synedra
Compliance auf Knopfdruck
Industrie: Medizinische Software
Über das Unternehmen: Als erfolgreicher Hersteller medizinischer Software versteht das österreichische Unternehmen synedra die Bedürfnisse der Kunden – von Universitätskliniken über Krankenhausverbünde bis zu kleinen Arztpraxen. Mit der Health Content Management Plattform synedra AIM hilft synedra den Kunden, ihre Workflows für die Behandlung von Patient:innen effizient und qualitätsvoll zu organisieren.
Elisabeth Sporer
HR-Leitung
Die Herausforderung
Komplizierte Workarounds beim Datenschutz, immer zeitintensivere manuelle HR-Tätigkeiten und viel zu viel Abstimmungsaufwand mit anderen Teams: Um mit dem konstanten Wachstum des Unternehmens Schritt halten zu können, brauchten die HR-Verantwortlichen bei synedra neue Lösungen. Rund 60 Mitarbeitende waren bis dato in einer riesigen Excel-Tabelle verwaltet worden – manuell, versteht sich. “Die Anforderungen an HR wurden immer größer, zugleich hatten wir keine Möglichkeit, Personaldaten zu analysieren”, beschreibt es die HR-Leitung, Elisabeth Sporer. “Auswertungen für die Geschäftsführung zu erstellen, bedeutete also mehrere Stunden Arbeit für uns.”
Bewerber:innen von Hand DSGVO-konform zu managen, war vor Personio ziemlich stressig.
Auch das Bewerbermanagement kostete viel Zeit: “Das haben wir über E-Mails abgebildet und die Bewerberdaten in Ordnern abgespeichert, auf die nur die jeweilige Führungskraft Zugriff haben durfte”, schildert HR Business Managerin Patricia Schafferer. “Das war ziemlich stressig, denn um DSGVO-konform zu bleiben, mussten zum richtigen Zeitpunkt alle Dokumente wieder von Hand gelöscht werden.” Eines war klar: So konnte es nicht auf Dauer weitergehen.
Herausforderungen beim Datenschutz
Manuelle Arbeiten mit Excel
Aufwändiges HR-Reporting
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“Alle Prozesse sind leichter geworden und das Bewerbermanagement ist auf stressfreie Art compliant.”
Die Entscheidung
Excel-Listen und manuelle Prozesse sollte durch eine nachhaltigere Lösung ersetzt werden. “Wir wollten eine digitale Personalakte, auf die man zentral zugreifen kann, außerdem Unterstützung beim Recruiting und eine Möglichkeit, Personaldaten verlässlich auszuwerten”, sagt Elisabeth.
Der IT-Abteilung war wichtig, dass wir sie bei Aufgaben wenig involvieren müssen und sie eigenständig erledigen können.
Im Zentrum stand außerdem der Wunsch, unabhängig von anderen Teams arbeiten zu können. “Der IT-Abteilung war wichtig, dass wir Aufgaben ohne ihre Hilfe erledigen können, in die sie nicht unbedingt involviert sein müssen”, erklärt die HR-Leitung.
Das Ergebnis
Inzwischen laufen die Personalprozesse teamübergreifend rund. “Die Prozesse wie das Onboarding sind leichter und besser geworden und das Bewerbermanagement ist gleichzeitig stressfrei und compliant”, berichtet Patricia. Sensible Daten werden jetzt automatisch zum rechten Zeitpunkt gelöscht. “Aktuell arbeiten wir im Onboarding noch mit einem externen Ticketing Tool. Unser IT Team bekommt eine Benachrichtigung, sobald sie neuen Team-Mitgliedern Zugriffsrechte geben müssen.” Ein möglicher nächster Schritt wäre, auch diesen Prozess mit Personio zu automatisieren. “Wir können uns gut vorstellen, den Workflow hier nochmal zu überarbeiten, das würde allen involvierten Teams die Arbeit erleichtern.”
Zeit wird an den unterschiedlichsten Stellen gewonnen: “Wir können eine viel größere Bandbreite an Personaldaten auswerten, und das auf Knopfdruck”, sagt Elisabeth, während für Patricia die Verteilung der Lohnzettel im Handumdrehen erledigt ist. “Früher musste ich jeden Zettel einzeln drucken, ins Kuvert stecken und austeilen. Statt zwei bis drei Stunden brauche ich jetzt nur noch fünf Minuten, weil die digitalen Lohnzettel automatisch in der Personalakte des betreffenden Mitarbeiters gespeichert werden.” So bleibt endlich Zeit für wichtige Personalthemen wie das Employer Branding oder die Konzeption eines strategischen Performance Managements.
Teamübergreifende Personalprozesse
Einfaches, datenschutzkonformes Bewerbermanagement
HR-Reporting auf Knopfdruck
Zeitersparnis bei Lohnbuchhaltung
Die Quintessenz
Personaldaten speichern, Prozesse steuern und Auswertungen machen, alles findet nun an zentraler Stelle statt – ganz ohne Workarounds. Elisabeth Sporers Fazit: “Dank Personio können wir uns jetzt auf strategische Arbeiten konzentrieren.”
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