Fringe Benefits: freiwillige betriebliche Zusatzleistungen

Unter Fringe Benefits versteht man freiwillige Zusatzleistungen von Unternehmen an ihre Mitarbeitenden. Diese sind leistungs- und gehaltsunabhängig und können in monetärer Form (z. B. Zuschüsse) oder  in nicht-monetärer Form (z. B. Sachleistungen) gewährt werden.

Häufige Synonyme sind:

• Corporate Benefits

• Lohnnebenleistungen

• geldwerte Vorteile

Dabei sind einige Arten von Fringe Benefits steuerbegünstigt oder gar steuerfrei.

Freiwillige betriebliche Zusatzleistungen können den Mitarbeitenden einmalig, zu bestimmten Anlässen oder im regelmäßigen Turnus zur Verfügung gestellt werden. Derartige Zusatzleistungen gehören in der Regel einer der folgenden Kategorien an:

• Vergünstigungen

• unentgeltliche Leistungen

• Vorteile hinsichtlich der Work-Life-Balance

• Maßnahmen zugunsten der sozialen Sicherheit

Da Fringe Benefits freiwillig erbracht werden, bieten sie für Unternehmen eine ausgezeichnete Chance, sich als attraktiver Arbeitgeber in vorteilhafter Weise gegenüber der Konkurrenz abzusetzen. Die Varianten an Angeboten, die für freiwillige betriebliche Zusatzleistungen infrage kommen, sollten dabei sowohl auf die Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeitenden zugeschnitten sein als auch das Unternehmensimage positiv widerspiegeln.

Die Kosten für eine externe Kinderbetreuung können vom Unternehmen übernommen oder bezuschusst werden. Die Betreuung in einem Betriebskindergarten ist eine besonders familienfreundliche Alternative. Beide Varianten fördern die soziale Sicherheit – und sind unbegrenzt steuerfrei.

Ein Firmenwagen mit erlaubter privater Nutzung ist eine verbreitete Zusatzleistung für Mitarbeitende. Dieser stellt einen geldwerten Vorteil dar, der meist pauschal nach der Ein-Prozent-Regelung versteuert wird. Auch können Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden ein Dienstfahrrad/Jobrad bereitstellen – ebenfalls für dienstliche und private Fahrten. Dieser Fringe Benefit kann in Form eines Gehaltsextras oder per Gehaltsumwandlung erfolgen.

Es bietet sich an, Weiterbildungen in Form eines Jahresbudgets zu gewähren. Dieses kann für den Besuch externer Fortbildungen oder Konferenzen aufgewendet werden – als eine Alternative zu innerbetrieblichen Weiterbildungen. 

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Die betriebliche Altersvorsorge (bAV) bildet neben der gesetzlichen Rentenversicherung und der privaten Vorsorge eine der drei Säulen der Altersvorsorge. Arbeitnehmer:innen haben einen gesetzlichen Anspruch auf eine bAV, wobei der Arbeitgeber den Durchführungsweg (z. B. Direktversicherung) festlegt. Den Mindestzuschuss von 15 Prozent (Stand 2024) kann der Arbeitgeber freiwillig aufstocken.

Unternehmen gewähren Fringe Benefits mitunter auch in Form von Urlaubstagen, die über den gesetzlichen Mindesturlaub hinausgehen. Dies kann etwa als erweiterter Mutter- und Vaterschaftsurlaub realisiert werden oder dem Zweck dienen, ehrenamtliche Tätigkeiten auszuüben. Unbezahlte Sabbaticals bzw. Ferien stellen eine weitere Option dar.

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Laptops, Desktop-Computer oder Smartphones werden Mitarbeitenden kosten- und steuerfrei überlassen. Dabei ist neben der beruflichen mitunter auch die private Nutzung gestattet. Die Geräte verbleiben dabei im Unternehmensbesitz und müssen spätestens zum Ende des Beschäftigungsverhältnisses zurückgegeben werden.

Bis zu einem gewissen Betrag dürfen Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen Sachbezüge in Form von Gutscheinen steuerfrei zukommen lassen. Seit dem 1. Januar 2022 beträgt die monatliche Freigrenze 50 Euro. Möglich sind etwa:

• Tankgutscheine

• Restaurantgutscheine

• Einkaufsgutscheine

• Event-Tickets

• Mitgliedschaften im Fitnessstudio

Zuschüsse für ein Jobticket fallen ebenfalls unter derartige Sachzuwendungen.

Produziert ein Unternehmen eigene Produkte, kann es diese den Mitarbeitenden vergünstigt anbieten. Personalrabatte unterliegen bis zu einem Betrag von 1.800 Euro pro Jahr der Steuerfreiheit. Des Weiteren eignet sich ein Corporate-Benefit-Programm, um Rabatte über die eigene Produktpalette hinaus anzubieten. 

Die Übernahme von Kosten für Sportangebote sowie Gesundheitsleistungen ist auf mehrere Arten möglich. Dazu zählen zum Beispiel die Bereitstellung von unternehmenseigenen Fitnessstudios oder auch kostenlose Massagen während der Arbeitszeit. 

Maßnahmen zur betrieblichen Gesundheitsförderung sind bis zu einer Höhe von 600 Euro pro Jahr steuerfrei – sofern die entsprechenden Kurse etc. zertifiziert sind.

Unternehmen können ihrer Belegschaft ermöglichen, einen Bruchteil ihrer Arbeitszeit in die Realisierung selbst gewählter Projekte zu investieren. Dieser vergleichsweise außergewöhnliche Fringe Benefit fördert das kreative Potenzial von Mitarbeitenden – wodurch wiederum innovative Ideen entstehen können. 

Der Google-Konzern etwa baute jahrelang auf dieses System („20-Prozent-Zeit“), im Zuge dessen unter anderem Google Mail und AdSense entwickelt wurden.

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Freiwillige betriebliche Zusatzleistungen können ein Mittel darstellen, der Firmenkultur Ausdruck zu verleihen und die Identifikation der Mitarbeitenden mit dem Unternehmen zu fördern. 

Das Tätigkeitsfeld eines Unternehmens beeinflusst, welche speziellen Benefits sich für die Verbesserung der Mitarbeiterbindung besonders eignen. Zu einem Betrieb aus der Technikbranche passen Benefits aus genau dieser Domäne, ein Unternehmen des sozialen Sektors wird eher sozial ausgerichtete Benefits wählen, während ein Konzern der Lebensmittelbranche mit Mitarbeiterrabatten punkten könnte. Darüber hinaus lassen sich weitere grundlegende Fragen stellen: Wie ist die Altersstruktur der Belegschaft und damit der Bedarf an Vorsorgemaßnahmen? Wie groß ist der Anteil an Mitarbeitenden mit Kindern? Wie hoch ist der Anteil an Pendler:innen, die von Mobilitätsmaßnahmen profitieren würden?

Noch mehr Ideen für freiwillige betriebliche Zusatzleistungen kann man als Arbeitgeber im Rahmen von Entwicklungsgesprächen oder durch Mitarbeiterumfragen ermitteln.

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Viele freiwillige betriebliche Zusatzleistungen eignen sich dazu, sie der gesamten Belegschaft zur Verfügung zu stellen – so etwa Rabatte, Gutscheine und Zusatzurlaub. Andere Benefits zielen auf bestimmte Gruppen ab: Für jüngere Angestellte sind beispielsweise Zuschüsse zur Altersvorsorge attraktiv, während sich Eltern mit kleinen Kindern zweifellos über Beteiligungen an den Kinderbetreuungskosten freuen. Ältere Mitarbeitende wiederum dürften Incentives zur Gesundheitsförderung zu schätzen wissen. 

Eine praktikable Vorgehensweise besteht darin, den Angestellten verschiedene Fringe Benefits zur individuellen Auswahl anzubieten (Cafeteria-Modell). Dies erhöht die Fairness und stellt sicher, dass die Bedürfnisse aller Mitarbeitenden angemessen berücksichtigt werden. 

Freiwillige betriebliche Zusatzleistungen stellen außerdem eine Alternative zu Gehaltserhöhungen dar, die man im Rahmen von Leistungsbeurteilungen individuell aushandeln kann.

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Bei Fringe Benefits springt auf den ersten Blick der Nutzen für die Mitarbeitenden ins Auge. Doch lohnen sich freiwillige betriebliche Zusatzleistungen auch für den Arbeitgeber? 

Da motivierte Mitarbeitende in der Regel höhere Leistungen erbringen, sind entsprechende Anreize ein probates Mittel. Freiwillige betriebliche Zusatzleistungen wie Zuschüsse zur Kinderbetreuung und Gesundheitsvorsorge sind effektive Stellschrauben: Sie tragen zur sozialen Sicherheit bei und erleichtern es den Mitarbeitenden auf diese Weise, sich ihren Aufgaben unbeschwert zu widmen.

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Der Wettbewerb um Talente ist der dominanteste Faktor im Rahmen der Benefits-Strategien von Unternehmen – das ergab die weltweite 2023 Benefits Trends Survey des irischen Beratungsunternehmens WTW. Durch die freiwilligen Zusatzleistungen kann man als Arbeitgeber seine Attraktivität steigern – und damit auch die Bewerberzahlen.

Um bereits angestellte Mitarbeitende langfristig zu binden, bedarf es oft mehr als attraktiver Gehälter und leistungsabhängiger Bonuszahlungen. Dazu zählen vor allem Fringe Benefits, die regelmäßig oder mit einem längeren Zeithorizont bereitgestellt werden, wie etwa jährliche Weiterbildungsbudgets oder mehrjährige Leasingverträge für Fahrzeuge. 

Viele der freiwilligen betrieblichen Zusatzleistungen sind unterhalb einer Freigrenze steuerfrei – so zum Beispiel Gutscheine oder Beiträge zur Gesundheitsförderung. Diese sind also kostengünstiger als eine Gehaltserhöhung.

Mit passend ausgewählten Lohnnebenleistungen bzw. Sachbezügen können Unternehmen bei Mitarbeitenden punkten. Vor der vertraglichen Vereinbarung sollten sich beide Parteien jedoch auch Gedanken über potenzielle Risiken machen.

Freiwillige betriebliche Zusatzleistungen gehen häufig mit einer Reihe von positiven Effekten für das jeweilige Unternehmen einher:

• Gesteigerte Reputation und Attraktivität: Wirbt ein Unternehmen öffentlich mit Zusatzleistungen – etwa in Stellenanzeigen und auf der Unternehmenswebsite – lockt dies vermehrt Bewerber:innen an. Auch in Karrierenetzwerken und auf Bewertungsportalen kann sich dieser Effekt auswirken. 

• Verbesserte Mitarbeiterbindung: Wenn Mitarbeitende in den Genuss von attraktiven Zusatzleistungen kommen, wollen sie diese mitunter nicht mehr missen. Dies bietet den Anreiz, dem Unternehmen langfristig zugehörig zu bleiben.

• Steuergünstige Alternative zur Gehaltserhöhung: Neben dem Gehalt kann man das Einkommen von Mitarbeitenden durch Zuschüsse, Sachleistungen und Vergünstigungen ergänzen. Die etwaige Steuerfreiheit solcher Lohnnebenleistungen wird durch § 3 des Einkommensteuergesetzes geregelt.

• Weniger Fehltage: Fördert der Arbeitgeber Gesundheitsmaßnahmen, sind langfristig positive Effekte zu erwarten – beispielsweise in Bezug auf geringere Fehlzeiten der Mitarbeitenden.

Demgegenüber stehen nur wenige Nachteile:

• Erhöhter Aufwand: Die Auswahl, Bereitstellung und Verwaltung von Fringe Benefits bedeutet Zeit- und Personalaufwand – etwa im Bereich HR und Accounting.

• Freiwilligkeit wird zur Pflicht: Mehrmals gewährte Benefits können den Sachverhalt einer betrieblichen Übung erfüllen. Dann werden sie für das Unternehmen zur Pflicht und Mitarbeitende haben einen gesetzlichen Anspruch. 

Für Mitarbeitende lohnen sich die Zusatzleistungen im gleichen oder ähnlichen Maße wie eine Gehaltserhöhung. Zu den spezifischen Vorteilen gehören:

• Zufriedenheit durch mehr Wertschätzung: Freiwillige Zusatzleistungen sind leistungsunabhängig und zeugen von Anerkennung und Wertschätzung gegenüber der Belegschaft. 

• Verbesserte Work-Life-Balance: Unterstützung hinsichtlich Mobilität, Alters- und Gesundheitsvorsorge, Zusatzurlaub oder Kinderbetreuung tragen zu einem ausgeglichenen Verhältnis von Arbeit und Freizeit bei.

Mögliche negative Auswirkungen sind: 

• Weniger Flexibilität als bei einer Gehaltserhöhung: Die freiwilligen betrieblichen Zusatzleistungen sind normalerweise zweckgebunden. Gutscheine oder Zuschüsse zur Weiterbildung, Vorsorge etc. stellen kein zusätzliches Geld, sondern geldwerte Vorteile dar.

• Unausgewogener Nutzen: Einige Mitarbeitende profitieren von bestimmten Fringe Benefits mitunter mehr als andere. So sind etwa Firmenwagen oder Mobilitätszuschüsse weniger nutzbringend für jene Arbeitnehmende mit kurzen Arbeitswegen. Ähnliches gilt etwa für Kinderbetreuungszuschüsse für kinderlose Belegschaftsmitglieder.

Mit Fringe Benefits sichern Sie gleichermaßen Ihrem Unternehmen als auch Ihren Mitarbeitenden vielfältige Vorteile: Die Mitarbeitenden sehen ihre Arbeit honoriert, was zu einer gestärkten Bindung zu „ihrem“ Unternehmen führt. Das Unternehmen wiederum profitiert von einer erhöhten Leistungsbereitschaft seiner Belegschaft und die steuerlichen Einsparungen, die Fringe Benefits mit sich bringen, kommen letztlich beiden Parteien zugute. 

Dies alles erfordert auf der anderen Seite einen gewissen Verwaltungs- und Dokumentationsaufwand. Die HR-Software von Personio verfügt über Schnittstellen, um externe Benefits-Plattformen zu integrieren. So managen Sie sämtliche Mitarbeitervorteile mit minimalem Aufwand. 

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Zu den gefragtesten Fringe Benefits zählen Gesundheitsmaßnahmen, Dienstwagen bzw. Mobilitätszuschüsse, Weiterbildungsmöglichkeiten sowie die Kinderbetreuung. Zunehmend wachsender Beliebtheit erfreuen sich auch Maßnahmen zur Förderung der Work-Life-Balance, darunter etwa die Möglichkeit eines Sabbaticals.

Neben den finanziellen Vorteilen lohnen sich betriebliche Zusatzleistungen für Unternehmen vor allem aus Gründen der Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit.