Urlaubsplanung: Vorgaben, Gesetze, Tipps für Teams

Eine Urlaubsplanung dient dazu, die urlaubsbedingten An- und Abwesenheiten der Mitarbeitenden im Unternehmen zu organisieren und die Urlaubstage zu erfassen. Denn auch in der Urlaubszeit müssen die Prozesse und Geschäfte eines Unternehmens erfolgreich und reibungslos weitergeführt werden können. Keine einfache Aufgabe für den Arbeitgeber, wenn viele Beschäftigte ihren verdienten Jahresurlaub zur gleichen Zeit genießen möchten.

Doch mit einer fairen und transparenten Urlaubsplanung können Unternehmen dafür sorgen, dass das Thema Urlaub keine Konflikte auslöst. Egal, wie groß ein Unternehmen ist, beim Urlaub versuchen alle Beteiligten, ihre persönlichen Interessen durchzusetzen. Damit dies in geordneten Bahnen verlaufen kann, ist eine Urlaubsplanung das richtige Instrument.

Bei der Urlaubsplanung gelten für Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen die rechtlichen Rahmenbedingungen des Bundesurlaubsgesetzes (BurlG). Das sind die wichtigsten Fakten:

• Arbeitnehmer:innen haben Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub

• Der Mindesturlaub beträgt 20 Werktage pro Jahr (bei einer 5-Tage-Woche, 24 Tage bei einer 6-Tage-Woche) – es sei denn, für die Mitarbeitenden sind einzelvertraglich oder tarifrechtlich vorteilhaftere Urlaubsregelungen getroffen.

• Resturlaub kann bei bestimmten Voraussetzungen in das nächste Jahr mitgenommen werden.

• Urlaubsentgelt errechnet sich aus dem Arbeitsentgelt.

• Urlaubsanspruch haben Arbeitnehmer:innen erst nach einem sechs Monaten bestehenden Arbeitsverhältnis.

• Arbeitnehmer:innen haben das Recht, einmal pro Jahr zwei Wochen am Stück Urlaub zu nehmen – damit soll einer Zerstückelung von Urlaub entgegengewirkt werden.

Hier erhalten Sie weitere Infos zum Bundesurlaubsgesetz

Grundsätzlich ja. Im § 7 Abs. 1 BurLG ist aber geregelt, dass ein Arbeitgeber „die Urlaubswünsche“ seiner Beschäftigten berücksichtigen muss, wann immer dies möglich ist. Er muss die Wünsche aber nicht zwangsläufig genehmigen und hat immer das letzte Wort.

Der Arbeitgeber darf in Ausnahmefällen auch Urlaub anordnen. Wenn ein Unternehmen zum Beispiel während eines bestimmten Zeitraums Betriebsurlaub macht, können Arbeitgeber für diesen Zeitraum den Urlaub ihrer Beschäftigten anordnen. Dies können auch sog. Schließtage für die Zeit zwischen Weihnachten und Neujahr sein.

Achtung, HR: Gibt es im Unternehmen einen Betriebsrat, hat dieser laut § 87 Abs. 1 Nr. 5 Betriebsverfassungsgesetz ein Mitbestimmungsrecht bei Urlaubsgrundsätzen und Urlaubsplanung, z. B. wenn es um die Verteilung des Urlaubs innerhalb eines Kalenderjahres geht.

Wenn betriebliche Gründe dagegensprechen, kann der Arbeitgeber im Sinne einer ausgewogenen Urlaubsplanung eingegangene Urlaubsanträge auch ablehnen. Dies ist dann möglich, wenn ihm während einer saisonalen Hochphase (z. B. Erntezeit, Weihnachtsgeschäft) sonst personelle Engpässe drohen, neue Aufträge den Arbeitsaufwand unerwartet ansteigen lassen oder Inventuren anstehen.

Ein Urlaub kann auch dann vom Arbeitgeber abgelehnt werden, wenn er mit Urlaubswünschen von Kolleg:innen kollidiert und diese aus sozialen Gründen den Vorrang haben. Hierzu zählt Urlaub in den Ferien wegen schulpflichtiger Kinder in den Ferien, Urlaub, weil der Partner des Beschäftigten selbst nur in einem bestimmten Zeitraum Urlaub genehmigt bekommt oder wenn  Mitarbeitende aufgrund ihres Alters oder ihrer Betriebszugehörigkeit den Vorrang erhalten sollen.

Ein verantwortungsvoller Arbeitgeber wird in den genannten Fällen immer sorgfältig die Interessen aller abwägen und dann eventuell im Folgejahr dann eine Entscheidung zugunsten des Beschäftigten fällen, der im Vorjahr für jemand anderes auf Urlaub verzichtet hat.

Wichtige Ausnahme: Wenn ein Beschäftigter direkt im Anschluss an eine Rehamaßnahme oder eine medizinische Vorsorge beantragt, kann der Arbeitgeber den Urlaub nicht ablehnen.

Der Arbeitgeber kann als Verantwortlicher für die Urlaubsplanung im Unternehmen eine Frist setzen, bis zu der alle Beschäftigten Ihre Urlaubsplanung verbindlich abgeschlossen haben sollen. Er wird dies in der Regel vor allem aus einem Grund tun: Mitarbeitende sollen dazu bewegt werden, ihren Jahresurlaub möglichst frühzeitig zu nehmen. Das Unternehmen kann das Geschäftsjahr dann besser planen und vermeidet außerdem eine Häufung von Urlaub in der zweiten Jahreshälfte. Ziel sollte immer eine möglichst einvernehmliche Lösung sein.

Dies ist nur in absoluten Ausnahmefällen möglich, etwa wenn die Produktion eines Unternehmens aufgrund technischer Defekte stillsteht und dem Unternehmen dadurch ein massiver finanzieller Schaden droht. Natürlich sollten „ausgefallene“ Urlaubstage dann nachgeholt werden. Ein Rückruf von Mitarbeitenden aus dem Urlaub durch den Arbeitgeber ist nicht möglich.

Grundsätzlich aber gilt: Ein festgelegter Urlaubsplan mit genehmigten Urlaubstagen aller Beschäftigten ist absolut verbindlich. Für beide Seiten. So können auch Beschäftigte ihren eingereichten und genehmigten Jahresurlaub nicht einfach wieder streichen, weil sie spontan andere Pläne haben. Hier muss immer eine Absprache mit dem Arbeitgeber erfolgen.

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Ein Urlaub muss vom Beschäftigten immer auf dem im Unternehmen festgelegten Weg beantragt und dann vom Arbeitgeber (schriftlich) genehmigt werden. Erst danach darf der Mitarbeitende in den Urlaub gehen. Eine „Selbstbeurlaubung“ kann arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen (z. B. Abmahnung, im Wiederholungsfall sogar Kündigung).

Nicht vom Mitarbeitenden genommener Urlaub verfällt grundsätzlich.

Urlaubsantrag stellen – die Fristen und Regeln gelten

Mitarbeitende können nur unter bestimmten betrieblichen oder persönlichen Gründen Urlaubstage mit ins neue Jahr nehmen. Der Arbeitgeber muss dem Übertrag auf jeden Fall zustimmen. Der Urlaub muss dann bis zum 31.3. des Folgejahres genommen worden sein. 

Erkrankt eine Arbeitnehmer:in während ihres Urlaubs, können die Urlaubstage in der Regel nicht zur Erholung genutzt werden. Doch genau dazu dient der Urlaub. Damit Arbeitnehmer:innen die durch Krankheit verlorenen Urlaubstage erneut gutgeschrieben bekommen können, müssen sie am Urlaubsort einen Arzt aufsuchen und sich die Krankheit bzw. Arbeitsunfähigkeit bestätigen lassen. Auch eine sofortige Krankmeldung mit Vorlage der ärztlichen Bescheinigung beim Arbeitgeber ist erforderlich.

Zukunftsoffene Arbeitgeber balancieren bei der Urlaubsplanung die Interessen ihres Unternehmens und ihrer Mitarbeitenden sorgfältig aus. Einerseits möchten sie nicht, dass Geschäftsprozesse durch den Urlaub der Mitarbeitenden beeinträchtigt werden. Andererseits sollten sie die Erholung und die Gesundheit der Mitarbeitenden in den Mittelpunkt rücken.

Wenn die Urlaubsplanung stimmt, profitieren beide Seiten und Mitarbeitende fühlen sich durch eine faire und gerechte Urlaubsverteilung wertgeschätzt. Deshalb sollte zu Beginn des Jahres die Urlaubsplanung im Fokus stehen und im Zuge dessen auch Schulferien, Feiertage und mögliche Brückentage betrachtet werden. HR kann die Urlaubswünsche der Belegschaft aufnehmen und den Teams für einen konstruktiven Austausch entsprechende Informationen zur Verfügung stellen.

Animieren Sie die Team-Mitglieder, ihre Urlaubspläne möglichst frühzeitig mit Kolleg:innen und ihrer Führungskraft zu teilen. Damit können Sie potenzielle Überschneidungen entdecken, diese auflösen und eine reibungslose Arbeitsabdeckung sicherstellen.

Machen Sie in einem zentralen Urlaubsplan alle Urlaube der Team-Mitglieder einsehbar. Dadurch erhalten alle einen Überblick über die Verfügbarkeit ihrer Kolleg:innen und können die Urlaubszeiten im Team besser koordinieren. In Personios HR Software steht Ihnen dafür ein übersichtlicher Mitarbeiterkalender zur Verfügung.

Klären Sie im Team darüber auf, welche Projekte oder Aufgaben während der Urlaubszeiten besonders wichtig sind. Gibt es kritische Termine oder Projekte? Wie kann eine ausreichende Besetzung in diesem Zeitraum gewährleistet werden? Planen Sie entsprechend.

Legen Sie klare Regeln und Verantwortlichkeiten für die Vertretung von Kolleg:innen während Ihres Urlaubs fest. Stellen Sie sicher, dass Team-Mitglieder wissen, wen sie kontaktieren müssen, um aufkommende Fragen zu klären oder Probleme zu lösen.

Bei der Urlaubsplanung kann es passieren, dass nicht alle Wünsche erfüllt werden können. Deshalb müssen die Betroffenen flexibel und kompromissbereit sein. Nur dann kann sichergestellt werden, dass die Bedürfnisse aller Team-Mitglieder berücksichtigt werden. Eine offene Kommunikation und der Wille zur Zusammenarbeit sind dabei entscheidend.

Eine effektive Urlaubsplanung können Sie beispielsweise mit einer Excel-Vorlage anlegen. Damit Sie es leicht haben, können Sie hier bereits unsere fertige Urlaubplanung 2024 kostenlos herunterladen!

Vor allem in Zeiten des mobilen Arbeitens zeigt sich der Vorteil einer digitalen Urlaubsplanung. Ein Wandkalender bietet zwar ebenfalls eine gute Übersicht, er hilft aber nur bedingt, wenn die Teams nur noch sporadisch im Büro sind.

Eine weitere Alternative stellen digitale Urlaubsplaner dar, in denen HR und Mitarbeitende den Urlaub im Unternehmen übersichtlich planen können. Darüber werden auch Urlaube beantragt und von der verantwortlichen Führungskraft digital genehmigt. Diese Urlaubsplaner sind fester Bestandteil von All-in-One HR-Software-Lösungen wie Personio.