder weniger haben, ändern sich dadurch nicht die Kosten etwa für die Kantine oder für die Personalabteilung. Wenn Sie allerdings zum Beispiel 50 neue Mitarbeitende einstellen, müssen Sie auch mehr Küchenpersonal oder mehr Personalmanager einstellen. Die Kosten steigen in diesem Fall deutlich, sie machen einen Sprung. Danach bleiben sie jedoch wieder konstant (oder fix), bis zum nächsten Sprung.

Personalkosten sind ein Strategiethema

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Wie Sie gesehen haben, gibt es eine lange Reihe verschiedener Arten von Personalkosten, die sich in der Praxis von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden.

Sie können die direkten Personalkosten und die Lohnnebenkosten relativ einfach kalkulieren: Addieren Sie dazu alle gezahlten Gehälter und Löhne sowie Ihre Anteile an den Abgaben zu den Sozialversicherungen, die freiwilligen Leistungen und sonstigen Kosten zusammen. Daumenregel: Die gesetzlich bedingten Lohnnebenkosten (Abgaben) machen etwa 21 % der Löhne und Gehälter aus.

Was ist, wenn, wenn Sie unregelmäßig Sonderzahlungen an Ihre Angestellten leisten, wie etwa beim Weihnachtsgeld oder bei Erfolgsboni? Oder wenn Sie andere, unregelmäßige Kosten haben, wie etwa für Weiterbildung?

Dann zählen Sie alle Kosten eines Jahres zusammen und teilen die Summe durch 12 Monate – so kommen Sie auf Ihre durchschnittlichen monatlichen Personalkosten. Wenn Sie Ihre monatlichen Kosten nochmals durch die Anzahl Ihrer Beschäftigten teilen, erhalten Sie die durchschnittlichen Personalkosten pro Kopf.

Die Formel dafür lautet:

Personalkosten pro Person = (Jährliche Gehälter + Löhne + Abgaben und Sonderleistungen) / 12 Monate / Anzahl der Beschäftigten

Teilzeitbeschäftigte dürfen Sie nur anteilig einbeziehen: eine Person etwa, die 50 % Teilzeit arbeitet, würde wie 0,5 Beschäftigte zählen.

Bei den Struktur- und Verwaltungskosten ist es etwas komplizierter: Sie müssen zunächst entscheiden, welche dieser Kosten Sie wie zu den Personalkosten zählen möchten. Nehmen wir die Gehälter Ihrer Personalmanager:innen als Beispiel: Wollen Sie diese als direkte Personalkosten betrachten oder als Nebenkosten auf alle anderen Beschäftigten umlegen? In Fragen wie diesen gibt es kein Richtig oder Falsch.

Wenn Sie eine Aufstellung der Kosten erstellt haben, können Sie gleich wie oben beschrieben vorgehen und die durchschnittlichen Kosten pro Monat pro Kopf berechnen. Diese Formel eignet sich für die Berechnung jeder Kostenart:

Kosten pro Monat pro Person = Jährliche Gesamtkosten / 12 Monate / Anzahl der Beschäftigten

Bis hierher ist Ihnen längst klar geworden: Die Kosten für Ihr Personal gehen weit über die Löhne und Gehälter hinaus. Rechnen Sie deshalb bei Ihrer Personalplanung gründlich nach, damit Sie sich finanziell nicht übernehmen.

Die absoluten Personalkosten sind als Kennzahl allein nicht aussagekräftig; auch nicht die durchschnittlichen Personalkosten pro Kopf. Wenn Ihr Betrieb mehr Angestellte hat als ein anderer, oder mehr ausgebildete Fachkräfte als Hilfskräfte beschäftigt, sind Ihre Personalkosten höher – das ist selbstverständlich.

Daher sollten Sie zwei Kennzahlen ermitteln, um Ihre Personalkosten beurteilen zu können:

Die erste Kennzahl beschreibt, wie hoch der Anteil Ihrer Personalkosten an den Gesamtkosten Ihres Unternehmens ist. Je nach Branche kann dieser sehr unterschiedlich sein:

Ein Produktionsbetrieb etwa betreibt einen großen Maschinenpark, der viele Millionen Euro gekostet hat, aber nur von wenigen Personen bedient wird. Der Anteil der Personalkosten ist dort deutlich niedriger als etwa in einer Unternehmensberatung. Die Gehälter machen dort einen Großteil der Kosten aus. Die sonstigen Kosten für Büros, Computer und Telefon sind im Vergleich gering.

Berechnen Sie also den Anteil Ihrer Personalkosten und vergleichen Sie ihn mit dem Anteil bei anderen Unternehmen, die Ihnen ähnlich sind. Branchenzahlen finden Sie in Marktstudien, auch Ihr Branchenverband oder die IHK können Ihnen Material zur Verfügung stellen. Für die Baubranche beispielsweise weist das Statistische Bundesamt einen Personalkostenanteil von 29,1 % im Jahr 2019 aus.

Ihr Personalkostenanteil sollte nicht deutlich höher liegen als der Branchendurchschnitt. Beachten Sie allerdings, dass es auch innerhalb einer Branche sehr unterschiedliche Unternehmen gibt und die Personalkosten dadurch nur schwer vergleichbar sind.

Entscheidend ist außerdem, welche Ergebnisse Sie mit Ihrem Personalbestand erzielen. Um dies auszurechnen, müssen Sie Ihre Personalkosten mit der Leistung (Output) Ihres Unternehmens ins Verhältnis setzen.

Die Frage dazu lautet: Wie hohe Personalkosten habe ich pro Einheit X?

Je nach Branche und Unternehmensart können Sie andere Einheiten verwenden, wie zum Beispiel:

• Personalkosten pro 100.000 Euro Umsatz, bei einer Unternehmensberatung

• Personalkosten pro produziertem Fahrzeug eines bestimmten Typs, bei einem Automobilhersteller

• Personalkosten pro bedientem Gast, bei einem Restaurant

Um die Kennzahl zu beurteilen, müssen Sie sie wieder mit anderen Unternehmen vergleichen. An diese Zahlen kommen Sie allerdings schwieriger heran. Bei bilanzierungspflichtigen Unternehmen können Sie die Kennzahl anhand deren Jahresabschluss selbst ausrechnen.

Fast wichtiger als der Vergleich mit anderen ist die Betrachtung, wie sich Ihre Personalkosten über die Zeit entwickeln. Ermitteln Sie die Kennzahlen jedes Jahr und fragen Sie sich: Haben Sie sich positiv oder negativ entwickelt?

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Gerade da Personalkosten einen so großen Teil der Gesamtkosten ausmachen, suchen Unternehmen immer nach Möglichkeiten zur Einsparung: in wirtschaftlich schwierigen Phasen oder um wettbewerbsfähiger zu werden.

Mitarbeitende zu entlassen oder gar Löhne und Gehälter drücken zu wollen, sind allerdings keine besonders nachhaltigen Methoden. Welche Möglichkeiten gibt es stattdessen?

Statt einer Gehaltserhöhung oder als Bonus können Sie Ihren Beschäftigten Leistungs- und Sachzuwendungen zukommen lassen, wie etwa:

• Gutscheine für Essen, Fitnessstudio etc.

• Zuschüsse für die Kinderbetreuung

• Gesundheitsfördernder Maßnahmen

Da diese Zuwendungen nicht oder nur pauschal versteuert werden, erhalten Arbeitnehmende sie in voller Höhe. Sie als Arbeitgeber sparen sich die Lohnnebenkosten.

Statt Mitarbeitende fest anzustellen, können Betriebe Aufträge an externe Dienstleister vergeben oder mit freien Mitarbeitenden zusammenarbeiten. Das ist wahrscheinlich nicht billiger, jedoch fallen die dafür nötigen Kosten nicht unter die Personalkosten. (Auch Kosten für Leih- und Zeitarbeiter werden in der Regel nicht zu den Personalkosten gezählt.)

Für Abteilungen, die mit knappen Personalbudgets auskommen müssen, kann das eine Lösung sein. Außerdem ist Outsourcing flexibler: Gibt es weniger Arbeit, kann der Vertrag leichter aufgelöst werden; Festangestellte müssten dagegen weiter beschäftigt werden.

Die Lohnnebenkosten bei der Beschäftigung von Werkstudent:innen für maximal 20 Wochenstunden sind deutlich geringer als bei regulären Angestellten: nur 9,3 % statt über 20 %.

Allerdings sollten Studierende nicht als billige Arbeitskräfte „missbraucht“ werden. Bieten Sie Ihnen im Austausch für Ihre Arbeitskraft die Chance, wichtige Praxiserfahrungen zu sammeln und sich weiterzuentwickeln.

Routineaufgaben ganz oder teilweise zu automatisieren ist einer der ganz großen Hebel, um rentabler und wettbewerbsfähiger zu werden. Vor allem bei der Verwaltungsarbeit können Sie und Ihre Belegschaft wertvolle Zeit damit sparen. Aber auch bei Personalaufgaben wie Mitarbeiteranfragen profitieren HR und Mitarbeitende von automatisierten Prozessen, denn für beide Seiten verringert sich der Aufwand und die Komplexität.

Der große Vorteil: Mit automatisierten Prozessen können Sie Ihre Kosten senken, denn Ihre Belegschaft schafft ein höheres Arbeitspensum in derselben Zeit. Das steigert Ihre Wettbewerbsfähigkeit im Markt.

Ein weiterer Vorteil ist eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit. Wenn lästige manuelle Routinetätigkeiten automatisiert werden, können sich Ihre Mitarbeiter:innen stärker auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Sie können sich wichtigeren, erfüllenden und strategischen Tätigkeiten widmen, wodurch sie ihre Arbeit positiver wahrnehmen. Ihr Unternehmen profitiert wiederum von denselben oder sogar geringeren Personalkosten, aber dafür besseren Ergebnissen.

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