Abwesenheitsmanagement: Definition, Arten, Software

Das Abwesenheitsmanagement ist ein zentraler Aufgabenbereich der Personalabteilung. Es regelt sämtliche Formen der Abwesenheit von Mitarbeitenden in einem Unternehmen. Wurden früher Urlaubslisten noch von Hand geführt und Krankmeldungen auf Papier in der Personalakte abgelegt, profitieren moderne HR-Teams heute von Software zur Erfassung, Dokumentation, Verwaltung und der automatisierten Weiterverarbeitung der Abwesenheiten.

Im Idealfall ist diese Software als Teil der digitalen Personalakte in ein ganzheitliches HR-Tool eingebettet, das weitere Aufgaben wie On- und Offboarding, Recruiting und Personalabrechnung erledigt. Welche Vorteile sich aus einer HR-Software für das Abwesenheitsmanagement ergeben, beschreiben wir ausführlich im Abschnitt 5 dieses Beitrags.

Beim Abwesenheitsmanagement unterscheidet man grundsätzlich zwischen geplanten bzw. planbaren Abwesenheiten und Ad-hoc-Abwesenheiten. Geplante Abwesenheiten sind u.a. Urlaub, Mutterschutz und Elternzeit. Ad-hoc-Abwesenheiten umfassen Krankheiten der Mitarbeitenden, aber auch Arbeitsunfälle oder Wegeunfälle.

Abwesenheitsmanagement bedeutet heute viel mehr als das reine Erfassen von Abwesenheiten unterschiedlicher Art. Es bildet die Grundlage für eine reibungslose unternehmensweite Zusammenarbeit der Belegschaft in Teams und Abteilungen. Damit Sie immer wissen, welche Kolleg:innen aus welchen Gründen im oder außer Haus sind. Bei der Projektplanung helfen diese Daten allen weiter.

Abwesenheiten mit wenig Aufwand verwalten

Ob Urlaub, Krankheit oder Elternzeit: In Personio beantragen Mitarbeitende ihre Abwesenheitstage selbst und die Führungskraft gibt sie frei. HR behält unterdessen den gesamten Überblick zu allen Fehltagen.

Abwesenheiten leicht verwalten

Im Folgenden stellen wir Ihnen die verschiedenen Abwesenheitsarten im Unternehmen – getrennt nach geplanten Abwesenheiten und Ad-hoc-Abwesenheiten - kurz und knapp vor. Über die weiterführenden Links erhalten Sie tiefergehende Informationen aus dem Personio HR-Lexikon:

Urlaub

Hiermit ist der im Bundesurlaubsgesetzt definierte „Erholungsurlaub“ gemeint, der jedem Mitarbeitenden per Gesetz zusteht.

So berechnen Sie den Urlaubsanspruch Ihrer Beschäftigten

Unbezahlter Urlaub

Hierbei vereinbaren Mitarbeitende und Unternehmen eine Freistellung von der Arbeit für einen bestimmten Zeitraum. Weil während dieses Zeitraums keine Arbeitsleistung erbracht wird, erhält der Mitarbeitende auch kein Gehalt.

Weitere Infos zum unbezahlten Urlaub

Sonderurlaub

Neben dem Erholungsurlaub haben Beschäftigte bei „familiären Ereignissen“ wie Hochzeit, Geburt des eigenen Kindes, Tod im engeren Verwandtschaftsumfeld aber auch bei Umzug, Arztbesuch, Erkrankung und Pflege von Familienangehörigen oder eigenen Kinder das Recht auf „Sonderurlaub“. Diese Formen von Sonderurlaub sind bezahlter Urlaub.

Hier erfahren Sie, wann Mitarbeitende Anspruch auf Sonderurlaub haben

Gesetzliche Feiertage

Welcher Tag ein gesetzlicher Feiertag ist, legen die Bundesländer selbst fest. Dennoch sind neun Feiertage in Deutschland einheitlich geregelt: Neujahr (1. Januar), Karfreitag, Ostermontag, Tag der Arbeit (1. Mai), Christi Himmelfahrt, Pfingstmontag, Tag der Deutschen Einheit (3. Oktober), 1. Weihnachtstag, 2. Weihnachtstag.

Alle gesetzlichen Feiertage 2024 in Deutschland

Sabbatical

Das Sabbatical, auch Sabbatjahr genannt, ist ein Sonderurlaub, der allerdings unbezahlt ist. Die Länge eines Sabbaticals kann flexibel gestaltet werden, wenn sich Arbeitgeber und Mitarbeitender einigen. Einen gesetzlichen Anspruch auf das Sabbatical für Beschäftigte in der freien Wirtschaft gibt es nicht, anders als bei Beamt*innen und Beschäftigten im Öffentlichen Dienst.

Alle Infos zur Abwesenheitsart Sabbatical

Mutterschutz

Der Mutterschutz ist eine – mehr oder minder – planbare Abwesenheit. Denn sechs Wochen vor dem errechneten Geburtstermin und acht Wochen nach der Geburt gilt eine Schutzfrist für die Beschäftigte.

Detaillierte Fakten zu Mutterschaftsgeld, Mutterschutzlohn und Arbeitgeberzuschüssen

Elternzeit

Während der Elternzeit haben Mitarbeitende einen Anspruch auf Teilzeitarbeit – und zwar bis zu 30 Wochenstunden. Die Elternzeit hat Auswirkungen auf den Urlaubsanspruch des Mitarbeitenden – für jeden vollen Monat Elternzeit kann der Arbeitgeber den Erholungsurlaub um ein Zwölftel kündigen.

Abwesenheitsart Elternzeit – die wichtigsten Antworten im Überblick

Betriebsurlaub

Beim Betriebsurlaub schließt ein Betrieb zu einer bestimmten Zeit. Alle Mitarbeitenden müssen in diesem Zeitraum Urlaub nehmen. Dafür muss der Arbeitgeber bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Auch der Betriebsurlaub ist im Bundesurlaubsgesetz geregelt.

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Remote Work

Wenn Mitarbeitende Remote arbeiten – also nicht an ihrem eigentlich Arbeitsplatz -, sind sie im engeren Wortsinn abwesend. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, auch die Remote Work im Abwesenheitsmanagement zu regeln. Trägt dies doch zu Transparenz im Rahmen der personellen Verfügbarkeit bei.

Remote Work – was ist flexibles Arbeiten?

Bildungsurlaub

Mitarbeitende haben mit Ausnahme von Beschäftigten in Bayern und Sachsen einen Rechtsanspruch aufBildungsurlaub. Die Regelung ist Ländersache. Diese Abwesenheitsart wird auch Bildungszeit oder Bildungsfreistellung genannt und sollte in der Abwesenheitsmanagement-Software als solche auch gekennzeichnet werden.

Krankheit

Krankheiten stellen eine nicht planbare Abwesenheit dar. Die Erfassung von Krankheitstagen ist eine der zentralen Aufgaben im Abwesenheitsmanagement. Sie ist besonders wichtig, weil erkrankte Mitarbeitende einen Anspruch auf sechs Wochen Lohnfortzahlung haben. Erst danach übernimmt die Krankenkasse des Mitarbeitenden.

Themengebiet Krankmeldung

Arbeitsunfall

Wenn ein Arbeitsunfall oder ein Wegeunfall passiert, kann dies Auswirkungen auf die Arbeitsfähigkeit der betroffenen Person haben. Auch beim Arbeitsunfall zahlt der Arbeitgeber während der ersten sechs Wochen Lohnfortzahlung.

Lohnfortzahlung beim Arbeitsunfall

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Im Bundesurlaubsgesetz ist der Urlaub in Deutschland für Beschäftigte eindeutig geregelt. Demnach beträgt der gesetzlich garantierte Erholungsurlaub pro Jahr bei Vollzeitbeschäftigten mindestens 24 Werktage. Damit sind alle Tage gemeint, die weder Sonn- noch Feiertage sind. 

Das bedeutet: 24 Tage Urlaub bei einer 6-Tage-Woche, 20 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche. Anspruch auf diesen Urlaub erwerben die Beschäftigten erstmals nach sechs Monaten Beschäftigung bei einem Unternehmen. Oftmals gehen Unternehmen über die gesetzliche Regelung der Abwesenheit hinaus und genehmigen ihren Mitarbeitenden weitere Urlaubstage.

Teilzeitbeschäftige haben einen entsprechend angepassten Urlaubsanspruch, der sich nach dem Umfang der vereinbarten Teilzeitarbeit berechnet. Auch Minijobber haben einen Anspruch auf Urlaub.

Das Bundesurlaubsgesetz regelt weiterhin, dass der zustehende Erholungsurlaub während eines laufenden Kalenderjahres gewährt und genommen werden muss. Das Übertragen des sog. Resturlaubs in das neue Kalenderjahr ist nur dann erlaubt, wenn dringende betriebliche Gründe vorliegen oder der betroffene Mitarbeitende entsprechende Gründe vorbringen kann. Für das Übertragen gilt eine Frist: Länger als bis zum Ende des 1. Quartals des Folgejahres können Mitarbeitende den Urlaub nicht „mitnehmen“.

Sonderfall: Erkrankt eine Mitarbeitende während des Urlaubs und weist dies mittels eines ärztlichen Attests nach, werden diese Krankheitstage nicht auf den Urlaub angerechnet.

Zu den gesetzlich geregelten Abwesenheiten im Berufsleben zählen auch die gesetzlichen Feiertage. Diese Feiertage sollten unbedingt in Ihrem Abwesenheitsmanagement hinterlegt sein, damit HR die freien Tage stets im Blick hat. Beachten Sie, dass es neben den bundesweiten Feiertagen wie z.B. Weihnachten, Ostern, Pfingsten und dem (einzigen bundesrechtlich festgelegten) Tag der Deutschen Einheit noch weitere gesetzliche Feiertage gibt, die nur in einzelnen Bundesländern für einen freien Arbeitstag sorgen.

Alle Feiertage 2024 für Deutschland finden Sie in diesem Artikel.

Sie haben in Ihrem Unternehmen auch Standorte im Ausland? Dann sorgen Sie unbedingt dafür, dass die im jeweiligen Land geltenden gesetzlichen Feiertage in Ihrer HR-Software stehen und die dort arbeitenden Kolleg:innen nicht arbeiten müssen.

Abwesenheitsmanagement ist aufgrund der zahlreichen unterschiedlichen Arten der Abwesenheit eine höchst komplexe Verwaltungsaufgabe für HR. Vom normalen Urlaub über Mutterschutz, Bildungsurlaub bis hin zum Sabbatical oder der Elternzeit müssen Abwesenheiten nicht nur erfasst, sondern die daraus gewonnenen Daten auch in ihrem Zusammenspiel im Rahmen von Teams oder Abteilungen identifiziert werden.

Je schneller HR über Abwesenheiten informiert ist, desto genauer können personelle Ressourcen geplant werden. Aus diesem Grund bietet eine HR-Software zahlreiche Vorteile.

1. Sie können mit einer HR-Software die verschiedenen Abwesenheiten definieren. Ihr Vorteil? Fehlzeiten werden auf den Punkt zugeordnet und ermöglichen ein effektives Fehlzeitenmanagement.

2. Sie haben mit einer HR-Software alle Abwesenheiten in einem Tool hinterlegt. Ihr Vorteil? Hohe Transparenz für alle Beteiligten, weil alle Datenzugriff haben.

3. Sie können im HR-Tool dank einwandfreier Datenerfassung schnell die Urlaubsansprüche berechnen. Ihr Vorteil? Keine lästigen Nachfragen mehr. Sind Daten korrekt erfasst, ergibt sich der Urlaubsanspruch automatisch. HR muss nichts mehr händisch berechnen. Sie sparen jede Menge Verwaltungszeit.

4. Sie können im HR-Tool alle Daten zur Abwesenheit verwalten. Ihr Vorteil? Berichte per Mausklick, hohes Bearbeitungstempo, keine manuellen Nacharbeiten nötig.

5. Sie können im HR-Tool direkt und einfach Urlaubssperren aussprechen bzw. Urlaubsanträge ablehnen. Ihr Vorteil? Keine Unter- oder Übersetzung bei der Belegschaft mehr. Sie haben zu jeder Zeit genau das Personal an Bord, das sie benötigen.

6. Sie können im HR-Tool für jeden Bereich eine individuelle Vertretungsregel erstellen. Ihr Vorteil? Jeder Mitarbeitende geht guten Gewissens in den Urlaub, weil klar ist, wer Ansprechpartner für Kunden und Kolleg:innen ist.

In der Regel verfügt eine gute ganzheitliche HR-Software über einen sog. Employee Self Service (ESS). In diesem können die Mitarbeitenden über ein digitales Endgerät ihre Anträge auf Abwesenheit stellen. Die Anträge werden dann über ein rollenbasiertes Freigabesystem von den verantwortlichen Führungskräften freigegeben oder abgelehnt. Automatisierte Prozesse sorgen dafür, dass Mitarbeitende von der Software daran erinnert werden, wenn sie z. B. im Rahmen einer Krankmeldung noch ein ärztliches Attest hochladen müssen.

Dank einer HR-Software mit integriertem Abwesenheitsmanagement wird HR vom Personalverwalter zum Personalgestalter. Weil die zentrale Datenverwaltung über ein Tool dafür sorgt, dass wiederkehrende Prozesse wie die Berechnung von Resturlaub, Vertretungen etc. automatisch angestoßen werden. 

Außerdem gestattet die zentrale Datenhaltung das schnelle Erstellen von Management Summarys. HR kann in kürzester Zeit relevante Reportings zum Krankenstand oder Statistiken zur Abwesenheit erstellen, auf Team-, Abteilungs- oder Unternehmensebene. 

Deckt die HR-Software auch noch weitere Prozesse wie die Lohnabrechnung (engl.: Payroll) ab, werden wichtige Infos zu einem Sabbatjahr gleich direkt bei der Gehaltsabrechnung berücksichtigt. Abwesenheitsmanagement muss als digitaler, zentral verwalteter und vernetzt gedachter Prozess gestaltet werden.

Im Abwesenheitsmanagement werden sämtliche Arten der Abwesenheiten in der Belegschaft eines Unternehmens erfasst, dokumentiert, verwaltet und genehmigt.

Bei den Abwesenheitsarten wird zwischen geplanten Abwesenheiten wie Urlaub, unbezahltem Urlaub, Elternzeit, Mutterschutz, Sabbatical, Remote Work und sogenannten Ad-hoc-Abwesenheiten wie Krankheit oder Arbeitsunfall unterschieden.

Über eine Software lässt sich das Abwesenheitsmanagement in weiten Teilen direkt an die Mitarbeitenden auslagern. Abwesenheiten können sie z. B. über einen Self Service selbst eintragen und beantragen. Die Führungskräfte geben Anträge über die Software frei. Die Vorteile einer Software beim Abwesenheitsmanagement sind hohe Transparenz (auch durch visuelle Darstellung), geringerer Verwaltungsaufwand, automatisierte Anbindung an die Lohnabrechnung und die bessere Planbarkeit der Arbeit dank datenbasierter Berichte.