Flexibles Arbeiten: Regeln für das neue Arbeitsmodell

Flexibles Arbeiten gibt es schon lange, wenn auch in viel geringerem Ausmaß. Früher wurden Mitarbeiteranträge auf flexibles Arbeiten von Fall zu Fall geprüft. Heutzutage möchte jeder davon profitieren und Unternehmen stehen unter Druck, flexible Arbeitspraktiken übergreifend zu normalisieren. Es ist die Aufgabe von HR, die richtigen Strukturen bereitzustellen, um flexibles Arbeiten effizient, fair und für Mitarbeiter und Manager gleichermaßen nachvollziehbar zu machen.

Arbeit kann auf zwei Arten flexibel sein: Nach Zeitplan und nach Standort. Eines der gängigsten Beispiele für Zeit-Flexibilität sind flexible Arbeitszeiten (auch "Gleitzeit" genannt), bei denen Arbeitnehmer die Start- und Endzeiten ihrer Arbeitstage innerhalb vereinbarter Grenzen wählen. Eine andere Art der Zeit-Flexibilität ist die komprimierte Arbeitswoche, die es Beschäftigten ermöglicht, standardmäßig 35-40 Stunden pro Woche in weniger als der traditionellen Fünf-Tage-Woche zu arbeiten. Weitere Beispiele sind Schichtarbeit, Teilzeitarbeit und Job-Sharing.

Standortflexible Richtlinien ermöglichen es den Mitarbeitern, außerhalb der Räumlichkeiten des Unternehmens zu arbeiten: Remote oder teilweise im Büro und von zu Hause aus, und das regelmäßig oder nur bei Bedarf.

Alternative Arbeitsformen sind auf dem Vormarsch, zum Teil dank flexibler Arbeitsrechte in Ländern wie dem Vereinigten Königreich. In Europa können heute zwischen 50 und 90 Prozent der Arbeitnehmer von flexiblen Arbeitspraktiken profitieren. In den USA haben fast 30 Prozent der erwerbstätigen Amerikaner die Möglichkeit, zumindest teilweise von zu Hause aus zu arbeiten.

Die Zahlen steigen, und das aus gutem Grund: Unzählige Studien belegen die Vorteile flexiblen Arbeitens für Unternehmen und Mitarbeiter. Unternehmen erhalten Zugang zu einem größeren Talent Pool, wenn sie Mitarbeiter von anderen Standorten einstellen können.

Eine flexible Arbeitspolitik kann sogar die Gemeinkosten durch die Reduktion von Büroräumen und Nebenkosten senken. Mitarbeiter hingegen können Zeit sparen, Transport- und Kinderbetreuungskosten reduzieren und dann arbeiten, wenn sie am effizientesten sind. Für beide Seiten sind die wertvollsten Vorzüge des flexiblen Arbeitens oft ein höheres Mitarbeiter-Engagement, eine gesteigerte Produktivität und weniger Fehlzeiten und Fluktuation.

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Von der Befürwortung einer flexiblen Arbeitspolitik bis hin zur Schaffung der Strukturen rund herum spielt HR eine führende Rolle für den Erfolg von flexiblem Arbeiten. Die Einführung dieser Praktiken ist ein mehrstufiger Prozess, der von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich verläuft. Hier finden Sie eine Zusammenstellung von Best Practices:

Je nach Größe und Art des Unternehmens können einige der oben genannten flexiblen Arbeitsmodelle passend sein. Andere möglicherweise nicht. Beginnen Sie mit einer Organisationsanalyse, um festzustellen, welche Modelle Ihren strategischen Bedürfnissen am besten entsprechen.

Eine Richtlinie sollte klare Vorgaben und Verfahren bereitstellen, wie die Vereinbarungen funktionieren und wer teilhaben kann. Sie sollte z. B. angeben, ob flexible Arbeitszeiten für alle gelten oder ob Mitarbeiter, die diese Leistung in Anspruch nehmen möchten, einen Antrag stellen müssen. Die Personalabteilung muss natürlich sicherstellen, dass die Richtlinie rechtskonform ist.

Das Managen flexibler Arbeitnehmer ist entscheidend für den Erfolg einer Richtlinie. Es unterscheidet sich davon, Menschen in einem traditionellen Arbeitsumfeld zu managen. Organisieren Sie Trainings für Führungskräfte zu Themen wie dem Management virtueller Teams und der Bewertung der Leistung von Mitarbeitern, die remote arbeiten.

Die Wahrnehmung von Fairness ist oftmals ein Anliegen bei flexiblen Arbeitspraktiken. Wie können Unternehmen sicherstellen, dass Home Office, Teilzeitarbeit oder Beschäftigte mit flexiblen Arbeitszeiten ihrer Arbeit wirklich nachgehen? Indem man die Zeiterfassung einfach und zugänglich macht! Stellen Sie ein Self-Service-Tool zur Verfügung, mit dem Mitarbeiter ihre An- und Abwesenheiten selbst erfassen können und mithilfe dessen Führungskräfte diese Daten nachvollziehen können.

Gute Kommunikation ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für flexibles Arbeiten. Stellen Sie daher sicher, dass jeder Zugang zu Team-Collaboration-Software hat – für Kurznachrichten, das Abhalten von Remote-Konferenzen, Projektmanagement und den Dokumentenaustausch.

Stellen Sie zudem als HR-Manager (und auch als flexibler Mitarbeiter) sicher, dass Sie über ein zugängliches Tool verfügen, mit dem Sie den Überblick über Personaldaten behalten können. Es empfiehlt sich, Führungskräfte zu bestärken, Kommunikationsregeln aufzustellen, z. B. tägliche oder wöchentliche “Check-Ins” mit einzelnen Mitarbeitern und monatliche Teambesprechungen (virtuell oder persönlich). So bleiben alle in Kontakt und sind immer auf dem Laufenden.

HR muss die Mitarbeiter für ihr Recht sensibilisieren, flexible Arbeitszeiten oder einen flexiblen Arbeitsort zu beantragen, sowie für die Vorteile, die sich daraus ergeben. Sie sollten diese auch als Teil Ihrer Employer-Branding-Strategie hervorheben.

Für die meisten Unternehmen ist flexible Arbeit nicht länger nur eine Option, sondern ein Muss. Bewerber und Mitarbeiter erwarten heutzutage, dass sie mehr Kontrolle über ihre Arbeitszeiten und -orte haben. Die Technologie ist vorhanden, um dies zu ermöglichen. Und Sie als HR Manager können die Lösungskonzepte dafür bereitstellen, damit flexibles Arbeiten zum Erfolg wird!