Urlaubsrückstellung: So wird sie berechnet

Sobald Mitarbeiter ihren Jahresurlaub während des aktuellen Geschäftsjahres nicht verbrauchen, entsteht für das Unternehmen ein Erfüllungsrückstand. Da jedoch nicht abzuschätzen ist, wann genau der Arbeitnehmer die noch verbliebenen Urlaubstage verbraucht, handelt es sich bei diesem Erfüllungsrückstand um eine ungewisse Verbindlichkeit. Daraus wiederum resultiert die Verpflichtung, Urlaubsrückstellungen zu bilden.

Diese verbucht die Finanzabteilung mit dem Buchungssatz “Aufwandskonten an Rückstellungen”. Dabei reduziert sich der Gewinn des Abschlussjahres und gleichzeitig erfolgt der Transfer des Betrags über die Position Rückstellungen in das neue Geschäftsjahr.

Vielleicht denken Sie nun, dass es sich hier um einen komplizierten Vorgang handelt. Keine Sorge, die Berechnung von Urlaubsrückstellungen ist einfacher, als es auf den ersten Blick wirkt. Dieser Beitrag veranschaulicht, wie es geht.

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In der Regel ist der Arbeitnehmer verpflichtet, seine Urlaubstage im laufenden Geschäftsjahr zu verbrauchen. Das Unternehmen hat im Gegenzug die Pflicht, diesen Urlaub zu gewähren. Eine Ausnahme stellen dringende betriebliche oder private Ereignisse dar, die dies verhindern. Gründe dafür können Urlaubssperren durch unvorhersehbare Arbeitsspitzen sein. Oder der Mitarbeiter erkrankt und kann seinen Urlaub zum geplanten Zeitpunkt nicht antreten. In diesen Fällen darf das Unternehmen die nicht verbrauchten Urlaubstage ins nächste Kalenderjahr übertragen. Die gesetzliche Grundlage für diese Vorgehensweise ist unter §7 Abs.3 BurlG detailliert beschrieben.

Im Normalfall sieht diese Regelung das Aufbrauchen der übertragenen Urlaubstage bis spätestens 31. März des Folgejahres vor. Allerdings gibt es in der Praxis davon abweichende Vereinbarungen mit verlängerten Fristen.

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Ein wichtiges Thema in diesem Zusammenhang ist der Wechsel eines Mitarbeiters zu einem anderen Arbeitgeber zum Jahresbeginn. Hat er zu diesem Zeitpunkt noch Urlaubsanspruch aus dem Vorjahr, müssen Sie diesen finanziell abgelten, da ein Verzicht durch den Mitarbeiter gesetzlich nicht erlaubt ist. Eine Urlaubsrückstellung ist in diesem Fall nicht erforderlich.

Anders gestaltet sich die Situation, wenn der Wechsel während des laufenden Jahres erfolgt. Obwohl der Mitarbeiter innerhalb der ersten Jahreshälfte nur anteiligen Urlaubsanspruch hat, müssen Sie für die Resturlaubstage aus dem Vorjahr Urlaubsrückstellungen bilden. Auch dann, wenn der Wechsel bereits zu Jahresbeginn bekannt ist. Denn sobald sich das Arbeitsverhältnis im Folgejahr fortsetzt, entsteht, unabhängig von dessen Dauer, ein Erfüllungsrückstand in Form einer ungewissen Verbindlichkeit, die immer rückstellungspflichtig ist.

Vor allem in größeren Unternehmen ist die Berechnung der Urlaubsrückstellungen für jeden einzelnen Mitarbeiter sehr aufwendig. Daher erlaubt die Rechtsprechung die Berechnung von Urlaubsrückstellungen als Individualberechnung oder als Durchschnittsberechnung.

Bei der Individualberechnung ermitteln Sie die Urlaubsrückstellung für jeden einzelnen Mitarbeiter. Obwohl sich diese Methode durch exakte Ergebnisse auszeichnet, ist sie bei einer größeren Mitarbeiterzahl sehr arbeitsaufwendig und zeitintensiv. Alternativ bietet sich in dieser Situation die Durchschnittsberechnung an. Sie fasst alle Mitarbeiter als Gruppe zusammen und reduziert den Arbeitsaufwand. Allerdings ist diese Methode bei stark schwankenden Lohnstrukturen nicht empfehlenswert, da die Gefahr von Über- oder Unterbewertungen hoch ist.

Wichtig: Die Methode zur Berechnung der Urlaubsrückstellungen, für die Sie sich entscheiden, müssen Sie in den Folgejahren beibehalten. Nur in Ausnahmefällen ist ein Wechsel möglich.

Die Formel für Urlaubsrückstellungen lautet: [maßgebliches Urlaubsentgelt/tatsächliche Arbeitstage*offene Urlaubstage]

Dafür benötigen Sie verschiedene Werte aus dem Datenpool der Personalverrechnung:

• Maßgebliches Urlaubsentgelt

• Tatsächliche Arbeitstage

• Offene Urlaubstage

Während die Arbeitstage und die offenen Urlaubstage einfach zu ermitteln sind, ist das Berechnen des Urlaubsentgelts etwas aufwendiger, aber verhältnismäßig unkompliziert.

Das maßgebliche Urlaubsentgelt bildet die monetäre Bemessungsgrundlage für Urlaubsrückstellungen. Es ist für die Berechnung des Tagessatzes pro Urlaubstag erforderlich und ist das Produkt der Summe verschiedener Lohn- und Gehaltskosten eines Kalenderjahres. Berücksichtigen Sie bei der Ermittlung des maßgeblichen Urlaubsentgelts unbedingt, ob die durch Sie berechneten Urlaubsrückstellungen für die Steuer- oder die Handelsbilanz erfolgen.

Zu berücksichtigende Kosten und Aufwendungen für Urlaubsrückstellungen in der Steuerbilanz:

• Jahres-Bruttoarbeitsentgelt

• Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung

• Urlaubsgeld

• Weihnachtsgeld; sofern es einen festen Bestandteil der Bezüge darstellt

• Lohnabhängige Nebenkosten wie beispielsweise Beiträge zur Berufsgenossenschaft

Bei Urlaubsrückstellungen für die Handelsbilanz berücksichtigen Sie zusätzlich vermögenswirksame Leistungen, Jubiläumsrückstellungen sowie Zuführungen zu Pensionsrückstellungen.

Nicht berücksichtigte Kosten und Aufwendungen aus steuerrechtlicher Sicht:

• Weihnachtsgeld in Form einer jährlich vereinbarten Sondervergütung

• Pensionsrückstellungen

• Vermögenswirksame Leistungen

• Jubiläumsrückstellungen

• Ausbezahlte Tantiemen

• Verwaltungskosten

Alle Werte beziehen sich immer auf die Kosten pro Jahr.

Herr Müller bezieht ein Bruttojahresgehalt von 50.000 Euro zuzüglich 3.846 Euro Weihnachtsgeld als festen Bezugsbestandteil. Die Summe aus dem Jahreseinkommen, den Arbeitgeberanteilen für die Sozialversicherung und lohnabhängige Nebenkosten bilden das maßgebliche Urlaubsentgelt für Urlaubsrückstellungen in der Steuerbilanz.

Bruttojahresgehalt 50.000 Weihnachtsgeld 3.846 AG-Anteil SV 8.000 Maßgebliches Urlaubsentgelt 61.846

Arbeitstage und offene Urlaubstage nach Steuer- und Handelsrecht

Ist das maßgebliche Urlaubsentgelt für die Urlaubsrückstellungen berechnet, benötigen Sie nur mehr die Anzahl der jährlichen Arbeitstage zur Berechnung des Tagessatzes pro Urlaubstag sowie die zum Bilanzstichtag 31.12. offenen Urlaubstage der Mitarbeiter.

Zur Ermittlung der Arbeitstage steht es Ihnen frei, die Tage exakt zu ermitteln oder alternativ mit von der Steuer- und der Handelsbilanz akzeptierten Durchschnittswerten zu arbeiten. Vorausgesetzt, dass das Arbeitsverhältnis seit mindestens einem Jahr besteht.

• 220 Arbeitstage laut Handelsrecht

• 250 Arbeitstage laut Steuerrecht bei 5-Tage-Woche

• 300 Arbeitstage laut Steuerrecht bei 6-Tage-Woche

Wie beim maßgeblichen Urlaubsentgelt weisen Steuerbilanz und Handelsbilanz auch in diesem Fall Unterschiede auf.

• Steuerbilanz: Arbeitstage inklusive verbrauchter Urlaubs- und Krankheitstage

• Handelsbilanz: Arbeitstage exklusive Urlaubs-und Krankheitstage

Für den Mitarbeiter Herrn Müller wurde ein maßgebliches Urlaubsentgelt von 54.151 Euro berechnet. Er arbeitet an 5-Tage pro Woche und verfügt über einen Resturlaub von 10 Tagen.

Wochenarbeitstage 5-Tage-Woche 52 Wochen 260 Abzüglich Feiertage 11 Tatsächliche Arbeitstage 249 Resturlaub 10

Nun sind alle für die Urlaubsrückstellung erforderlichen Werte vorhanden und Sie setzen die Daten in die Formel ein. Maßgebliches Urlaubsentgelt/tatsächliche Arbeitstage*offene Urlaubstage = Urlaubsrückstellungen 54.151/249*10 = 2.174 Euro

Die in der Steuerbilanz passivierte Urlaubsrückstellung für Herrn Müller beträgt 2.174 Euro.

Urlaubsrückstellungen immer im Blick behalten

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Die Methode für die Durchschnittsberechnung von Urlaubsrückstellungen verfolgt das gleiche Schema wie bei der Individualberechnung. Sie verwenden bei der Durchschnittsberechnung allerdings Summendaten anstelle der Werte pro Mitarbeiter. Dies bedeutet, dass Sie aus den Gehalts- und Lohnkosten sowie den Arbeits-, Feier- und offenen Urlaubstagen der Arbeitnehmer jeweils eine Summe bilden.

Bei der Durchschnittsberechnung wenden Sie die gleiche Formel an wie bei der Individualberechnung: [Maßgebliches Urlaubsentgelt/tatsächliche Arbeitstage*offene Urlaubstage = Urlaubsrückstellung]

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Summe aus: Bruttogehälter 238.000 Freiwilliges Weihnachtsgeld 18.306 Arbeitgeberbeitrag SV 22.600

Maßgebliches Arbeitsentgelt 278.906 Pro Mitarbeiter 69.726

Genauso verfahren Sie bei der Ermittlung der Arbeitstage. Summieren Sie die Wochenarbeitstage der Arbeitnehmer und multiplizieren Sie diese mit 52 Wochen. Auf diese Weise erhalten Sie die Jahresarbeitstage der vier Mitarbeiter. Genauso gehen Sie mit den Feiertagen vor und erhalten als Ergebnis die tatsächlichen Arbeitstage.

Wochenarbeitstage 4 Mitarbeiter 20 52 Wochen à 5 Arbeitstage 1.040 abzüglich Feiertage pro Mitarbeiter 11 Tage 44 Tatsächliche Arbeitstage 996

Maßgebliches Urlaubsentgelt 278.906 Arbeitstage 996 Urlaubsentgelt pro Tag 281 Resturlaub 24 Tage! Summe des Resturlaubs aller Mitarbeiter! Urlaubsrückstellung Steuerbilanz 6.744

Die Finanzabteilung sollte die Informationen so früh wie möglich erhalten, um sowohl die steuerrechtliche wie auch den handelsrechtlichen Jahresabschluss fristgerecht fertigstellen zu können. Die genauen Fristen sind abhängig von der Rechtsform und der Größe des Unternehmens. Im Idealfall setzen Sie sich mit den Verantwortlichen der Finanzabteilung in Verbindung und vereinbaren bereits im Dezember einen entsprechenden Termin.

Für jeden im Unternehmen stellt der Zeitraum des Jahresabschlusses eine große Belastung dar. Zum Teil geht diese so weit, dass die verantwortlichen Mitarbeiter in diesem Zeitraum auf Urlaub verzichten müssen. Die Lösung ist die automatisierte Berechnung der Urlaubsrückstellungen. Für diesen Zweck steht spezielle Software zur Verfügung, die über Schnittstellen auf die erforderlichen Daten zugreift und die Urlaubsrückstellungen für alle Mitarbeiter nach der im Vorfeld gewählten Methode ermittelt.

Von den Vorteilen der Software gestützten Berechnung profitiert Ihr Unternehmen mehrfach. Fehler, wie sie bei der manuellen Berechnung immer wieder passieren, gehören der Vergangenheit an. Dies wiederum hat zur Folge, dass sich der gesamte Prozess der Urlaubsrückstellungen wesentlich effizienter gestaltet.