Urlaubsantrag stellen: Fristen, Regeln und Vorlagen

Arbeitnehmende in Deutschland haben laut Bundesurlaubsgesetz Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub. Dieser Anspruch passt sich flexibel an verschiedene Arbeitsmodelle an, sodass auch bei Teilzeitarbeit der Urlaubsanspruch entsprechend anteilig berechnet wird. Bevor sie ihn antreten können, müssen sie einen Urlaubsantrag bei ihrer Führungskraft einreichen und genehmigen lassen. Ein Urlaubsantrag kann mündlich oder schriftlich gestellt werden; viele Unternehmen nutzen eigene Formulare dafür.

Es gibt keine speziellen Vorschriften, wie ein Urlaubsantrag aussehen muss. Er kann formlos schriftlich gestellt werden, etwa in einer E-Mail oder auf einem Papierformular. Der Antrag sollte folgende Daten enthalten:

• Voller Name des Angestellten

• Bei größeren Unternehmen: Personalnummer und Abteilung

• Beantragte Urlaubszeit: Start- und Enddatum sowie Anzahl der Urlaubstage

• Datum und gegebenenfalls die Unterschrift des Angestellten

Ein Urlaubsantrag kann jedoch auch mündlich gestellt werden, per Telefon oder im persönlichen Gespräch mit der Führungskraft. Die Nutzung eines digitalen Urlaubsplaners und eines Abwesenheitsplaners kann jedoch den Prozess vereinfachen, indem er Formulare und Richtlinien standardisiert. Arbeitgeber sollten neuen Angestellten mitteilen, wie Urlaubsanträge im Unternehmen gehandhabt werden und ihnen die nötigen Unterlagen zur Verfügung stellen. Darüber hinaus ist es empfehlenswert, eine Vorlage für eine Abwesenheitsnotiz bereitzustellen, die Angestellte nutzen können, um ihre Abwesenheit effektiv im Team und gegenüber externen Kontakten zu kommunizieren.

Welche Fristen müssen im Zusammenhang mit Urlaubsanträgen im Betrieb beachtet werden?

Das Arbeitsgesetz schreibt nicht vor, wie lange im Voraus ein Urlaubsantrag gestellt werden muss. Theoretisch ist das sogar spontan möglich. Im Arbeits- oder Tarifvertrag oder in Betriebsvereinbarung können individuelle Regelungen getroffen werden.

Grundsätzlich gilt: Der Urlaubsantrag sollte so früh gestellt werden, dass der Arbeitgeber ausreichend Zeit hat, darauf zu reagieren und den Personaleinsatz zu planen. Je größer Abteilungen sind, desto mehr muss koordiniert werden und desto längere Vorlaufzeit wird in der Regel benötigt. Das trifft hauptsächlich auf mehrwöchige Urlaube zu; einzelne Urlaubstage sind meist kein Problem.

So geben manche Unternehmen etwa vor, dass Beschäftigte einen Großteil ihres Urlaubs schon im Dezember für das kommende Jahr einreichen müssen. In manchen Abteilungen können Beschäftigte dagegen sehr flexibel arbeiten und sich untereinander selbstständig abstimmen. Sie können dann kurzfristig Urlaub nehmen, solange alle Aufgaben termingerecht erledigt werden.

Arbeitgeber müssen Urlaubsanträge innerhalb gewisser Fristen beantworten. Diese können variieren.

Ein mündlicher Urlaubsantrag muss von der Führungskraft sofort angenommen oder abgelehnt werden (entsprechend § 147 BGB). Wenn es nur um wenige Urlaubstage geht, ist diese Vorgehensweise üblich.

Allerdings kann die Führungskraft auch ein Datum nennen, bis wann sie über den Antrag entscheiden wird, oder den Mitarbeitenden bitten, den Antrag schriftlich einzureichen.

Wenn der Urlaubsantrag mündlich genehmigt wird, sollte dies trotzdem (nachträglich) schriftlich bestätigt werden, zur Sicherheit auf beiden Seiten und für die Personalakte.

Wenn Beschäftigte einen Urlaubsantrag schriftlich einreichen, hat der Arbeitgeber eine angemessene Frist, um zu antworten. Üblicherweise kann man innerhalb von 7-10 Tagen mit der Bearbeitung rechnen. Bei berechtigten Gründen darf es jedoch auch länger dauern, etwa wenn Anträge vieler Mitarbeitenden auf einmal bearbeitet und koordiniert werden müssen.

Ein Urlaubsantrag gilt nur dann als genehmigt, wenn dies ausdrücklich mündlich oder schriftlich mitgeteilt wird. Es gibt keine Frist, nach der ein Antrag automatisch als angenommen gilt. Solange Beschäftigte keine Antwort erhalten, müssen sie den Urlaubsantrag als abgelehnt betrachten.

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Ein Urlaubsantrag kann grundsätzlich nicht zurückgezogen werden. Damit beide Seiten planen können, ist genehmigter Urlaub bindend und darf nicht einseitig zurückgenommen werden. Arbeitnehmende sind bereits bei Antragstellung an den Antrag gebunden und können ihn nicht „zurückrufen", auch wenn sie noch keine Genehmigung erhalten haben.

Angenommen, Mitarbeitende können eine geplante Reise aus irgendwelchen Gründen nicht antreten. Während der Corona-Pandemie konnte dies der Fall sein, etwa weil ein Familienmitglied in Quarantäne musste oder weil Reisebeschränkungen im Zielland galten. Solche und andere Gründe berechtigen nicht dazu, einen Urlaubsantrag zurückzuziehen. Der Urlaub muss trotzdem angetreten werden.

Andersherum gilt dasselbe: Der Arbeitgeber darf die Genehmigung für einen Urlaub nicht wieder zurückziehen, etwa weil ein zusätzlicher Auftrag bearbeitet werden muss oder Kolleg:innen krank werden. Nur in absoluten Ausnahmefällen wäre das möglich, wenn die Existenz des Unternehmens bedroht wäre – wenn etwa gleich eine ganze Abteilung wegen Krankheit ausfällt und der Betrieb dadurch unterbrochen werden würde. Die Hürden dafür liegen extrem hoch: Arbeitgeber müssen dafür sorgen, dass so etwas nicht passiert und Beschäftigte ihren Erholungsurlaub nehmen können.

Natürlich können Arbeitgeber und Beschäftigte einen genehmigten Urlaub einvernehmlich zurücknehmen, wenn sie das möchten.

Laut § 7 Abs. 1 BUrlG muss ein Arbeitgeber die Urlaubswünsche eines Arbeitnehmenden berücksichtigen. Dies schließt auch die Planung von Betriebsurlaub ein, während dessen ganze Abteilungen oder das gesamte Unternehmen geschlossen werden. Er darf einen Urlaubsantrag nur ablehnen, wenn folgende triftige Gründe vorliegen:

• Bei dringenden betrieblichen Gründe: etwa weil während der Hochsaison alle Arbeitskräfte gebraucht werden oder weil Kolleg:innen gerade krankheitsbedingt ausfallen. In solchen Fällen darf sogar eine allgemeine Urlaubssperre verhängt werden.

• Wenn andere Mitarbeiter aus sozialen Gründen Vorrang haben: etwa wenn sie wegen ihrer Kinder nur in den Schulferien Urlaub machen können oder weil sie schon lange im Unternehmen sind oder aufgrund ihres Alters Erholung benötigen.

Wie immer ist die beste Lösung: miteinander sprechen und möglichst einen Kompromiss finden. Auf keinen Fall dürfen Beschäftigte eigenmächtig ihren nicht genehmigten Urlaub antreten: Das wäre ein Grund für eine Abmahnung oder sogar eine fristlose Kündigung. Sich stattdessen krankzumelden ist ebenfalls keine gute Alternative. Zwar kann der Arbeitgeber kaum gegen eine Krankmeldung vorgehen, doch das gegenseitige Vertrauen ist danach höchstwahrscheinlich beschädigt.

Sollte ein Arbeitgeber einen berechtigen Urlaubsantrag ohne guten Grund ablehnen, können Angestellte ihren Anspruch vor dem Arbeitsgericht einklagen. Wenn der Antrag dringend ist, etwa weil eine gebuchte Reise kurz bevorsteht, kann der Urlaubsanspruch sogar durch eine einstweilige Verfügung durchgesetzt werden.

Im Berufsleben gibt es neben dem regulären Erholungsurlaub auch spezielle Urlaubsformen, die Arbeitnehmenden in außergewöhnlichen Situationen zugutekommen. Dazu gehören:

• Unbezahlter Urlaub: Eine Freistellung, die Arbeitnehmenden ermöglicht, sich eine Auszeit ohne Gehaltsfortzahlung zu nehmen.

• Zwangsurlaub: Eine vom Arbeitgeber angeordnete Freistellung, oft in wirtschaftlich schwierigen Zeiten.

• Bei Krankheit bleibt der Urlaubsanspruch erhalten, sodass keine wertvollen Erholungstage verloren gehen.

• Sonderurlaub wird für persönlich bedeutsame Ereignisse gewährt, wie etwa bei Familienzuwachs, einem Wohnungswechsel, der eigenen Hochzeit oder dem schmerzlichen Verlust nahestehender Personen.